沟通协调机管理办法

沟通协调机管理办法总则目的为了规范沟通协调机的使用、维护和管理，提高公司内部沟通效率，确保信息传递的准确性、及时性和安全性，根据国家相关法律法规以及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本管理办法。适用范围本办法适用于公司内部所有沟通协调机的采购、配备、使用、维护、报废等管理活动，涉及使用沟通协调机的各部门及全体员工。定义本办法所称沟通协调机，是指用于公司内部沟通、信息传递、工作协调等功能的电子设备，包括但不限于对讲机、特定功能的手持通讯终端等。管理职责管理部门行政部门为沟通协调机的归口管理部门，负责沟通协调机的统一采购、调配、维护监督、报废处理等工作；制定沟通协调机的管理制度和操作规范；组织对使用人员的培训。使用部门各使用部门负责本部门沟通协调机的日常管理，包括领用、归还、保管等；监督本部门员工正确使用沟通协调机；及时向行政部门反馈沟通协调机使用过程中出现的问题。使用者使用者应严格遵守本管理办法和操作规范，正确使用、妥善保管沟通协调机；及时报告沟通协调机的故障、损坏等情况；不得擅自拆卸、改装沟通协调机。采购与配备采购计划行政部门应根据公司各部门的工作需求和实际情况，制定沟通协调机的年度采购计划。采购计划应包括设备型号、数量、预算等内容，并报公司领导审批。采购流程采购计划经批准后，行政部门按照公司的采购管理制度进行采购。采购过程中应选择具有良好信誉和质量保证的供应商，确保所采购的沟通协调机符合国家相关标准和公司的使用要求。配备原则沟通协调机的配备应遵循“按需配备、合理使用”的原则。根据各部门的工作性质、工作范围和实际需求，合理确定沟通协调机的配备数量和型号。对于工作流动性大、需要实时沟通的岗位，应优先配备。领用手续新采购的沟通协调机到货后，行政部门应进行验收。验收合格后，使用部门填写《沟通协调机领用申请表》，经部门负责人签字批准后，到行政部门办理领用手续。领用人员应在《沟通协调机领用登记表》上签字确认。使用管理使用规范1.使用者应严格按照操作手册正确使用沟通协调机，不得随意更改设备的设置参数。2.使用沟通协调机时，应使用文明用语，不得在通讯中传播与工作无关的信息、不良信息或进行恶意干扰。3.不得将沟通协调机转借他人使用，确因工作需要转借的，应经部门负责人批准，并办理转借手续。4.在使用沟通协调机过程中，如发现设备出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时报告行政部门。通讯纪律1.沟通协调机应主要用于工作沟通和协调，不得用于私人事务。2.严格遵守通讯保密制度，不得在通讯中泄露公司的商业秘密、敏感信息等。3.在工作时间内，使用者应保持沟通协调机处于开机状态，确保通讯畅通。工作区域使用规定1.根据公司的工作区域划分，合理设置沟通协调机的频道和使用范围。不同工作区域的沟通协调机应使用不同的频道，避免相互干扰。2.在特定的工作区域，如会议室、保密区域等，应遵守相关的使用规定，必要时应关闭沟通协调机或调至静音状态。维护与保养日常维护使用者应负责沟通协调机的日常维护和保养，保持设备的清洁、干燥。定期检查设备的外观、电池、天线等部件是否完好，如有损坏应及时报告。定期检修行政部门应定期组织对沟通协调机进行检修和维护，一般每半年进行一次全面检查。检修内容包括设备的性能测试、软件升级、部件更换等，确保设备处于良好的运行状态。故障维修沟通协调机出现故障时，使用者应及时报告行政部门。行政部门应根据故障情况，安排专业人员进行维修或送厂家指定的维修网点进行维修。维修费用按照公司的相关规定进行报销。电池管理沟通协调机的电池应按照正确的方法进行充电和使用。避免过度充电、过度放电和长时间闲置。如电池出现老化、损坏等情况，应及时更换。报废与更新报废标准沟通协调机符合以下条件之一的，可申请报废：1.设备老化、损坏严重，无法修复或维修成本过高；2.技术落后，不能满足公司的工作需求；3.因国家相关标准或政策要求，必须淘汰的设备。报废流程使用部门填写《沟通协调机报废申请表》，说明报废原因，并附设备的相关资料。行政部门组织专业人员对申请报废的沟通协调机进行鉴定，提出处理意见，报公司领导审批。经批准后，行政部门办理报废手续，并对报废设备进行妥善处理。更新计划行政部门应根据沟通协调机的使用情况和技术发展趋势，制定设备的更新计划。更新计划应与采购计划相结合，确保公司的沟通协调设备始终保持良好的性能和适用性。监督与考核监督检查行政部门应定期对各部门沟通协调机的使用、维护和管理情况进行监督检查。检查内容包括设备的使用规范、通讯纪律、维护保养等方面。对发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。考核机制公司将沟通协调机的管理情况纳入部门和员工的绩效考核体系。对管理规范、使用效率高的