托管班资料管理办法

托管班资料管理办法一、总则（一）目的为加强托管班资料管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高托管班运营效率和服务质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本托管班内所有与教学、学生管理、行政事务等相关的资料管理。（三）基本原则1.合法性原则：资料管理应符合国家法律法规及教育行业相关标准要求。2.准确性原则：确保资料内容真实、准确，数据记录无误。3.完整性原则：涵盖托管班运营各方面所需资料，不遗漏重要信息。4.安全性原则：采取有效措施保障资料的安全，防止泄露、丢失或损坏。5.便捷性原则：资料分类清晰，便于查询、使用和管理。二、资料分类与编号（一）教学资料1.教学计划：根据不同年龄段学生的课程标准和兴趣特点制定的学期教学计划，包括课程安排、教学目标、教学进度等。编号规则：JXJH+年份+学期+序号，如JXJH20231+01，表示2023年第一学期的第1份教学计划。2.教案：针对每一门课程的详细教学方案，包括教学内容、教学方法、教学过程设计等。编号规则：JA+课程名称缩写+年份+学期+序号，如JA语文20231+02，表示2023年第一学期语文课程的第2份教案。3.学生作业：学生在托管班完成的各类书面作业、实践作业等。编号规则：XSZY+学生姓名缩写+年份+学期+作业类型+序号，如XSZY李小明20231+数学作业+03，表示李小明同学2023年第一学期的第3份数学作业。4.教学评估资料：对学生学习成绩、学习态度、学习能力等方面的评估记录，包括考试成绩、课堂表现评价、作业完成情况评价等。编号规则：JXPJ+学生姓名缩写+年份+学期+评估类型+序号，如JXPJ张小红20231+期中评估+01，表示张小红同学2023年第一学期的第1次期中评估资料。（二）学生管理资料1.学生档案：包含学生基本信息（姓名、性别、出生日期、家庭住址、联系电话等）、入学信息、健康状况、学习经历、奖惩情况等。编号规则：XSDA+学生学号+年份，如XSDA202301+2023，表示学号为202301的学生在2023年的档案。2.考勤记录：记录学生每日的出勤、迟到、早退、请假等情况。编号规则：KQJL+年份+月份+序号，如KQJL202309+05，表示2023年9月的第5份考勤记录。3.家校沟通记录：与家长沟通学生学习、生活情况的记录，包括电话沟通、微信聊天记录、家长会记录等。编号规则：JXGT+沟通方式缩写+年份+月份+序号，如JXGT电话202308+10，表示2023年8月第10次电话沟通记录。（三）行政事务资料1.托管班规章制度：包括考勤制度、教学管理制度、安全管理制度、卫生管理制度等各项规章制度文件。编号规则：TZGD+制度名称缩写+年份，如TZGD考勤制度2023，表示2023年制定的考勤制度文件。2.员工档案：记录托管班员工基本信息、入职离职情况、工作经历、培训记录、考核评价等。编号规则：YGDA+员工工号+年份，如YGDA202302+2023，表示工号为202302的员工在2023年的档案。3.采购记录：记录托管班采购教学用品、办公用品、食品等物资的相关信息，包括采购日期、供应商、采购物品名称、数量、价格等。编号规则：CGJL+年份+月份+序号，如CGJL202311+03，表示2023年11月的第3份采购记录。三、资料收集与整理（一）资料收集责任1.各部门负责人负责本部门相关资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.教师负责收集所教学科的教学资料、学生作业及教学评估资料等。3.班主任负责收集所带班级学生的档案、考勤记录、家校沟通记录等学生管理资料。4.行政人员负责收集行政事务方面的资料，如托管班规章制度、员工档案、采购记录等。（二）收集要求1.资料应在规定时间内收集齐全，不得拖延。2.收集的资料应真实、准确，不得弄虚作假。3.对于电子资料，应确保格式规范、存储安全，并定期进行备份。（三）资料整理1.收集到的资料应按照分类标准进行整理，确保资料有序存放。2.对纸质资料进行分类装订，标注清晰的类别、年份、序号等信息。3.对电子资料进行分类存储，建立文件夹结构，文件夹名称应与资料类别一致，并按照编号规则进行命名。四、资料存储与保管（一）存储方式1.纸质资料：设立专门的资料档案室，配备档案柜，按照资料类别进行存放。档案柜应贴上明显的标识，便于查找。2.电子资料：存储在服务器或专用存储设备上，按照资料分类建立文件夹结构进行存储。同时，定期将重要电子资料备份到外部存储介质（如移动硬盘、光盘等），并异地存放。（二）保管责任1.资料档案室由专人负责管理，管理人员应具备一定的档案管理知识和技能。2.管理人员负责资料的日常保管、整理、借阅登记等工作，确保资料的安全和完整。3.定期对资料进行检查，发现问题及时处理，如资料损坏、丢失等情况应及时报告并采取补救措施。（三）安全措施1.资料档案室应安装防盗门窗、监控设备等，确保安全。2.对电子资料设置访问权限，不同人员根据工作需要授予相应的访问权限，防止资料被非法访问或篡改。3.做好防火、防潮、防虫、防尘等工作，确保纸质资料不受损坏。五、资料借阅与使用（一）借阅权限1.内部人员因工作需要借阅资料，需填写借阅申请表，注明借阅资料名称、借阅目的、借阅时间等信息。2.一般资料借阅需经部门负责人批准，重要资料借阅需经托管班负责人批准。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。（二）借阅登记1.建立借阅登记台账，详细记录借阅人姓名、部门、工号、借阅资料名称、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人归还资料时，管理人员应认真核对资料的完整性和准确性，确认无误后在借阅登记台账上注明归还时间。（三）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、损坏、丢失。2.使用完毕后，应及时归还资料，如发现资料有损坏或丢失情况，应照价赔偿。3.如需复印或摘抄资料，应经资料管理人员同意，并按照规定进行操作。六、资料清理与销毁（一）清理周期1.定期对资料进行清理，一般每年进行一次全面清理。2.对于时效性较强的资料，如教学计划、考勤记录等，在保存一定期限后（如[X]年）及时清理。（二）清理标准1.已过保存期限且无留存价值的资料予以清理。2.重复、无用的资料进行清理。3.涉及个人隐私且已过保密期限的资料进行清理。（三）销毁程序1.编制资料销毁清单，注明资料名称、类别、数量、销毁原因等信息。2.销毁清单经部门负责人审核、托管班负责人批准后执行。3.纸质资料采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，电子资料采用格式化、删除等方式进行销毁，并确保无法恢复。4.销毁过程应有专人监督，销毁完成后，监督人员在销毁清单上签字确认。七、资料保密管理（一）保密范围1.涉及学生个人隐私的信息，如学生家庭住址、联系电话、健康状况等。2.教学资料中的未公开内容，如教案、考试试卷等。3.托管班运营过程中的商业机密，如采购价格、招生计划等。（二）保密措施1.对涉及保密的资料进行标识，明确保密级别。2.与接触保密资料的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制保密资料的访问范围，只有经过授权的人员才能接触和使用。4.在办公场所对保密资料进行妥善保管，防止泄露。