旧公章使用管理办法

旧公章使用管理办法一、总则（一）目的为加强公司旧公章的使用管理，规范公章使用行为，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位在业务活动中涉及旧公章使用的相关事宜。（三）定义1.旧公章：指公司因各种原因不再使用或已作废的公章。2.使用部门：指公司内部具体负责业务活动，需要使用旧公章的部门。（四）基本原则1.严格审批原则：旧公章的使用必须经过严格的审批流程，确保使用的必要性和合法性。2.登记备案原则：每次旧公章使用都应进行详细登记，留存相关资料，以备查核。3.安全保管原则：旧公章应妥善保管，防止丢失、被盗用或滥用。二、旧公章的回收与保管（一）回收1.当公章因磨损、变更、停用等原因不再使用时，使用部门应及时将公章交回公司办公室。2.交回时，使用部门需填写《旧公章回收登记表》，注明公章名称、启用时间、停用原因、交回日期等信息，并由部门负责人签字确认。（二）保管1.公司办公室设立专门的旧公章保管区域，配备必要的安全设施，如保险柜、监控设备等。2.旧公章应由专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。3.保管人员应建立旧公章保管台账，详细记录旧公章的回收时间、存放位置、使用情况等信息。三、旧公章的使用审批（一）使用申请1.各部门因业务需要使用旧公章时，应填写《旧公章使用申请表》，详细说明使用事由、使用时间、使用地点、使用份数等内容。2.申请表应由部门负责人签字审核，并加盖部门公章。（二）审批流程1.《旧公章使用申请表》提交至公司办公室，由办公室主任进行初审。2.初审通过后，办公室主任将申请表及相关材料提交至公司分管领导审批。3.分管领导审批同意后，申请表返回办公室，由办公室通知保管人员办理旧公章使用手续。（三）特殊情况审批1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程办理旧公章使用手续时，使用部门应电话请示公司分管领导，并在事后及时补办相关审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的旧公章使用申请，公司应召开专门会议进行研究决策。四、旧公章的使用规范（一）使用范围1.旧公章仅限于公司内部业务活动使用，不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。2.旧公章的使用应严格按照审批后的用途进行，不得擅自扩大使用范围。（二）使用方式1.旧公章应在公司指定的地点使用，不得携带外出。如因特殊情况需要外出使用，必须经过公司分管领导批准，并采取必要的安全措施。2.使用旧公章时，应使用专用的印泥或印油，确保盖章清晰、完整。3.盖章后，应及时在《旧公章使用登记表》上登记盖章日期、盖章文件名称、盖章份数等信息，并由盖章人签字确认。（三）文件留存1.使用旧公章的文件应妥善保管，按照公司档案管理规定进行归档。2.对于涉及重要事项的文件，应留存复印件或电子文档，以备查核。五、旧公章的销毁（一）销毁条件1.旧公章因磨损、损坏等原因无法继续使用，且已完成所有相关业务手续的，应及时进行销毁。2.旧公章因公司名称变更、注销等原因不再使用的，应按照相关规定进行销毁。（二）销毁申请1.使用部门或保管人员填写《旧公章销毁申请表》，注明公章名称、启用时间、停用原因、销毁原因等信息，并由部门负责人签字确认。2.《旧公章销毁申请表》提交至公司办公室，由办公室主任进行初审。（三）审批流程1.初审通过后，办公室主任将申请表及相关材料提交至公司分管领导审批。2.分管领导审批同意后，申请表返回办公室，由办公室组织实施旧公章销毁工作。（四）销毁方式1.旧公章销毁应采用粉碎、熔化等不可恢复的方式进行，确保公章信息无法被还原。2.销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《旧公章销毁记录》，注明销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人等信息。3.销毁完成后，《旧公章销毁记录》应与《旧公章销毁申请表》一并归档保存。六、监督与检查（一）内部监督1.公司办公室负责定期对旧公章的使用管理情况进行检查，确保旧公章使用符合本办法规定。2.检查内容包括旧公章的保管情况、使用审批情况、使用登记情况、文件留存情况等。（二）违规处理1.对于违反本办法规定使用旧公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用旧公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、附则（一）解释权本办法由公司办公室负