工作联系单管理办法

工作联系单管理办法一、总则（一）目的为规范公司工作联系单的管理，确保公司内部信息传递的及时、准确、高效，加强各部门之间的沟通与协作，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门之间、公司与外部相关单位之间涉及工作沟通、协调、协作等事项的工作联系单管理。（三）基本原则1.准确性原则：工作联系单内容应准确反映工作事项的真实情况，避免模糊、歧义或错误信息。2.及时性原则：各部门应及时处理工作联系单，确保信息传递不延误，工作进展不受影响。3.规范性原则：工作联系单的格式、填写要求、流转程序等应严格按照本办法执行，确保管理的标准化和规范化。4.责任明确原则：明确工作联系单涉及事项的责任部门和责任人，避免推诿扯皮现象。二、工作联系单的定义与分类（一）定义工作联系单是公司内部或与外部单位之间就工作事项进行沟通、协调、协作时使用的书面文件，用于记录工作事项的提出、处理过程及结果。（二）分类1.内部工作联系单：用于公司各部门之间的工作沟通与协作，包括但不限于工作任务安排、问题反馈、资源调配等。2.外部工作联系单：用于公司与外部供应商、客户、合作伙伴等相关单位之间的工作沟通与协作，包括但不限于业务洽谈、合同签订、项目合作等。三、工作联系单的格式与内容（一）格式工作联系单应采用统一格式，包括编号、标题、主送部门、抄送部门、正文、附件、拟稿部门、拟稿人、审核人、批准人、日期等部分。（二）内容1.编号：由公司统一编制，具有唯一性，便于工作联系单的识别和管理。2.标题：应简洁明了地概括工作联系单的主要内容。3.主送部门：明确工作联系单的接收部门。4.抄送部门：根据工作需要，可将工作联系单抄送给相关部门。5.正文：详细阐述工作事项的背景、目的、要求、具体内容、时间节点、责任部门及责任人等。6.附件：如有相关文件、资料、图表等作为工作联系单的补充说明，应在附件中列出。7.拟稿部门：填写工作联系单的起草部门。8.拟稿人：填写工作联系单的起草人。9.审核人：对工作联系单内容进行审核的人员。10.批准人：对工作联系单进行最终审批的人员。11.日期：填写工作联系单的拟稿日期、审核日期、批准日期等。四、工作联系单的流转程序（一）内部工作联系单流转程序1.拟稿：相关部门根据工作需要起草内部工作联系单，填写完整的格式内容。2.审核：拟稿部门负责人对工作联系单进行审核，确保内容准确、合理、可行。审核通过后，提交至公司分管领导审批。3.批准：公司分管领导对工作联系单进行审批，签署意见。如审批通过，工作联系单进入流转环节；如审批不通过，退回拟稿部门修改。4.分发：工作联系单经批准后，由行政部门按照主送部门和抄送部门进行分发。5.执行与反馈：主送部门收到工作联系单后，应按照要求及时组织实施，并在规定时间内将执行情况反馈给拟稿部门。拟稿部门对反馈情况进行跟踪和核实，确保工作事项得到有效落实。6.归档：工作事项完成后，相关部门应将工作联系单及执行过程中的相关资料整理归档，以备查阅。（二）外部工作联系单流转程序1.拟稿：相关部门根据与外部单位的业务往来情况起草外部工作联系单，填写完整的格式内容。2.审核：拟稿部门负责人对工作联系单进行审核，确保内容符合公司利益和相关法律法规要求。审核通过后，提交至公司分管领导审批。3.批准：公司分管领导对工作联系单进行审批，签署意见。如审批通过，工作联系单进入流转环节；如审批不通过，退回拟稿部门修改。4.发送：工作联系单经批准后，由行政部门按照外部单位的联系方式进行发送。发送方式可采用邮寄、电子邮件、专人送达等。5.跟踪与反馈：拟稿部门负责跟踪外部工作联系单的接收情况，并及时与外部单位沟通协调，了解对方的意见和反馈。如外部单位对工作联系单有异议或提出新的要求，拟稿部门应及时向公司分管领导汇报，并根据领导意见进行处理。6.归档：工作事项完成后，相关部门应将外部工作联系单及往来函件、合同协议等相关资料整理归档，以备查阅。五、工作联系单的处理要求（一）及时处理各部门收到工作联系单后，应在规定时间内进行处理。一般情况下，内部工作联系单应在[X]个工作日内处理完毕，外部工作联系单应根据具体情况尽快回复，但最长不得超过[X]个工作日。如因特殊原因无法按时处理，应及时向拟稿部门说明情况，并明确预计处理时间。（二）认真审核处理工作联系单的部门应认真审核工作联系单的内容，对不符合要求的工作联系单应及时退回拟稿部门，并说明退回原因。审核通过的工作联系单应按照要求组织实施，并做好记录。（三）严格执行各部门应严格按照工作联系单的要求执行工作任务，确保工作质量和进度。在执行过程中，如发现问题或困难，应及时与相关部门沟通协调，共同解决。（四）规范反馈处理工作联系单的部门应在规定时间内将执行情况反馈给拟稿部门。反馈内容应真实、准确、详细，包括工作进展、完成情况、存在问题及下一步计划等。如工作联系单涉及多个部门，各部门应相互配合，共同做好反馈工作。六、工作联系单的监督与考核（一）监督公司行政部门负责对工作联系单的流转和处理情况进行监督检查，定期通报工作联系单的处理进度和质量。对工作联系单处理不及时、不认真的部门，行政部门有权进行督促整改。（二）考核公司将工作联系单的管理纳入部门绩效考核体系，对工作联系单处理及时、准确、规范，工作沟通协作良好的部门和个人给予适当奖励；对工作联系单处理不及时、不准确、不规范，影响工作进展和公司形象的部门和个人进行相应处罚。具体考核标准如下：1.及时性考核：工作联系单在规定时间内处理完毕的，得[X]分；每逾期[X]个工作日，扣[X]分；逾期超过[X]个工作日的，该项不得分。2.准确性考核：工作联系单内容准确无误，执行结果符合要求的，得[X]分；因工作联系单内容错误导致工作失误或损失的，该项不得分，并根据情节轻重给予相应处罚。3.规范性考核：工作联系单格式规范、填写完整、流转程序正确的，得[X]分；每发现一处格式不规范、填写不完整或流转程序错误的，扣[X]分。七、附则（一）解释权本办法由公司行