外购原材料管理办法

外购原材料管理办法总则目的为加强公司外购原材料的管理，规范采购、验收、存储、使用等环节的操作流程，确保原材料的质量符合生产要求，降低采购成本，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司所有外购原材料的管理，包括但不限于生产用的主要材料、辅助材料、包装材料等。管理原则1.质量优先原则：在采购过程中，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保原材料的质量符合公司的生产标准和相关法律法规要求。2.成本效益原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高公司的经济效益。3.流程规范原则：严格按照规定的流程进行原材料的采购、验收、存储和使用，确保各项工作的规范化和标准化。4.风险控制原则：对采购过程中的各种风险进行识别、评估和控制，降低公司的经营风险。职责分工采购部门1.负责制定采购计划，根据公司的生产需求和库存情况，合理安排原材料的采购数量和时间。2.选择合格的供应商，对供应商进行评估和管理，建立供应商档案。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同，确保采购合同的条款符合公司的利益。4.跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题。5.负责采购发票的收集和审核，办理采购付款手续。质量控制部门1.制定原材料的质量标准和检验规范，对采购的原材料进行检验和验收。2.对不合格的原材料进行处理，提出处理意见和建议。3.参与供应商的评估和管理，对供应商的质量保证能力进行监督和检查。仓储部门1.负责原材料的接收、存储和发放工作，确保原材料的安全和完整。2.建立原材料的库存台账，定期进行盘点，做到账实相符。3.按照先进先出的原则发放原材料，避免原材料的积压和浪费。4.对库存原材料的质量进行定期检查，发现问题及时报告处理。使用部门1.根据生产计划和实际需求，准确提出原材料的使用申请。2.负责对领用的原材料进行合理使用和保管，避免浪费和损坏。3.及时反馈原材料在使用过程中出现的问题，配合相关部门进行处理。采购管理采购计划的制定1.采购部门应根据公司的生产计划、销售预测和库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应包括原材料的名称、规格、数量、采购时间等内容。2.采购计划应经过相关部门的审核和批准，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划应根据实际情况进行动态调整，以适应市场变化和公司生产经营的需要。供应商的选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，对潜在供应商进行调查和评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。2.经评估合格的供应商应列入公司的合格供应商名录，采购部门应优先从合格供应商名录中选择供应商进行采购。3.采购部门应与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括原材料的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、付款方式等条款。4.采购部门应定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果对供应商进行分类管理。对表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。采购订单的下达与跟踪1.采购部门根据采购计划和供应商的选择结果，向供应商下达采购订单。采购订单应明确原材料的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。2.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时了解原材料的生产进度和发货情况。如发现供应商不能按时交货或产品质量存在问题，应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决问题。3.采购部门应建立采购订单跟踪台账，记录采购订单的执行情况，以便对采购过程进行监控和管理。采购付款的管理1.采购部门应在收到供应商的发票后，及时进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、准确性和完整性等方面。2.采购部门应根据采购合同的约定和发票审核结果，办理采购付款手续。采购付款应按照公司的财务管理制度和审批流程进行审批。3.采购部门应定期与供应商进行对账，确保双方的账目一致。如发现账目不符，应及时查明原因并进行调整。验收管理验收标准的制定质量控制部门应根据原材料的质量标准和相关法律法规要求，制定详细的验收标准和检验规范。验收标准应包括原材料的外观、尺寸、性能、化学成分等方面的要求。验收流程1.原材料到货后，仓储部门应及时通知质量控制部门进行验收。质量控制部门应在规定的时间内组织人员对原材料进行检验和验收。2.验收人员应按照验收标准和检验规范对原材料进行检验，填写验收报告。验收报告应包括原材料的名称、规格、数量、供应商、检验结果等内容。3.经检验合格的原材料，仓储部门应办理入库手续，将原材料存入指定的仓库。经检验不合格的原材料，质量控制部门应及时通知采购部门和供应商，按照相关规定进行处理。不合格原材料的处理1.对于不合格的原材料，质量控制部门应提出处理意见和建议，报公司领导批准后执行。处理方式包括退货、换货、降级使用、报废等。2.采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商承担相应的责任。如因供应商原因导致的不合格原材料，供应商应负责退货、换货或赔偿损失。3.质量控制部门应建立不合格原材料台账，记录不合格原材料的处理情况，以便对供应商的质量表现进行跟踪和评估。存储管理仓库的规划与布局仓储部门应根据原材料的性质、特点和存储要求，合理规划仓库的布局。仓库应分为不同的区域，如原材料存储区、待检区、不合格品区等，确保原材料的分类存放和管理。库存管理1.仓储部门应建立原材料的库存台账，记录原材料的入库、出库和库存数量等信息。库存台账应定期进行核对和更新，确保账实相符。2.仓储部门应按照先进先出的原则发放原材料，避免原材料的积压和浪费。同时，应根据原材料的保质期和存储要求，合理安排原材料的存储时间和存储条件。3.仓储部门应定期对库存原材料进行盘点，盘点周期一般为每月、每季度和每年。盘点结果应与库存台账进行核对，如发现账实不符，应及时查明原因并进行调整。仓库的安全管理1.仓储部门应加强仓库的安全管理，制定仓库安全管理制度和应急预案。仓库应配备必要的消防器材和安全设施，确保仓库的消防安全。2.仓库管理人员应严格遵守仓库安全管理制度，禁止在仓库内吸烟、明火作业等危险行为。3.仓库应设置明显的安全警示标志，提醒人员注意安全。使用管理使用申请与审批使用部门应根据生产计划和实际需求，填写原材料使用申请单，注明原材料的名称、规格、数量、使用时间等内容。使用申请单应经过相关部门的审核和批准，确保使用申请的合理性和必要性。原材料的领用与发放1.使用部门凭经批准的使用申请单到仓储部门领用原材料。仓储部门应按照使用申请单的内容发放原材料，并在库存台账上进行记录。2.原材料的发放应遵循先进先出的原则，确保原材料的质量和有效期。使用过程的管理1.使用部门应按照操作规程和工艺要求使用原材料，避免浪费和损坏。如发现原材料在使用过程中出现质量问题，应及时通知质量控制部门进行处理。2.使用部门应定期对原材料的使用情况进行统计和分析，总结经验教训，提出改进措施。盘点与核算盘点制度1.仓储部门应定期组织对原材料进行盘点，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月小盘点、季度中盘点、年度大盘点。2.盘点工作应成立专门的盘点小组，明确各成员的职责。盘点小组应包括仓储人员、财务人员和相关部门的代表。3.盘点前，仓储部门应做好准备工作，包括清理仓库、整理库存台账等。盘点时，应采用实地清点、测量等方法，确保盘点结果的准确性。4.盘点结束后，盘点小组应编制盘点报告，报告中应包括盘点的时间、范围、结果、差异原因分析等内容。盘点报告应经相关部门审核和公司领导批准。核算管理1.财务部门应根据原材料的采购发票、入库单、出库单等原始凭证，进行原材料的核算。核算内容包括原材料的采购成本、库存成本、发出成本等。2.财务部门应采用合适的成本核算方法，如先进先出法、加权平均法等，确保原材料成本核算的准确性和合理性。3.财务部门应定期与仓储部门进行对账，核对原材料的库存数量和金额，确保账账相符、账实相符。监督与考核监督机制1.公司应建立内部监督机制，由审计部门或其他相关部门对原材料的采购、验收、存储、使用等环节进行定期或不定期的监督检查。2.监督检查的内容包括制度执行情况、流程合规性、数据真实性等方面。对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。考核制度1.公司应建立原材料管理考核制度，对采购