安监局档案管理办法

安监局档案管理办法一、总则（一）目的为加强安监局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在安全生产监督管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本局实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于安监局机关各科室、直属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则安监局档案工作实行集中统一管理，各科室、直属事业单位应指定专人负责档案工作，确保档案管理工作的规范化、制度化、科学化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映安监局各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得伪造、篡改档案。3.安全保密原则加强档案安全防护，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案管理效率，便于档案的查阅、利用，为安监局各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门安监局设立档案管理科，负责全局档案的综合管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理科科长职责负责档案管理科的全面工作，制定档案工作计划和规章制度，并组织实施。指导、监督各科室、直属事业单位的档案工作，定期对档案工作进行检查和考核。组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。负责档案的鉴定、销毁、统计等工作。参与档案的收集、整理、保管、利用等工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。2.档案管理员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的质量。负责档案的保管，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全。负责档案的查阅、借阅登记工作，按照规定提供档案利用服务，做好档案利用效果的跟踪和反馈。负责档案信息化建设，将档案信息录入档案管理系统，实现档案的数字化管理。协助档案管理科科长做好档案的鉴定、销毁、统计等工作。（三）各科室、直属事业单位档案工作职责1.负责本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理科的要求，定期向档案管理科移交档案。3.配合档案管理科做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与安监局工作相关的文件、指示、通知等。2.安监局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.安全生产监督检查、执法监察、事故调查处理等工作中形成的文件材料，包括检查记录、执法文书、事故报告、调查报告等。4.安全生产许可证颁发、管理工作中形成的文件材料，包括申请材料、审查意见、许可证副本等。5.安全生产培训、宣传教育工作中形成的文件材料，包括培训计划、教材、宣传资料等。6.安监局召开的各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议等。7.安监局与其他部门、单位签订的合同、协议等文件材料。8.安监局工作人员的人事档案、工资档案等。9.其他与安监局工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直属事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集的文件材料应进行分类整理，按照档案管理的要求进行装订、编目。（三）整理方法1.分类档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。年度分类法：将档案按形成年度进行分类。机构（问题）分类法：将档案按安监局内部机构或问题进行分类。保管期限分类法：将档案按保管期限分为永久、长期、短期三种。2.编号档案编号采用全宗号年度保管期限件号的编制方法。全宗号：安监局档案全宗号由上级档案管理部门统一编制。年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。保管期限：永久用“Y”表示，长期用“C”表示，短期用“D”表示。件号：按文件材料的排列顺序从“1”开始编号。3.编目档案编目包括编制卷内文件目录、备考表等。卷内文件目录：应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。备考表：应包括本卷情况说明、整理人、检查人、日期等项目。四、档案的保管（一）保管场所档案管理科应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.档案管理科应配备计算机、打印机、复印机、扫描仪等办公设备，用于档案的信息化管理。（三）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行通风换气，调节温湿度，确保档案库房的环境符合要求。5.严格遵守档案安全保密制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的利用（一）利用范围1.安监局工作人员因工作需要查阅档案。2.其他单位或个人因工作需要查阅档案，须经安监局相关领导批准。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。2.借阅因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅登记表，经档案管理科科长批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案，不得擅自复制档案内容。（三）利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、单位、查阅（借阅）档案名称、查阅（借阅）目的、归还日期等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理科科长担任组长，各科室、直属事业单位档案工作负责人为成员。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否涉及国家机密、商业秘密和个人隐私。2.档案是否仍具有保存价值，包括历史价值、现实价值和凭证价值。3.档案的保管期限是否符合规定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，由档案管理科编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案名称、文号、责任者、日期、保管期限、销毁原因等内容，并经档案管理科科长审核、局领导批准。3.档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，档案管理科应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由档案管理人员和监销人员签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理科应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，向上级档案管理部门和局领导报告档案工作情况。（二）移交工作1.各