市档案规范管理办法

市档案规范管理办法一、总则（一）目的为加强本市档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本市行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。档案工作在单位负责人的领导下，由档案管理部门统一管理，各部门负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实、完整、准确原则。档案应如实反映单位各项工作活动，保证档案内容的真实性、完整性和准确性。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用价值。4.安全保密原则。档案管理应确保档案的安全，严格遵守国家保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构1.各单位应设立专门的档案管理部门，负责本单位档案的集中统一管理。档案管理部门应具备必要的办公场所、设施设备和档案保管条件。2.档案管理部门应根据工作需要，合理设置档案工作岗位，明确岗位职责，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规。2.档案管理人员应定期参加业务培训，不断提高业务水平和综合素质。3.档案管理人员应保持相对稳定，确因工作需要变动岗位时，应做好档案管理工作的交接。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均应纳入档案收集范围。2.具体收集范围包括但不限于：党群工作、行政管理、业务工作、财务审计、人事劳资、基本建设、设备仪器等方面的档案。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围和要求，及时收集本部门形成的档案材料，并定期移交档案管理部门。2.档案收集应做到及时、完整、准确，不得遗漏、丢失或擅自销毁档案材料。3.对重要的、具有特殊价值的档案材料，应采取特殊的收集措施，确保档案的安全和完整。（三）档案整理1.档案管理部门应按照国家有关档案整理标准和规范，对收集的档案材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的历史联系，便于档案的保管和利用。3.档案整理应做到分类科学、编号规范、编目准确、装订整齐，确保档案的质量。四、档案的保管与保护（一）档案保管1.档案管理部门应建立健全档案保管制度，对档案实行集中统一保管。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并设置明显的标识。档案存放应便于查找和利用。3.对电子档案，应采取有效的存储和备份措施，确保电子档案的安全和完整。电子档案应与纸质档案同步整理、同步保管。（二）档案保护1.档案管理部门应定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。2.档案管理人员应严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。对违反档案管理规定的行为，应依法予以处理。3.档案管理部门应加强对档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和消防器材，制定安全应急预案，确保档案库房的安全。五、档案的利用与公布（一）档案利用1.单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅、借阅档案。2.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.外单位人员因工作需要查阅、借阅档案的，应持单位介绍信或相关证明材料，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅、借阅档案。查阅、借阅档案的范围和手续，应按照国家有关规定执行。（二）档案公布1.档案公布是指将档案的内容通过某种形式向社会公开。档案公布应严格按照国家有关法律法规和保密规定执行。2.档案管理部门应根据档案的内容和性质，确定档案公布的范围和方式。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，不得擅自公布。3.档案公布前，应报经单位负责人批准，并按照国家有关规定办理相关手续。档案公布后，应及时将公布情况告知档案形成部门和相关人员。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.档案鉴定工作应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组应按照国家有关档案鉴定标准和规范，对档案进行全面、细致的鉴定。3.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的保存价值，确定档案的保管期限。对保管期限已满的档案，应及时进行销毁。（二）档案销毁1.档案销毁应编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册应经档案鉴定小组审核，并报单位负责人批准。2.档案销毁应在档案管理部门指定的场所进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。档案销毁过程应进行全程录像或拍照，确保档案销毁的真实性和彻底性。3.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由档案管理人员和监销人员签字确认。档案销毁清册应永久保存。七、监督与检查（一）监督检查主体本市档案行政管理部门负责对本行政区域内各单位的档案管理工作进行监督检查。各单位应加强对本单位档案管理工作的内部监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理机构和人员配备情况。2.档案管理制度建立和执行情况。3.档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作开展情况。4.档案安全防护设施建设和运行情况。5.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查。档案行政管理部门和各单位应定期对档案管理工作进行检查，及时发现和解决存在的问题。2.专项检查。档案行政管理部门可根据工作需要，针对档案管理中的重点、难点问题，开展专项检查。3.不定期抽查。档案行政管理部门和各单位可对所属单位或部门的档案管理工作进行不定期抽查，确保档案管理工作的质量。（四）监督检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，档案行政管理部门应下达整改通知书，责令相关单位限期整改。2.对违反档案管理规定的单位和个人，档案行政管理部门应依法予以