发票管理办法十八条

发票管理办法十八条一、总则1.目的本办法旨在加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用行为，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准制定本细则。2.适用范围本办法适用于公司内涉及发票管理的所有部门及人员，包括但不限于采购部门、销售部门、财务部门等。二、发票的种类及适用范围1.增值税专用发票适用于公司与一般纳税人之间的交易，作为购买方抵扣进项税额的合法凭证。2.增值税普通发票用于公司与小规模纳税人或其他不需要抵扣进项税额的单位和个人之间的交易。3.其他发票如通用机打发票、定额发票等，根据实际业务情况按规定使用。三、发票的开具1.开具要求销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。任何单位和个人不得有下列虚开发票行为：为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。2.开具流程业务部门在确认交易达成后，应及时将开票信息传递给财务部门。开票信息包括购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。财务部门根据业务部门提供的开票信息，审核无误后，按照发票开具系统的操作流程进行开具。发票开具后，应及时将发票联和抵扣联交付给购买方。如购买方为增值税一般纳税人，应确保其在规定时间内进行认证抵扣。四、发票的取得1.取得要求公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。取得发票时，应检查发票的真实性、完整性和合法性。发票内容应包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。2.取得流程采购部门在采购业务发生前，应与供应商明确发票开具要求，确保取得合法有效的发票。采购人员在取得发票后，应及时将发票传递给财务部门。传递过程中，应注意发票的完整性，避免丢失或损坏。财务部门收到发票后，应按照发票审核制度进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性以及与业务的一致性等。审核无误后，方可进行账务处理。五、发票的保管1.保管责任公司应建立健全发票保管制度，明确各部门及人员在发票保管方面的职责。财务部门负责发票的统一保管，指定专人负责发票的收发、登记、存放等工作。各部门在领用发票后，应指定专人负责保管，确保发票的安全。2.保管要求发票应存放在安全、干燥、通风的地方，防止发票受潮、霉变、虫蛀等。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。发票丢失应及时报告税务机关，并登报声明作废。同时，应查明原因，追究相关人员的责任。六、发票的使用1.使用范围发票仅限于公司在经营活动中按规定开具、取得和使用，不得转借、转让、代开发票；未经税务机关批准，不得拆本使用发票；不得自行扩大专业发票使用范围。2.使用监督财务部门应定期对发票的使用情况进行检查，确保发票的使用符合规定。各部门应配合财务部门的检查工作，如实提供发票使用情况的相关资料。对于发现的发票使用违规行为，应及时进行纠正，并按照公司相关规定进行处理。情节严重的，应移交税务机关依法处理。七、发票的作废与红冲1.作废条件开具发票后，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，按以下规定处理：同时具有下列情形的，为本规定所称作废条件：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。2.作废流程销售方在符合发票作废条件的情况下，应在开票系统中对已开具的发票进行作废操作，并将作废发票的全部联次留存备查。作废发票应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得擅自销毁。3.红冲流程销售方开具红字发票时，应先取得购买方主管税务机关出具的《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》）。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。购买方取得销售方开具的红字专用发票后，应及时进行账务处理，并在认证期限内进行认证。八、发票的检查1.内部检查财务部门应定期对公司发票的开具、取得、保管及使用情况进行内部检查，检查内容包括发票的真实性、合法性、完整性、开具与取得的合规性、保管的安全性等。内部检查应形成书面报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.接受税务机关检查公司应积极配合税务机关的发票检查工作，如实提供发票相关资料，不得拒绝、隐瞒。对于税务机关检查发现的问题，应按照税务机关的要求及时进行整改，并依法补缴税款、滞纳金及罚款。九、罚则1.对违规行为的处罚公司内任何部门及人员违反本办法规定，导致公司遭受税务风险或经济损失的，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。对于违反发票管理法律法规的行为，由税务机关依法进行处罚。构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.责任追究对发票管理违规行为的责任追究，应根据违规行为的性质、情节及造成的后果，确定相关责任人，并按照公司规定进行严肃处理。对于因发票管理违规行为给公司造成重大损失的，除追究直接责任人的责任外，还应追究相关