易耗品控制管理办法

易耗品控制管理办法一、总则（一）目的为加强公司易耗品的管理，规范易耗品的采购、使用、库存等环节，降低公司运营成本，提高资源利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有部门及员工对易耗品的管理。（三）定义1.易耗品：指在生产、办公等过程中使用频率较高、使用寿命较短、价值相对较低的物品，如办公用品（笔、纸、文件夹等）、清洁用品（拖把、扫帚、清洁剂等）、劳保用品（手套、口罩等）等。（四）管理原则1.按需采购：根据实际工作需要，合理确定易耗品的采购数量，避免积压浪费。2.归口管理：明确各部门在易耗品管理中的职责，实行归口管理，确保管理工作的有序进行。3.成本控制：在保证工作正常开展的前提下，努力降低易耗品的采购成本、使用成本和库存成本。4.规范操作：严格按照相关流程和标准进行易耗品的采购、验收、入库、发放、使用、盘点等操作，确保管理工作的规范化、标准化。二、职责分工（一）采购部门1.负责根据各部门提交的易耗品采购申请，结合库存情况，制定采购计划，并组织实施采购工作。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。3.负责与供应商签订采购合同，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量到货。4.负责采购成本的控制，对采购价格进行审核和比较，争取最优采购价格。（二）使用部门1.根据工作需要，提前向采购部门提交易耗品采购申请，并详细说明所需易耗品的名称、规格、数量等信息。2.负责本部门易耗品的领用、使用和保管，合理使用易耗品，避免浪费。3.定期对本部门易耗品的使用情况进行盘点，及时反馈易耗品的库存情况和需求信息。4.协助采购部门对新采购的易耗品进行验收，确保符合质量要求。（三）仓库管理部门1.负责易耗品的验收入库工作，对采购到货的易耗品进行数量、规格、质量等方面的核对，确保与采购合同一致。2.建立易耗品库存台账，详细记录易耗品的出入库情况，定期进行库存盘点，保证账实相符。3.根据各部门的领用申请，及时发放易耗品，并做好发放记录。4.负责易耗品仓库的日常管理，保持仓库环境整洁，确保易耗品的安全存储。（四）财务部门1.负责对易耗品采购费用的审核和报销，确保费用支出符合公司财务制度。2.参与易耗品成本的核算和分析，为公司成本控制提供财务数据支持。3.定期对易耗品的库存资金占用情况进行分析，提出合理的资金管理建议。（五）质量管理部门1.负责对采购的易耗品进行质量检验，确保其符合相关质量标准和使用要求。2.对易耗品的质量问题进行跟踪和处理，及时反馈给采购部门和供应商，督促供应商采取改进措施。三、采购管理（一）采购计划制定1.各部门应于每月[具体日期]前，根据本部门下月工作安排和易耗品实际使用情况，填写《易耗品采购申请表》，详细列出所需易耗品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，提交至采购部门。2.采购部门收到各部门的采购申请后，结合库存情况进行汇总分析，制定月度采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等内容。3.对于临时性、紧急性的易耗品采购需求，使用部门可填写《紧急易耗品采购申请表》，经部门负责人审批后，直接提交至采购部门。采购部门应优先安排采购，确保满足工作需要。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商。2.对新供应商进行评估时，采购部门应要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证文件、业绩证明等相关资料，并实地考察供应商的生产经营状况、质量管理体系等。3.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于评估不合格的供应商，应及时进行整改或淘汰。4.与供应商签订采购合同时，应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款，确保合同的合法性、有效性和可操作性。（三）采购实施1.采购部门根据采购计划和选定的供应商，向供应商发送采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期等内容，并要求供应商签字确认。2.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量到货。如因供应商原因导致交货延迟或产品质量问题，采购部门应及时要求供应商采取补救措施，并承担相应的责任。3.对于金额较大的易耗品采购项目，采购部门应按照公司相关规定，组织招标、询价等采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正。（四）采购验收1.易耗品到货后，仓库管理部门应及时组织采购部门、使用部门和质量管理部门进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。