合同及文件管理办法

合同及文件管理办法一、总则（一）目的本办法旨在规范公司/组织的合同及文件管理工作，确保合同签订与履行的合法性、规范性和有效性，提高文件管理的效率和质量，保障公司/组织的合法权益，促进各项业务的顺利开展。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内各部门在经营管理活动中涉及的各类合同的签订、履行、变更、终止以及各类文件的起草、审核、印发、归档、保管等工作。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司/组织内部的规章制度，确保合同及文件管理工作合法合规。2.全面管理原则涵盖合同及文件管理的全过程，包括从合同意向洽谈、文本起草、审核会签、签订、履行到文件的全生命周期管理，做到全面、细致、无遗漏。3.风险防控原则对合同及文件管理过程中的风险进行识别、评估和防控，保障公司/组织的利益不受损害。4.效率优先原则在确保管理质量的前提下，优化工作流程，提高合同及文件管理的工作效率，避免因繁琐的程序影响业务开展。二、合同管理（一）合同分类1.按照业务类型分类采购合同：包括原材料采购、设备采购、服务采购等合同。销售合同：涵盖产品销售、劳务销售等合同。租赁合同：涉及房屋租赁、设备租赁等合同。借款合同：公司/组织与金融机构或其他主体之间的借款协议。技术合同：如技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务合同等。其他合同：除上述类型外的其他各类合同，如合作协议、委托合同、运输合同等。2.按照重要性分类重大合同：对公司/组织的经营业绩、财务状况、发展战略等具有重大影响的合同，如涉及金额较大、期限较长、涉及重要业务领域等合同。一般合同：除重大合同外的其他合同。（二）合同签订流程1.合同意向洽谈业务部门负责与合同相对方就合同事项进行初步洽谈，了解对方的主体资格、资信状况、经营能力等情况，并收集相关资料。洽谈过程中，业务部门应明确合同的主要条款，如标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任等，并形成初步的洽谈记录。2.合同文本起草根据洽谈结果，业务部门负责起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务，条款应具体、清晰、完整，避免模糊不清或产生歧义。合同文本应包含首部（合同名称、双方当事人信息等）、正文（合同主要条款）、尾部（双方签字盖章、日期等）等部分。3.合同审核会签业务部门将起草好的合同文本提交给法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见和建议。合同文本同时需提交给财务部门、相关业务部门等进行会签。财务部门主要审核合同的财务条款，如付款方式、结算周期、费用承担等；相关业务部门根据其专业职责对合同涉及的业务内容进行审核，提出意见。各审核部门应在规定的时间内完成审核，并签署审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议，审核部门负责人应对审核意见负责。4.合同签订经审核会签通过的合同文本，由业务部门负责与合同相对方进行签订。签订合同时，双方应确保签字盖章的真实性、有效性，合同份数应满足公司/组织内部各部门留存及履行合同的需要。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司/组织的合同管理部门进行统一编号、登记和保管。（三）合同履行管理1.业务部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的条款和时间要求，全面履行自身的义务，并及时跟踪合同相对方的履行情况。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，业务部门应及时与合同相对方协商，并按照公司/组织规定的程序办理相关手续。涉及合同变更的，应签订书面的变更协议；涉及合同解除的，应签订解除协议，并妥善处理善后事宜。3.合同履行过程中产生的相关文件、资料，如送货单、验收单、发票、对账单等，业务部门应及时收集、整理，并交至合同管理部门进行归档保管，作为合同履行的证明材料。（四）合同变更与终止1.合同变更合同履行过程中，因客观情况发生变化或双方协商一致，需要变更合同条款的，业务部门应填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等，并提交给法务部门、财务部门等相关部门进行审核。经审核通过后，业务部门与合同相对方签订合同变更协议，并将变更协议交至合同管理部门进行备案。2.合同终止合同履行完毕、双方协商一致解除合同、合同约定的终止条件成就或因不可抗力等原因导致合同无法履行时，合同即行终止。合同终止后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关事项，如结算款项、交付货物、返还财产等，并将合同终止情况书面通知合同管理部门。合同管理部门应对终止的合同进行整理、归档，并对合同履行情况进行总结分析，为今后的合同管理工作提供参考。