南昌县印章管理办法

南昌县印章管理办法总则目的为加强南昌县印章管理，维护印章使用的严肃性和规范性，保障公司/组织合法权益，特制定本办法。适用范围本办法适用于南昌县内公司/组织所使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。基本原则印章管理遵循依法依规、专人负责、严格审批、规范使用、安全保管的原则。印章的刻制与启用印章刻制1.因工作需要刻制印章的，由申请部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、样式等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司/组织法定代表人审批。2.经批准后，由综合管理部门统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻章单位必须具备合法资质，确保印章质量符合相关标准。3.印章刻制完成后，综合管理部门应及时与刻章单位核对印章内容，并留存印章印模。印模应包括印章的正面、侧面及清晰的文字图案，一式三份，分别交由综合管理部门、财务部门和使用部门存档。印章启用1.新印章启用前，综合管理部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，并附印章印模。经公司/组织法定代表人批准后，方可启用。2.印章启用时，综合管理部门应将启用通知发送至各相关部门，明确印章的使用范围、审批流程等事项。同时，在公司/组织内部办公系统或公告栏进行公示，确保全体员工知晓。印章的保管保管责任1.公司/组织应明确各类印章的保管责任人，实行专人专管。保管责任人应具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。2.公章、合同专用章、财务专用章等重要印章原则上由综合管理部门或财务部门保管；法定代表人章由法定代表人或其授权人保管；部门章由各部门负责人保管；业务专用章由相关业务部门指定专人保管。保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人不得擅自将印章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管的，必须经公司/组织法定代表人批准，并办理书面委托手续。3.印章保管人应定期检查印章的保管情况，如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。印章的使用使用范围1.公章用于公司/组织对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署；证明公司/组织身份、资质、授权等事项。2.合同专用章用于公司/组织对外签订的各类合同、协议等法律文件。3.财务专用章用于公司/组织的财务收支、结算、票据等业务。4.法定代表人章用于办理公司/组织法定代表人授权的相关业务，如银行开户、销户、支票签发等。5.部门章用于本部门内部的文件、通知、报表等的盖章。6.业务专用章用于特定业务领域的文件、凭证、报表等的盖章，如项目章、报关章等。使用流程1.印章使用申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.根据用印事项的不同，按照以下审批流程进行审批：涉及公司/组织重大决策、重要合同、协议等事项的用印，需经公司/组织法定代表人审批。一般事项的用印，由分管领导审批。部门内部文件、通知等的用印，由部门负责人审批。3.审批通过后，印章使用申请人将《印章使用申请表》及相关文件一并交至印章保管人。印章保管人应认真核对申请表内容与用印文件是否一致，确认无误后，在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记簿》上登记用印情况，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人、审批人等信息。4.印章使用完毕后，印章保管人应及时将印章归位保管，并将《印章使用申请表》存档。使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需提前盖章的，必须在盖章处注明日期、用途，并经公司/组织法定代表人批准。2.印章使用应严格按照规定的使用范围和审批流程进行，不得擅自扩大使用范围或简化审批程序。3.印章保管人应拒绝为不符合规定的用印申请盖章，并及时向公司/组织领导报告。印章的变更与废止印章变更1.因公司/组织名称变更、经营范围调整、印章损坏等原因需要变更印章的，应按照印章刻制与启用的程序进行办理。2.印章变更后，原印章应及时废止，并按照规定进行封存或销毁。印章废止1.印章因磨损、遗失、被盗等原因无法继续使用的，应及时办理废止手续。印章保管人应填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司/组织法定代表人审批。2.经批准后，印章保管人应将废止印章交至综合管理部门统一封存或销毁。封存或销毁印章时，应至少有两名监销人在场，并在《印章废止登记簿》上登记相关信息。印章的监督与检查监督机制1.公司/组织应建立健全印章监督检查机制，定期对印章的保管、使用情况进行检查。2.综合管理部门负责对印章管理工作进行日常监督检查，发现问题及时督促整改。3.审计部门负责对印章使用的合规性进行审计监督，对违规行为依法依规进行处理。检查内容1.印章保管情况，包括保管责任人是否明确、保管设施是否安全可靠、印章存放是否规范等。2.印章使用情况，包括用印审批流程是否严格执行、用印文件是否符合规定、用印登记是否完整准确等。3.印章变更与废止情况，包括变更与废止手续是否齐全、印章封存或销毁是否符合规定等。违规处理1.对于违反本办法规定使用印章的行为，公司/组织将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；给公司/组织造成经济损失或不良影响的，将依法追究相关责任人的法律责任。2.