哈尔滨印章管理办法

哈尔滨印章管理办法总则目的与依据为加强哈尔滨地区印章管理，维护公司/组织正常运营秩序，保障公司/组织合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于哈尔滨地区本公司/组织及其所属各部门、分支机构、全资及控股子公司等。印章定义本办法所指印章包括公司/组织公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章以及各部门专用章、业务专用章、分支机构公章等具有法律效力或代表公司/组织行使特定职能的印章。印章的刻制申请流程1.各部门因工作需要刻制印章，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司/组织行政管理部门。2.行政管理部门对申请进行审核，重点审核印章必要性、名称规范性等，审核通过后报分管领导审批。3.分管领导审批同意后，行政管理部门负责统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位办理刻制手续。刻制要求1.印章刻制单位必须具备公安机关核发的《特种行业许可证》，且信誉良好、设备先进、技术精湛。2.刻制的印章必须符合国家规定的规格、样式、材质要求，确保印章清晰、规范、易于识别。3.印章刻制完成后，刻制单位应出具印章刻制证明，并提供印章印模。行政管理部门应将印章印模留存备案，同时将印章实物移交申请部门。印章的领取与交接领取程序1.申请部门凭行政管理部门出具的印章领取通知，派专人到行政管理部门领取印章。2.领取人在领取印章时，应在《印章领取登记表》上签字确认，注明领取时间、印章名称、数量等信息。交接手续1.印章领取人领取印章后，应及时将印章交接给本部门指定的专人负责保管，并办理交接手续。交接双方应在《印章交接登记表》上签字确认，注明交接时间、印章名称、数量、交接原因等信息。2.如遇印章保管人员离职、调动等情况，必须办理印章交接手续。交接时，应由行政管理部门派人监交，确保印章交接清楚、责任明确。印章的保管保管原则1.实行专人专管制度，每枚印章必须指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.印章应妥善保管，存放于安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并采取必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施。保管要求1.公司/组织公章、法定代表人章、财务专用章等重要印章必须由行政管理部门、财务部门等指定专人保管，不得随意交由他人代管。2.各部门专用章、业务专用章等由各部门指定专人保管，保管人员不得擅自将印章带出办公区域。3.印章保管人员应严格遵守印章使用规定，不得擅自使用印章，不得将印章转借他人或用于未经授权的事项。4.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告行政管理部门，并申请更换印章。印章的使用使用范围1.公司/组织公章主要用于以公司/组织名义对外发布重要文件、签订合同、协议、出具证明等。2.法定代表人章主要用于办理公司/组织法定代表人授权的相关业务，如签署文件、办理银行结算等。3.财务专用章主要用于办理公司/组织财务收支、银行结算等相关业务。4.合同专用章主要用于签订各类合同、协议等经济业务。5.发票专用章主要用于开具发票。6.各部门专用章、业务专用章等应严格按照其使用范围使用，不得超出规定范围使用。使用流程1.用印申请：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认后，报相关审批人审批。2.审批流程：根据用印事项的重要程度和涉及金额大小，按照公司/组织规定的审批流程进行审批。一般事项由部门负责人审批，重要事项由分管领导审批，重大事项由法定代表人审批。3.用印登记：印章保管人员在使用印章前，应认真核对用印申请审批情况，确认无误后，在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息，并在用印文件上加盖印章。4.用印监督：对于重要文件、合同等用印，应实行双人用印制度，由印章保管人员和另一名指定人员共同监督用印过程，确保用印准确、规范。禁止使用情形1.未经审批的用印申请。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等。3.涉及违法违规、损害公司/组织利益的事项。4.与公司/组织业务无关的事项。印章的停用与销毁停用情形1.公司/组织名称变更、重组、撤销等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失、被盗等原因无法继续使用。3.因法律法规、政策调整等原因，印章使用范围发生重大变化，原印章不再适用。停用程序1.印章保管部门或人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因、停用时间等信息，并报行政管理部门审核。2.行政管理部门审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，行政管理部门负责发布印章停用通知，告知公司/组织各部门及相关单位。销毁程序1.对于停用的印章，由行政管理部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、停用原因、销毁方式等信息，并报分管领导审批。2.分管领导审批同意后，行政管理部门应选择安全可靠的销毁方式，如粉碎、熔化等，并指定专人负责监督销毁过程。3.销毁完成后，销毁人员应在《印章销毁登记表》上签字确认，注明销毁时间、印章名称、数量、销毁方式等信息。同时，行政管理部门应将印章销毁情况进行记录存档。监督与检查监督机制1.公司/组织建立健全印章管理监督机制，行政管理部门负责定期对印章管理情况进行检查，确保印章管理规范、安全。2.审计部门负责对印章使用情况进行审计监督，重点检查印章使用是否符合规定、审批手续是否齐全、用印文件是否真实有效等。3.纪检监察部门负责对印章管理中的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。检查内容1.印章刻制、领取、交接、保管、使用等环节的手续是否齐全、规范。2.印章保管是否安全，是否存在被盗、遗失、损坏等情况。3.印章使用是否符合规定范围和审批程序，是否存在擅自使用、超范围使用、违规使用等情况。4.印章停用、销毁是否及时、规范，是否存在未按规定停用、销毁印章等情况。问题处理1.对于检查中发现的问题，检查人员应及时下达《印章管理问题整改通知书》，要求责任部门或人员限期整改。2.责任部门或人员应按照整改通知书要求，认真分析问题原因，制定整改措施，并在规定时间内完成整改。整改完成后，应向行政管理部门提交整改报告。3.对于违反印章管理规定的行为，公司/组织将视情节轻重，对相关责任部门或人员给