企业印鉴章管理办法

企业印鉴章管理办法一、总则（一）目的为加强公司印鉴章的管理，确保印鉴章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属子公司印鉴章的管理。（三）定义本办法所称印鉴章，是指公司在对外活动中使用的具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。（四）管理原则1.依法管理原则：印鉴章的管理必须严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度。2.专人负责原则：明确专人负责印鉴章的保管、使用和登记工作，确保责任落实到人。3.审批使用原则：印鉴章的使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用。4.安全保密原则：加强印鉴章的安全保管，防止印章被盗用、冒用或丢失，确保公司信息安全。二、印鉴章的刻制（一）申请1.因工作需要刻制印鉴章的部门或子公司，应填写《印鉴章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、规格等信息。2.申请表经部门负责人或子公司负责人审核签字后，报公司行政部门审批。（二）审批公司行政部门对《印鉴章刻制申请表》进行审核，重点审查申请理由的合理性、印章用途的必要性以及与公司现有印章的兼容性等。审核通过后，报公司分管领导审批。（三）刻制经公司分管领导批准后，由行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位应严格按照公司提供的印章样式、规格和要求进行刻制，并在印章刻制完成后，向公司行政部门提供印章印模及相关证明文件。（四）备案公司行政部门负责将新刻制的印鉴章信息及时报公安机关备案，并将印章印模留存归档。同时，在公司内部进行备案登记，建立印鉴章管理台账，记录印章的名称、编号、启用时间、保管人等信息。三、印鉴章的保管（一）保管人员1.公司公章、合同专用章、财务专用章由公司行政部门指定专人保管；法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。2.各部门及所属子公司的专用印章，由各部门或子公司指定专人保管，并报公司行政部门备案。（二）保管要求1.印鉴章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.保管人员应妥善保管印鉴章，不得擅自将印章转借他人或带出办公区域。如因工作需要携带印章外出，必须经公司领导批准，并办理相关登记手续。3.保管人员应定期对印鉴章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告公司行政部门，并采取相应的措施进行处理。（三）交接手续1.印鉴章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应在公司行政部门的监督下，对印章的数量、规格、完好情况等进行逐一核对，并填写《印鉴章交接清单》。2.《印鉴章交接清单》一式三份，交接双方各执一份，公司行政部门留存一份。交接手续完成后，原保管人员不再承担印章保管责任，新保管人员应按照本办法的规定履行印章保管职责。四、印鉴章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司参加各类会议、活动；办理公司的各项资质证书、营业执照等相关手续；以及其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章：用于公司签订各类经济合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关文件、合同、协议等的签署；以及其他需要法定代表人签字的事项。5.各部门及所属子公司的专用印章：用于本部门或子公司内部的文件、报表、通知等的签署；以及其他与本部门或子公司业务相关的事项。（二）使用流程1.申请：使用印鉴章的部门或个人应填写《印鉴章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、用途、文件名称、编号、份数等信息，并附上相关的文件资料。2.审批：《印鉴章使用申请表》经部门负责人或子公司负责人审核签字后，报公司相关领导审批。审批权限根据印章的种类和使用事项的重要程度确定，一般情况下，公司公章、合同专用章、财务专用章的使用需经公司分管领导审批；法定代表人章的使用需经法定代表人审批；各部门及所属子公司专用印章的使用需经本部门或子公司负责人审批。3.登记：经审批同意使用印鉴章的，由保管人员在《印鉴章使用登记簿》上进行登记，记录印章使用的日期、事项、申请人、审批人、文件名称、编号、份数等信息。4.使用：保管人员按照审批意见，在规定的文件或材料上加盖相应的印鉴章，并确保印章加盖清晰、端正。5.归还：印章使用完毕后，保管人员应及时收回印章，并在《印鉴章使用登记簿》上注明归还时间。同时，对使用后的文件或材料进行整理归档。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行审批的，使用部门或个人应电话请示公司相关领导同意后，先行使用印鉴章，并在事后及时补办审批手续。2.如遇重大事项或涉及金额较大的经济合同等需要加盖印鉴章的，公司应组织相关部门进行专题研究和论证，并按照公司的决策程序进行审批。五、印鉴章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印鉴章的，由保管人员填写《印鉴章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称、编号等信息，并附上相关证明材料。2.《印鉴章停用申请表》经部门负责人或子公司负责人审核签字后，报公司行政部门审批。审批通过后，行政部门负责通知相关部门和人员停止使用该印章，并在公司内部发布停用公告。（二）销毁1.停用的印鉴章应及时进行销毁处理，以防止印章被非法使用。销毁工作由公司行政部门负责组织实施，并指定专人进行监督。2.销毁印鉴章时，应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应填写《印鉴章销毁清单》，详细记录印章的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。3.《印鉴章销毁清单》一式三份，行政部门留存一份，财务部门留存一份，审计部门留存一份。销毁后的印章印模应作为公司重要档案资料进行永久保存。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司行政部门负责定期对印鉴章的管理情况进行监督检查，检查内容包括印章的保管、使用、登记、交接等环节是否符合本办法的规定。2.审计部门负责对印鉴章的使用情况进行审计监督，重点审查印章使用的合法性、合规性以及审批程序的执行情况等。3.各部门及所属子公司应积极配合公司行政部门和审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自使用印鉴章、未按规定程序审批使用印鉴章、保管不善导致印章被盗用或丢失等行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.因印鉴章管理不善给公