公司印鉴章管理办法

公司印鉴章管理办法一、总则（一）目的为加强公司印鉴章的管理，规范印鉴章的使用，维护公司的合法权益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的印鉴章管理。（三）定义1.印鉴章：指公司在对外交往和对内管理中使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。2.印章保管人：指负责保管印鉴章的公司员工。（四）基本原则1.严格审批原则：印鉴章的使用必须经过严格的审批程序，确保使用的合法性、真实性和必要性。2.专人保管原则：印鉴章必须由专人保管，不得擅自委托他人代管。3.安全保密原则：印鉴章的保管和使用必须严格遵守安全保密制度，防止印章被盗用、冒用或遗失。4.规范使用原则：印鉴章的使用必须符合法律法规和公司的相关规定，不得用于违法违规或有损公司利益的行为。二、印鉴章的种类及用途（一）公章1.用途：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于公司各类文件、合同、协议、证明等的签署。2.使用范围：包括但不限于公司对外报送的各类公文、与外部单位签订的合同、协议、对外提供的担保、授权委托书等。（二）合同专用章1.用途：专门用于公司签订各类合同、协议。2.使用范围：仅限于公司与外部单位签订的经济合同、业务合作协议等。（三）财务专用章1.用途：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动。2.使用范围：包括但不限于支票、汇票、本票、发票、收据等财务票据的加盖。（四）法定代表人章1.用途：代表公司法定代表人行使权力，用于特定的文件签署或财务事项。2.使用范围：如法定代表人授权书、银行预留印鉴等。（五）部门章1.用途：用于各部门内部文件、资料的加盖，代表部门行使一定的管理职能。2.使用范围：仅限于部门内部的通知、报告、报表、证明等文件的加盖。三、印鉴章的刻制与启用（一）刻制1.公司印鉴章的刻制必须由公司指定的部门统一办理，严禁任何部门或个人私自刻制公司印鉴章。2.刻制印鉴章前，需填写《印鉴章刻制申请表》，详细说明印鉴章的种类、用途、规格等信息，并经公司相关领导审批同意。3.刻制印鉴章时，必须选择具有合法资质的印章制作单位，并要求其严格按照公司提供的样式和规格进行刻制。4.新刻制的印鉴章必须在公安机关备案，并留存印模。（二）启用1.印鉴章刻制完成后，由印章保管人填写《印鉴章启用申请表》，经公司相关领导审批同意后，方可启用。2.启用印鉴章时，必须在公司内部进行公告，明确印鉴章的启用时间、使用范围、保管人等信息。3.新启用的印鉴章必须与备案的印模一致，如有不符，应及时查明原因并进行处理。四、印鉴章的保管（一）保管人员1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章的保管人员必须由公司指定的专人担任，不得兼任其他不相容职务。2.部门章的保管人员由各部门负责人指定，并报公司办公室备案。（二）保管要求1.印章保管人必须妥善保管印鉴章，确保印章的安全。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人不得擅自将印鉴章带出公司，如因工作需要必须带出公司的，须经公司相关领导批准，并办理借用手续。借用期间，印章保管人必须确保印章的安全，不得转借他人或用于其他用途。3.印章保管人不得在空白纸张、空白合同、空白票据等上加盖印鉴章。如因工作需要必须预先加盖印鉴章的，须经公司相关领导批准，并在使用前进行登记。4.印章保管人应定期对印鉴章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司相关领导，并采取相应的措施进行处理。（三）交接手续1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印鉴章的，必须办理交接手续。交接手续应包括印章的名称、数量、规格、启用时间、保管期限等信息，并由交接双方签字确认。2.交接手续完成后，公司办公室应及时对印章保管人的变更情况进行备案，并通知相关部门和人员。五、印鉴章的使用（一）使用流程1.用印申请人填写《印鉴章使用申请表》，详细说明用印的事项、内容、用途、用印时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.《印鉴章使用申请表》提交至公司办公室，由办公室主任根据用印事项的性质和审批权限进行审核。审核通过后，报公司相关领导审批。3.公司相关领导审批同意后，用印申请人将《印鉴章使用申请表》交至印章保管人处，印章保管人按照审批意见进行用印，并在《印鉴章使用登记表》上进行登记。4.用印完成后，印章保管人应将《印鉴章使用申请表》和《印鉴章使用登记表》归档保存。（二）审批权限1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章的使用，必须经公司总经理审批同意。2.部门章的使用，由各部门负责人审批同意。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白票据等上加盖印鉴章。2.未经公司书面授权，任何人不得擅自使用公司印鉴章对外签订合同、协议、提供担保等。3.公司印鉴章的使用必须符合法律法规和公司的相关规定，不得用于违法违规或有损公司利益的行为。六、印鉴章的废止与销毁（一）废止1.印鉴章因磨损、损坏、遗失等原因无法继续使用的，或因公司名称变更、业务调整等原因不再需要使用的，应及时办理废止手续。2.印鉴章废止前，印章保管人应填写《印鉴章废止申请表》，经公司相关领导审批同意后，方可废止。3.印鉴章废止后，印章保管人应将废止的印鉴章交至公司办公室，由办公室统一保管。（二）销毁1.对于废止的印鉴章，公司应定期进行销毁。销毁时，必须由公司办公室、审计部门等相关人员共同监督，并在销毁记录上签字确认。2.销毁记录应包括印鉴章的名称、数量、规格、废止时间、销毁时间、销毁方式等信息，并归档保存。七、监督与检查（一）内部监督1.公司办公室负责对印鉴章的管理情况进行定期检查，确保印鉴章的保管和使用符合本管理办法的规定。2.审计部门负责对印鉴章的使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.公司应接受上级主管部门、政府有关部门等的监督检查，如实提供印鉴章的管理情况和相关资料。2.对于违反本管理办法规定使用印鉴章的行为，公司应及时进行纠正，并依法追究相关人员的责任。八、责任追究（一）违规责任1.对于违反本管理办法规定使用印鉴章的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.对于因违规使用印鉴章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。（二）法律责任1.对于违反法律法规规定使用印鉴章的行为，公司将依法追究相关责任人的法律责任。2.构成犯罪的，将依法移送司法机关处理。