村级档案管理办法

《村级档案管理办法一、总则（一）目的为加强村级档案管理，确保村级档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本村实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本村各类组织及所属各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。村党支部统一领导村级档案工作，明确专人负责档案管理，确保档案管理工作有序开展。2.完整准确、系统安全原则。全面收集、整理村级工作中形成的各类档案，保证档案内容真实、准确、完整，确保档案的安全保管和有效利用。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案服务村级工作和村民的效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以村党支部书记为组长，村委会主任为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调村级档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，监督档案管理各项制度的执行情况。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作。4.负责档案的查阅、借阅登记和统计工作，按照规定提供档案利用服务。5.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为村级工作提供参考依据。6.对村级各部门的档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案业务培训。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括村党支部会议记录、党员名册、入党申请书、党员活动记录等。2.行政管理类：村委会会议记录、工作计划与总结、各类文件、通知、报告、统计报表等。3.经济发展类：农村经济统计资料、土地承包合同、财务收支账目、固定资产登记等。4.社会事务类：民政工作档案（如低保户、五保户档案）、计划生育档案、教育卫生档案、文化活动档案等。5.其他类：涉及本村的重要协议、合同、荣誉证书、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体优良。3.对收集到的档案材料要进行初步审核，剔除重复、无效的材料。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作、行政管理、经济发展、社会事务等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：为每个类别和二级类目编制统一的代码，便于档案的标识和管理。3.编目：对每份档案编制目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行整理装订，保持档案的整齐美观。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注档案类别、年度、起止日期等信息。四、档案的保管（一）库房建设1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房面积应根据档案数量和未来发展需要合理确定，确保档案有足够的存放空间。3.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，装具应符合档案保管要求。（二）保管条件1.控制库房温度和湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。2.定期对库房进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.安装防火、防盗、防虫、防潮等设施设备，如灭火器、防盗门窗、防虫药品、除湿机等，并确保其正常运行。（三）档案保管期限1.村级档案保管期限分为永久、定期30年、定期10年三种。2.确定档案保管期限的原则：对涉及本村长远利益、具有重要历史价值和凭证作用的档案，列为永久保管；对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期30年保管；对在较短时期内具有参考价值的档案，列为定期10年保管。具体保管期限参照《村级档案保管期限表》执行。（四）档案清查1.每年定期对档案进行清查，核对档案数量、保管状况等，确保档案账实相符。2.对清查中发现的问题及时进行处理，如档案损坏、丢失等情况，要查明原因，采取补救措施。3.建立档案清查记录，将清查时间、范围、结果等详细记录下来，作为档案管理工作的重要资料保存。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应遵守国家法律法规和本办法的规定，不得损害国家利益和集体利益。2.服务为本原则。档案利用工作要以服务村级工作和村民为宗旨，积极主动地提供档案信息资源。3.规范有序原则。档案利用应按照规定的程序和手续进行，确保档案的安全和完整。（二）利用方式1.查阅：本村工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：外单位或个人因特殊原因需要借阅本村档案的，应持单位介绍信或有效身份证件，填写《档案借阅申请表》，经村党支部书记批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、摘录档案内容，不得在档案上涂改、圈划、批注等。3.出具证明：根据工作需要，档案管理人员可为查阅、借阅档案的人员出具档案证明材料。证明材料应加盖村级档案管理专用章，并注明出处。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用人等信息进行详细登记。2.档案利用登记薄应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村级档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化扫描1.对具有重要保存价值的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为清晰、完整、可读的JPEG或PDF格式。2.扫描后的电子档案应进行质量检查，确保图像清晰、完整、准确，无漏扫、模糊、变形等问题。（三）数据录入与挂接1.将扫描后的电子档案进行数据录入，建立电子档案目录数据库，目录信息应与纸质档案目录一致。2.对电子档案进行分类存储，并与纸质档案建立对应关系，实现电子档案与纸质档案的关联挂接。（四）信息化系统管理1.配备必要的计算机设备和档案管理软件，建立档案信息化管理系统。2.安排专人负责档案信息化系统的管理和维护，确保系统的正常运行。3.加强对档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各部门负责人等组成。负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和档案的实际价值，对到期档案进行全面审查。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组鉴定后，提出销毁意见。（三）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因