2.验收人员应按照采购合同和相关质量标准进行验收，填写《易耗品验收单》。如发现数量不符、规格错误、质量问题等，应及时与供应商联系，要求供应商进行更换或补货。3.对于验收合格的易耗品，仓库管理部门应办理入库手续，将其存入仓库指定位置，并更新库存台账。对于验收不合格的易耗品，仓库管理部门应及时通知采购部门，由采购部门与供应商协商处理。四、库存管理（一）库存台账建立仓库管理部门应建立易耗品库存台账，详细记录易耗品的出入库情况，包括物品名称、规格、数量、入库时间、出库时间、领用部门、领用人等信息。库存台账应定期进行核对和更新，确保账实相符。（二）库存盘点1.仓库管理部门应定期对易耗品进行盘点，盘点周期为[具体周期，如每月、每季度等]。盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等内容。2.盘点人员应按照盘点计划，对库存易耗品进行逐一清点，并记录实际数量。盘点结束后，应编制《易耗品盘点表》，将盘点结果与库存台账进行核对，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。3.对于盘盈或盘亏的易耗品，仓库管理部门应填写《易耗品盘盈盘亏报告表》，详细说明盘盈盘亏的原因、数量、金额等情况，经部门负责人审核后，报财务部门进行账务处理。（三）库存限额设定1.采购部门应根据公司实际情况和历史使用数据，结合各部门的工作需求，设定易耗品的库存限额。库存限额应包括最高库存限额和最低库存限额。2.最高库存限额是指某一易耗品允许存放的最大数量，当库存数量达到最高库存限额时，采购部门应暂停采购，直至库存数量降至合理水平。最低库存限额是指某一易耗品必须保持的最低数量，当库存数量低于最低库存限额时，仓库管理部门应及时通知采购部门进行补货。3.库存限额应根据公司业务发展、市场变化等因素进行适时调整，确保库存管理的合理性和有效性。（四）库存安全管理1.仓库管理部门应加强易耗品仓库的安全管理，确保仓库环境整洁、通风良好，防止火灾、水灾、盗窃等事故的发生。2.对易燃易爆、有毒有害等特殊易耗品，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。3.定期对仓库设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。如发现安全隐患，应及时进行整改，确保库存易耗品的安全存储。五、使用管理（一）领用管理1.各部门员工因工作需要领用易耗品时，应填写《易耗品领用申请表》，经部门负责人审批后，到仓库管理部门办理领用手续。2.仓库管理部门应根据审批后的领用申请，按照先进先出的原则发放易耗品，并在《易耗品领用申请表》上签字确认。同时，更新库存台账，记录易耗品的发放情况。3.对于限量领用的易耗品，仓库管理部门应严格按照规定的数量进行发放，不得超量领用。如因工作需要确需增加领用数量，应重新办理审批手续。（二）使用监督1.各部门负责人应加强对本部门员工易耗品使用情况的监督和管理，教育员工合理使用易耗品，避免浪费。2.公司定期对各部门易耗品的使用情况进行检查和统计分析，对于使用量异常、浪费现象严重的部门，将进行通报批评，并要求其采取整改措施。（三）节约措施1.鼓励员工采取节约措施，如双面打印、复印纸张，减少一次性用品的使用等。2.对于可重复使用的易耗品，如文件袋、文件夹等，应进行回收再利用。3.定期对员工进行节约意识培训，提高员工的节约意识和责任感。六、核算与分析（一）成本核算1.财务部门应按照公司财务制度，对易耗品的采购成本、使用成本、库存成本等进行核算。采购成本包括采购价格、运输费用、装卸费用等；使用成本包括易耗品的消耗费用、维修费用等；库存成本包括库存占用资金的利息、仓储费用、损耗等。2.定期对易耗品的成本进行核算和分析，编制易耗品成本报表，为公司成本控制提供数据支持。（二）数据分析1.采购部门应定期对易耗品的采购数据进行分析，包括采购数量、采购价格、采购频率、供应商供货情况等，评估采购工作的绩效，发现问题及时改进。2.使用部门应定期对本部门易耗品的使用数据进行分析，包括使用数量、使用频率、使用成本等，找出易耗品使用过程中的浪费点和节约潜力，采取相应的措施进行改进。3.仓库管理部门应定期对易耗品的库存数据进行分析，包括库存数量、库存周转率、库存结构等，评估库存管理的合理性，及时调整库存限额和采购计划。七、监督与考核（一）监督检查1.公司成立易耗品管理监督小组，定期对各部门易耗品的采购、使用、库存等管理情况进行监督检查。监督检查内容包括采购流程执行情况、库存管理情况、使用情况、成本控制情况等。2.监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容、方法、时间安排等。检查结束后，应编写监督检查报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立易耗品管理考核评价制度，对各部门易耗品管理工作进