杭州会议室管理办法

杭州会议室管理办法一、总则（一）目的为了加强杭州会议室的规范化管理，提高会议室的使用效率，确保会议室资源得到合理配置与有效利用，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于杭州地区本公司/组织内所有会议室的使用管理，包括但不限于各类大小型会议室、多功能厅等。（三）管理原则1.公平公正原则：所有员工和部门在会议室使用上享有平等的权利，按照规定的流程和标准进行申请与安排。2.高效利用原则：以提高会议室使用效率为核心，优化预订流程，避免资源闲置与浪费。3.服务保障原则：确保会议室设施设备完好，提供优质的会议服务，满足各类会议及活动的需求。二、会议室分类与设施（一）会议室分类1.大型会议室：可容纳[X]人以上，配备专业的音响、投影、灯光等设备，适用于公司级重要会议、大型培训、对外商务洽谈等。2.中型会议室：容纳人数在[X][X]人之间，设施较为齐全，能满足部门级会议、中型研讨等活动。3.小型会议室：一般容纳[X]人以下，主要用于小组讨论、临时沟通等小型会议。（二）设施设备1.基本设施：包括会议桌椅、讲台、白板及笔、板擦等。2.视听设备：投影仪、幕布、音响系统、麦克风、电脑及相关连接线等，确保设备正常运行，图像清晰、声音流畅。3.其他设备：根据会议室功能需求，可能配备空调、通风设备、饮水机、咖啡机等。三、会议室预订（一）预订方式1.线上预订：通过公司内部的会议室预订系统进行操作。员工需登录系统，按照提示填写预订信息，包括会议室名称、预订时间、使用时长、参会人数、会议主题等。2.线下预订：特殊情况下，可向行政部门提交书面预订申请，注明相关信息。行政部门工作人员在收到申请后，及时录入预订系统。（二）预订规则1.提前预订：为保证会议室资源的合理分配，原则上需提前[X]个工作日进行预订。紧急会议可在提前[X]小时内申请，但需经行政部门同意。2.最长预订时长：单次预订时长一般不超过[X]小时，确因会议需要延长的，需提前向行政部门说明并获得批准。3.优先顺序：公司级重要会议优先安排，其次是部门级会议、跨部门会议等。在同等条件下，按照预订时间先后顺序确定会议室使用权。4.重复预订限制：同一部门或个人在连续[X]个工作日内使用同一会议室的次数不得超过[X]次。（三）预订审核1.行政部门收到预订申请后，应在[X]小时内进行审核。审核内容包括预订信息的完整性、合理性，以及会议室的可用性等。2.若预订申请符合规定，行政部门予以批准，并在预订系统中确认；若申请存在问题，如信息不完整、与其他预订冲突等，行政部门应及时与申请人沟通，要求其修改或调整预订。四、会议室使用（一）使用要求1.遵守时间：参会人员应提前[X]分钟到达会议室，确保会议按时开始。如因特殊情况不能按时参加会议，需提前通知会议组织者及行政部门。2.保持整洁：使用会议室期间，应爱护室内设施设备，保持会议室整洁卫生。会议结束后，将桌椅摆放整齐，清理桌面垃圾，关闭电器设备及门窗。3.正确使用设备：如需使用视听设备等，应按照操作规范进行操作，避免因误操作导致设备损坏。如遇设备故障，应及时通知行政部门安排维修。4.禁止违规行为：严禁在会议室吸烟、使用明火、大声喧哗、随意挪动或损坏设施设备。禁止在会议室进行与会议无关的活动。（二）会议组织1.会议组织者职责：会议组织者负责提前做好会议准备工作，包括明确会议主题、议程、参会人员等，并在预订会议室时准确填写相关信息。组织会议期间，负责维持会议秩序，确保会议顺利进行。2.参会人员职责：参会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，认真听取会议内容，积极参与讨论。如有意见或建议，应在规定时间内提出。五、会议室维护与管理（一）日常维护1.设施设备检查：行政部门定期对会议室设施设备进行检查，确保设备正常运行。每周至少进行一次全面检查，包括电器设备、桌椅、白板等，发现问题及时维修或更换。2.环境卫生清洁：安排专人负责会议室的日常清洁工作，每天在会议结束后进行清扫，定期对会议室进行消毒，保持室内环境整洁卫生。（二）设备维修与保养1.建立维修档案：对会议室设施设备的维修情况进行详细记录，包括维修时间、故障原因、维修内容、维修人员等信息，以便跟踪设备运行状况。2.定期保养：根据设备使用说明和维护要求，定期对视听设备、空调等进行保养，如清洁镜头、更换滤网、添加润滑油等，延长设备使用寿命。3.设备更新：随着技术发展和业务需求变化，适时对会议室设施设备进行更新升级，确保会议室具备良好的硬件条件。（三）安全管理1.消防安全：在会议室配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并确保其处于有效状态。定期组织员工进行消防安全培训，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。2.用电安全：加强对会议室电器设备的用电管理，严禁私拉乱接电线，避免超负荷用电。对电器设备的使用进行规范指导，防止因用电不当引发安全事故。六、费用管理（一）费用构成1.会议室使用费用：根据会议室的类型、使用时长等因素，制定不同的收费标准。大型会议室每小时收费[X]元，中型会议室每小时收费[X]元，小型会议室每小时收费[X]元。2.设备使用费用：如因会议需要额外使用特殊设备，如高清投影仪、专业音响等，可根据设备使用情况收取一定的设备使用费用。3.服务费用：包括会议期间的茶水、咖啡、文具等服务费用，按照实际发生额收取。（二）费用结算1.定期结算：行政部门每月对会议室使用情况进行统计汇总，生成费用结算清单，提交财务部门进行费用结算。2.费用支付：各部门应在收到费用结算通知后的[X]个工作日内完成费用支付，逾期未支付的，财务部门将按照规定进行催缴。七、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定提前预订会议室，擅自占用会议室的。2.预订后未按时使用会议室，且未提前通知行政部门取消预订，造成资源浪费的。3.在会议室使用过程中，违反使用要求，如损坏设施设备、破坏环境卫生、进行违规活动等。4.未经批准，擅自更改会议室预订信息或转让会议室使用权的。（二）处理措施1.对于首次违规行为，给予口头警告，并要求其立即改正。2.多次违规或情节较为严重的，将在公司内部进行通报批评，并根据造成的损失情况，要求违规人员或部门进行赔偿。3.如因违规行为给公司/组织带来重大损失或不良影响的，将按照公司相关规定给予进一步的纪律处分，直至解除