机关会议室管理办法

机关会议室管理办法一、总则（一）目的为加强机关会议室的规范化管理，提高会议室的使用效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于机关内部各部门使用的会议室。（三）管理原则1.统一管理原则。机关会议室由[具体管理部门]统一负责管理和调配。2.高效使用原则。优先保障重要会议、紧急会议的使用需求，合理安排其他会议及活动，提高会议室的使用效率。3.安全规范原则。确保会议室设施设备的安全运行，规范使用流程，保障参会人员的人身安全。二、会议室的分类与设施设备（一）会议室分类1.大型会议室：可容纳[X]人以上，适用于机关全体会议、大型工作部署会等。2.中型会议室：可容纳[X][X]人，适用于部门会议、专项工作协调会等。3.小型会议室：可容纳[X]人以下，适用于小组讨论、内部沟通会等。（二）设施设备1.基本设施：包括桌椅、投影仪、音响设备、麦克风、白板、书写笔等。2.其他设施：根据会议室功能需求，配备空调、灯光控制系统、视频会议设备等。三、会议室的使用预约（一）预约方式1.线上预约：使用机关内部办公系统或专门的会议室预约软件进行预约。预约时需填写会议主题、时间、参会人数、使用时长等信息。2.线下预约：可到[具体管理部门]填写《会议室使用申请表》进行预约。（二）预约时间1.提前[X]个工作日提交预约申请，以便管理部门进行统筹安排。2.紧急会议可在会议当天提前[X]小时预约，但需说明紧急原因。（三）预约审批1.一般会议预约由[具体审批层级]审批，重要会议预约需经[更高级别领导]审批。2.审批通过后，预约人将收到预约成功的通知，同时管理部门将根据预约信息进行会议室安排和准备。（四）预约变更与取消1.如需变更预约信息，预约人应至少提前[X]小时提交变更申请，经审批后方可变更。2.如需取消预约，预约人应至少提前[X]小时提交取消申请。无故取消预约或未按时使用会议室的，将视情节轻重给予相应处理。四、会议室的使用安排（一）使用顺序1.按照预约时间先后顺序安排会议室使用。2.重要会议、紧急会议优先安排，其他会议及活动根据实际情况合理调配。（二）使用时长1.原则上每次会议使用时长不超过[X]小时，如有特殊情况需延长使用时间，应提前向管理部门申请。2.连续使用会议室的，中间应预留[X]分钟的清理和准备时间。（三）多部门共用会议室1.多个部门共同使用会议室时，由牵头部门负责协调安排，并提前告知其他部门参会人员相关信息。2.各部门应按照预约时间和要求使用会议室，不得擅自更改使用时间和参会人员。五、会议室的使用规范（一）使用前准备1.预约人应在会议开始前[X]分钟到达会议室，做好会议准备工作，如摆放资料、调试设备等。2.管理部门应提前检查会议室设施设备是否正常运行，确保会议顺利进行。（二）使用期间管理1.参会人员应遵守会议纪律，按时参会，不得迟到、早退、缺席。会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意走动、大声喧哗。2.使用人员应爱护会议室设施设备，不得随意拆卸、损坏。如发现设施设备故障，应及时通知管理部门维修。3.会议结束后，使用人员应清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭设备电源，带走会议资料和垃圾。（三）使用后检查1.管理部门应在会议结束后及时检查会议室设施设备是否完好，如有损坏应查明原因并追究相关人员责任。2.对会议室进行清洁消毒，保持会议室整洁卫生。六、会议室的维护与维修（一）日常维护1.管理部门应定期对会议室设施设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。2.做好会议室的清洁卫生工作，定期更换会议室的绿植、饮用水等。（二）维修管理1.如会议室设施设备出现故障，使用人员应及时向管理部门报修。管理部门应及时安排维修人员进行维修，并做好维修记录。2.对于重大设备故障或维修难度较大的问题，管理部门应及时向上级汇报，并协调相关部门进行处理。七、会议室的安全管理（一）消防安全1.会议室应配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓等，并确保其完好有效。2.严禁在会议室吸烟和使用明火，不得私拉乱接电线，不得超负荷使用电器设备。3.定期组织消防安全检查和培训，提高参会人员的消防安全意识和应急处置能力。（二）人员安全1.会议室地面应保持清洁干燥，防止人员滑倒摔伤。2.会议室门窗应安装防护设施，确保人员和财产安全。3.在会议期间，管理部门应安排专人负责维持秩序，确保参会人员的人身安全。八、违规处理（一）违规行为1.未经审批擅自使用会议室。2.未按预约时间使用会议室。3.擅自更改会议室使用信息。4.损坏会议室设施设备。5.在会议室吸烟、使用明火或私拉乱接电线。6.违反会议纪律，影响会议正常进行。（二）处理措施1.对于首次违规行为，给予口头警告，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的行为，将视情节轻重给予通报批评、取消预约资格、经