ISO9001-2026 核心数字记录与数据安全控制程序

ISO9001:2026为满足ISO9001:2026完整、保密且可追溯，涵盖创建、存储、使用到销毁各环节，为质量决策提供可靠支撑。一、目的为满足ISO9001:2026标准中数字化质量管控、将AI技术应用及数据安全相关条款要求，规范公司质量管理体系内数字记录的创建、存储、使用、归档及销毁全流程，保为质量管理决策提供可靠数据支撑，推动企业实现价值创造与韧性提升，特制定本程序。二、适用范围本程序适用于公司质量管理体系覆盖范围内所有与质量管控相关的数字记录，包括但不限于产品质量检测数据、生产过程监控数据、供应商质量评估数据、客户质量反馈数据、内部审核记录、管理评审报告等。同时涵盖支撑数字记录运行的信息系统、硬件设备及相关人员操作行为。三、术语和定义

3.1数字化控制：指利用数字化技术、工具和系统，对质量管理体系中的各类活动、流程及数据进行精准管控、实时监控与动态调整，以提升管理效率与决策科学性的管理方式。

3.2包括但不限于产品质量检测数据、生产过程监控数据、供应商质量评估报告、内部审核记录等，具备可追溯、可验证的特性。

3.3数据安全：通过技术、管理等多维度措施，保障质量数据在收集、存储、使用、传输、归档及销毁全生命周期中的真实性、完整性、保密性和可用性，防范数据泄露、丢失、篡改或非法访问风险的一系列活动。

3.4或渠道，围绕质量管理目标开展信息共享、流程协作、风险共担的协同模式，以实现供应链整体质量提升。3.5为，确保质量管理活动符合道德规范、法律法规及行业准则，防范道德风险的管理过程。四、职责4.1品质部负责本程序的制定、修订与监督执行，定期组织对数字记录与数据安全管理情况的内部审核；牵头识别质量数据范围，明确各类数字记录的格式、内容要求及保存期限；协调解决数字记录与数据安全管理过程中出现的跨部门问题，组织开展相关培训与考核。4.2信息技术部负责搭建和维护稳定、安全的数字记录存储系统，包括云服务器、数据库等，确保系统具备加密、备份、访问控制等安全功能；承担数字记录信息系统的日常运维工作，及时修复系统漏洞，防范网络攻击；为各部门提供数字记录相关技术支持，协助解决系统操作、数据导出等技术问题。

4.3各业务部门严格按照本程序要求创建、填写和提交本部门相关数字记录，确保数据真实、准确、完整；落实本部门数字记录的日常管理工作，明确专人负责数据维护与安全防护；配合质量管理部和信息技术部开展数字记录审核、系统升级及安全检查等工作。

4.4人力资源部组织开展数字记录与数据安全相关培训，提升员工的安全意识和操作技能；将数据安全管理纳入员工绩效考核体系，对违规操作行为进行相应处理。五、工程程序：各业务部门根据需求分析结果，提交数字化工具选型申请，明确工具的业务场景、功能需求及合规要求；

信息技术部联合质量管理部开展工具选型评估，从适用性、合规性、安全性、兼容性及成本等维度进行综合打分，形成《数字化工具选型报告》；人员培训安排等，报数字化转型领导小组审批。5.1数字记录创建各业务部门需根据质量管理要求，采用公司统一规定的数字记录模板创建记录。模板由质量管理部结合ISO9001:2026标准及实际业务需求制定并定期更新；数字记录需包含唯一标识信息，如记录编号、创建时间、创建人ID等，确保每条记录可追溯；

记录内容需完整、准确，不得随意删减关键信息。涉及AI技术应用生成的记录，需同步记录AI技术参数设置、运行环境等相关元数据。5.2数字记录审核与审批数字记录创建完成后，需按照部门内部审批流程提交审核。审核人员需对记录内容的真实性、合规性进行核查；对于重要的质量数据记录，如产品合格证明、重大质量问题处理报告等，需经部门负责人及质量管理部双重审核后方可生效；审核通过的数字记录需进行电子签名确认，签名信息与记录内容绑定，不得篡改。

5.3数字记录存储与备份信息技术部需建立安全的数字记录存储系统，采用加密技术对数据进行加密存储，设置不同等级的访问权限，确保数据仅授权人员可访问；定期对数字记录进行备份，备份数据需存储在与主系统物理隔离的设备中，备份频率根据数据重要程度确定，重要数据需实现实时备份；明确数字记录的保存期限，普通质量记录保存期限不少于5年，涉及产品安全、合规性的关键记录需长期保存。保存期限届满后，需经质量管理部审核批准后方可销毁。

5.4数字记录使用与共享员工因工作需要使用数字记录时，需通过身份验证获取相应访问权限，严格按照“最小必要”原则使用数据；跨部门或跨企业的数据共享需提交申请，经质量管理部和信息技术部审核批准后，在指定的安全通道内进行数据传输，传输过程需进行加密处理；禁止将数字记录用于与质量管理无关的商业活动，严禁私自拷贝、泄露数据。

5.5数字记录销毁对于达到保存期限且无留存必要的数字记录，由各业务部门提出销毁申请，经质量管理部审核、分管领导批准后实施销毁；数字记录销毁需采用不可逆的技术手段，确保数据无法恢复。销毁过程需进行记录，包括销毁时间、销毁人员、销毁方式等，记录需留存备查。5.6数据安全管理措施5.6.1数据安全防护技术信息技术部需在数字记录存储系统中部署防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全防护设备，实时监控系统运行状态，防范网络攻击；采用数据加密技术，对存储和传输过程中的数据进行加密处理，确保数据在泄露情况下无法被解读；定期对系统漏洞进行扫描和修复，及时更新系统补丁，提升系统安全性。

5.6.2人员安全管理人力资源部需组织开展数据安全培训，培训内容包括数据安全法律法规、公司数据安全管理制度、操作规范等，确保员工掌握数据安全防护知识；建立员工数据安全考核机制，对严格遵守数据安全规定的员工给予奖励，对违规操作导致数据泄露、丢失或篡改的员工进行处罚，情节严重的追究法律责任；员工离职时，需及时收回其数据访问权限，办理数据交接手续，确保数据安全。

5.6.3应急响应机制制定数据安全应急预案，明确数据泄露、系统故障等突发事件的应急处理流程和责任分工；定期组织开展数据安全应急演练，提升员工应急处置能力，检验应急预案的可行性；发生数据安全事件时，需立即启动应急预案，及时采取措施控制事态发展，同时向上级主管部门报告，并配合相关部门进行调查处理。六、监督与改进内部审核质量管理部需定期对数字记录与数据安全管理情况进行内部审核，审核内容包括数字记录的合规性、数据安全措施的落实情况、应急响应机制的有效性等。审核结果需形成报告，针对发现的问题制定整改措施并跟踪验证整改效果。管理评审

适宜性和有效性进行评价，根据评审结果调整管理策略，持续改进管理体系。持续改进各部门需积极收集数字记录与数据安全管理过程中的问题和建议，及时反馈至质量管理部。质量管理部需定期对反馈信息进行分析，识别改进机会，推动管理体系不断完善。七相关文