合同与收款管理办法

合同与收款管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同与收款管理，规范合同签订、履行及收款行为，防范经营风险，维护公司合法权益，提高经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同以及相关收款事项的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行及收款应符合国家法律法规、政策及行业标准的要求。2.风险防范原则：强化风险意识，对合同签订、履行过程中的风险进行识别、评估和控制，确保公司利益不受损失。3.统一管理原则：公司对合同与收款实行统一领导、分级管理、归口负责的制度。4.诚实守信原则：合同各方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、合同管理（一）合同签订前管理1.合同立项各部门根据业务需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、履行期限等内容。申请表经部门负责人审核后，报分管领导审批。对于重大合同或涉及公司核心利益的合同，需经总经理办公会或董事会审议通过。2.合同调查合同承办部门负责对合同对方当事人的主体资格、信用状况、经营能力等进行调查。调查内容包括对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关资质文件，以及近年度的财务状况、经营业绩、涉诉情况等。可以通过查询国家企业信用信息公示系统、人民银行征信系统、第三方信用评级机构等渠道获取相关信息，并形成书面调查报告。3.合同谈判合同承办部门应组织相关人员与合同对方进行谈判，明确双方的权利义务、合同条款、价款支付方式、违约责任等内容。谈判过程中应做好记录，形成《合同谈判记录》，记录谈判的时间、地点、参与人员、谈判内容及达成的共识等。对于重要条款的变更，应经双方协商一致，并形成书面文件。4.合同文本拟定合同承办部门根据谈判结果拟定合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，条款清晰、准确、完整，避免歧义。合同文本应包括但不限于以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。对于格式合同文本，应仔细审查其中的格式条款，确保其符合法律法规的规定，不存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等无效或可撤销的条款。5.合同审核合同承办部门将拟定好的合同文本提交公司法律事务部门进行合法性审核。法律事务部门应从法律角度对合同条款进行审查，确保合同的签订和履行符合法律法规的要求，不存在法律风险。法律事务部门审核通过后，合同文本提交财务部门进行财务审核。财务部门主要审核合同的价款、支付方式、结算条款等是否符合公司财务管理制度的规定，是否有利于公司资金的合理安排和风险控制。合同文本还需提交相关业务部门进行专业性审核，审核合同条款是否符合业务实际需求，是否能够保障业务的顺利开展。各审核部门应在规定的时间内完成审核，并出具审核意见。对于审核中发现的问题，合同承办部门应及时与对方协商修改，直至审核通过。6.合同审批合同承办部门根据各审核部门的意见对合同文本进行修改完善后，提交公司领导审批。审批流程按照公司内部的授权审批制度执行，一般合同由分管领导审批，重大合同或涉及公司核心利益的合同由总经理或董事会审批。审批人应认真审查合同内容，签署审批意见。对于同意签订的合同，应明确签署意见；对于不同意签订的合同，应说明理由。（二）合同签订1.合同签署经审批同意签订的合同，由合同承办部门负责与合同对方当事人签订。合同签订应使用公司统一的合同专用章，并严格按照公司印章管理制度的规定进行用印审批和登记。合同双方当事人应在合同文本上签字（或盖章），签字（或盖章）应清晰、完整，符合法律规定。对于多页合同，应加盖骑缝章。2.合同编号与归档合同签订后，合同承办部门应及时对合同进行编号，并填写《合同登记表》，详细记录合同的编号、名称、签订日期、对方当事人、合同金额、履行期限等信息。合同承办部门应将合同文本及相关附件（如合同谈判记录、审批文件、补充协议等）整理归档，按照公司档案管理制度的要求妥善保管。合同档案应按照类别、年度、编号等进行分类存放，便于查阅和管理。（三）合同履行1.合同执行跟踪合同承办部门负责合同的履行跟踪，及时掌握合同履行情况，确保合同双方按照约定履行各自的义务。合同承办部门应定期向分管领导汇报合同履行进展情况，对于合同履行过程中出现的问题或风险，应及时分析原因，并提出解决方案。2.合同变更与解除在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，合同承办部门应及时与对方协商，并签订书面的变更或解除协议。合同变更或解除协议的签订应按照合同签订的审批流程进行审批，确保其合法性和有效性。合同变更或解除后，合同承办部门应及时将相关情况通知财务部门等相关部门，并对合同档案进行相应的调整。3.合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据，分析纠纷产生的原因，与对方进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。对于协商不成的合同纠纷，公司应及时启动法律程序，由法律事务部门负责处理。法律事务部门应根据纠纷的具体情况，制定诉讼或仲裁策略，维护公司的合法权益。在纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合法律事务部门提供相关资料和信息。三、收款管理（一）收款计划制定1.合同签订后，合同承办部门应根据合同约定的价款支付方式和期限，制定详细的收款计划，并填写《收款计划表》。2.收款计划应明确收款时间、金额、责任人等信息，确保收款工作有序进行。对于分期收款的合同，应按照每期收款的时间和金额分别列出计划。3.收款计划经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导应根据公司资金状况、业务需求等因素对收款计划进行审核，确保收款计划合理可行。（二）收款执行1.财务部门根据审批后的收款计划负责具体的收款工作。财务人员应及时与合同对方联系，按照合同约定的收款方式和时间收取款项。2.对于银行转账收款的，财务人员应及时核对收款账户信息，确保款项准确到账。对于现金收款的，应严格按照公司现金管理制度的规定进行操作，确保现金安全。3.财务人员收到款项后，应及时开具收款凭证，并进行账务处理。收款凭证应注明收款日期、金额、付款单位、款项来源等信息，确保凭证真实、准确、完整。（三）收款跟踪与催款1.财务部门应定期对收款情况进行跟踪，及时掌握款项到账情况。对于逾期未收款的，应及时通知合同承办部门。2.合同承办部门负责对逾期未收款的客户进行催款。催款方式可以包括电话催款、邮件催款、发送催款函等。催款过程中应做好记录，形成《催款记录》，记录催款时间、方式、对方反馈等信息。3.对于多次催款仍未收回的款项，合同承办部门应及时向分管领导汇报，并与法律事务部门沟通，研究采取进一步的法律措施，如发送律师函、提起诉讼等，以维护公司的合法权益。四、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门负责对合同与收款管理情况进行定期或不定期的监督检查。检查内容包括合同签订的合规性、履行情况、收款情况、档案管理等方面。2.审计部门应制定详细的检查方案，明确检查的范围、内容、方法和时间安排等。检查过程中应认真查阅相关资料，与相关人员进行沟通核实，确保检查结果真实、准确。3.对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。责任部门应认真分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施，并按时将整改情况反馈给审计部门。（二）考核评价1.公司建立合同与收款管理考核评价制度，对各部门及相关人员在合同与收款管理工作中的表现进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的准确性、履行的及时性、收款的回收率、档案管理的规范性等方面。考核评价应采用定量与定性相结合的方式，确保考核结果客观