（五）合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向公司/组织报告，并积极与合同相对方进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，业务部门应及时收集相关证据材料，并将纠纷情况及相关证据提交给法务部门。法务部门应根据具体情况制定纠纷处理方案，必要时可聘请律师事务所等专业法律机构提供法律支持。3.在纠纷处理过程中，公司/组织各部门应积极配合，提供必要的协助和支持，确保纠纷得到妥善解决，维护公司/组织的合法权益。三、文件管理（一）文件分类1.按照文件性质分类行政文件：包括公司/组织的规章制度、决定、通知、通报、报告、请示等。业务文件：如业务计划、业务报告、项目文档、技术文件等。财务文件：财务报表、预算报告、审计报告、税务文件等。人事文件：员工档案、劳动合同、薪酬福利文件、培训记录等。其他文件：除上述类型外的其他各类文件，如会议纪要、往来信函、宣传资料等。2.按照文件密级分类绝密文件：涉及公司/组织核心机密，泄露后会对公司/组织造成重大损失的文件。机密文件：涉及公司/组织重要机密，泄露后会对公司/组织产生较大影响的文件。秘密文件：涉及公司/组织一般机密，泄露后会对公司/组织造成一定影响的文件。普通文件：不涉及公司/组织机密的文件。（二）文件起草与审核1.文件起草文件起草部门应根据工作需要，按照规范的格式和要求起草文件。文件内容应准确、完整、清晰，逻辑严谨，语言表达规范。起草文件时，应明确文件的主题、目的、范围、主要内容等，并确保文件符合公司/组织的政策方针和相关法律法规要求。2.文件审核文件起草完成后，应提交给相关部门或人员进行审核。审核部门或人员应从文件的合法性、合规性、准确性、完整性、逻辑性等方面进行审查，并提出审核意见。对于涉及重要事项、重大决策、专业性较强的文件，应组织相关部门或专家进行会审，确保文件质量。（三）文件印发与归档1.文件印发经审核通过的文件，由起草部门按照公司/组织规定的程序进行印发。印发文件时，应确保文件格式规范、排版整齐、印刷清晰，并按照规定的份数进行发放。文件发放应进行登记，记录文件名称、文号、发放部门、发放时间、发放份数等信息，确保文件发放的准确性和可追溯性。2.文件归档文件印发后，起草部门应及时将文件原件及相关附件整理齐全，并按照公司/组织的档案管理规定进行归档。归档文件应分类存放，便于查找和利用。档案管理部门应建立健全档案管理制度，对归档文件进行定期整理、编目、装订，确保档案的完整性和系统性。（四）文件保管与查阅1.文件保管档案管理部门应妥善保管归档文件，确保文件的安全。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止文件损坏、丢失或泄露。定期对档案进行检查和盘点，及时发现并处理档案保管过程中存在的问题。对于超过保管期限的文件，应按照规定进行鉴定和销毁。2.文件查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅文件的，应填写文件查阅申请表，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人批准。档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的文件供查阅，并做好查阅登记工作。查阅人员应在指定地点查阅文件，不得擅自将文件带出档案保管场所，不得对文件进行涂改、损坏等行为。涉及机密、绝密文件的查阅，应严格按照公司/组织的保密规定进行审批和管理，确保文件安全。（五）文件销毁1.对于已超过保管期限、失去保存价值或因其他原因需要销毁的文件，由档案管理部门提出销毁申请，并填写文件销毁清单。2.文件销毁清单应详细列出拟销毁文件的名称、文号、数量、保管期限等信息，经公司/组织相关领导批准后，方可进行销毁。3.文件销毁应采用适当的方式进行，确保文件信息无法恢复。销毁过程应有专人负责监督，并在文件销毁清单上签字确认。四、信息化管理（一）建立合同及文件管理信息系统公司/组织应建立合同及文件管理信息系统，将合同及文件管理的各项流程纳入系统进行管理，实现合同及文件的电子化起草、审核、签订、履行、变更、终止、归档、查阅等功能，提高管理效率和信息化水平。（二）数据录入与维护1.合同及文件管理部门应指定专人负责将合同及文件的相关信息录入到管理信息系统中，确保数据的准确性和完整性。2.定期对系统中的数据进行维护和更新，及时反映合同及文件的最新状态和变化情况，保证系统数据与实际业务情况一致。（三）信息安全管理1.加强合同及文件管理信息系统的信息安全管理，采取必要的安全防护措施，如设置用户权限、加密数据传输、定期备份数据等，防止数据泄露、丢失或被篡改。2.对系统操作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，规范操作流程，避免因操作不当导致信息安全事故。五、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织设立专门的合同及文件管理监督小组，定期对各部门的合同及文件管理工作进行监督检查，确保各项管理规定得到有效执行。2.监督检查内容包括合同签订、履行、变更、终止情况，文件起草、审核、印发、归档、保管情况，信息化管理情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同及文件管理工作考核评