昭通市档案管理办法

昭通市档案管理办法一、总则（一）目的为了加强昭通市档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等行为，有效保护和利用档案，为经济社会发展提供服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本市实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于昭通市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。（三）基本原则档案管理应当遵循统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用的原则。（四）职责分工1.昭通市档案行政管理部门主管全市档案工作，对全市档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。2.各县（市、区）档案行政管理部门负责本行政区域内的档案管理工作，业务上接受上级档案行政管理部门的监督和指导。3.各单位负责本单位的档案管理工作，接受同级档案行政管理部门的监督和指导。二、档案机构与人员（一）档案机构设置1.单位应当根据工作需要，设立档案工作机构或者配备专（兼）职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.档案工作机构应当保持相对稳定，确需调整的，应当报同级档案行政管理部门备案。（二）档案工作人员职责1.贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本单位档案管理制度。2.负责本单位档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案的完整与准确。3.负责本单位档案的保管和保护工作，维护档案的安全。4.积极开发利用档案信息资源，为单位各项工作提供服务。5.定期向同级档案行政管理部门报送档案工作情况。（三）档案工作人员要求1.档案工作人员应当具备档案专业知识和技能，熟悉本单位业务工作。2.档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密。三、档案的收集与整理（一）归档范围1.单位应当按照国家有关规定，确定本单位文件材料的归档范围，明确归档内容、保管期限和归档要求。2.归档范围应当包括反映单位工作活动、具有保存价值的各种载体形式的文件材料，如纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。（二）收集要求1.单位各部门应当及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理后移交本单位档案工作机构或者专（兼）职档案工作人员。2.对归档的文件材料，应当按照规定进行分类、编号、装订等整理工作，确保文件材料的系统性和完整性。（三）整理方法1.档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.纸质档案应当按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。3.电子档案应当按照国家有关标准和规范进行整理，建立电子档案管理系统，实行集中管理。四、档案的保管（一）保管场所与设施1.单位应当设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案架、柜、温湿度调节设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应当保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）档案保管制度1.建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，加强对档案库房的日常管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的账实相符。对破损、褪色的档案应当及时进行修复或者复制。3.对电子档案应当进行定期备份，存储在不同的载体上，并异地保管。（三）档案安全管理1.加强档案安全防范工作，建立健全档案安全保密制度，防止档案的丢失、损坏、泄密等事故发生。2.档案库房应当配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。3.严格控制档案库房的访问权限，非档案工作人员未经批准不得进入档案库房。五、档案的利用（一）利用范围1.单位内部人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案的，应当按照规定办理审批手续。（二）利用程序1.查阅、借阅档案应当填写查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等，经本单位负责人批准后，方可查阅、借阅。2.查阅、借阅档案应当在档案工作机构或者专（兼）职档案工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。3.查阅、借阅档案应当按时归还，如需延期，应当办理续借手续。（三）利用服务1.档案工作机构应当积极为利用者提供便利条件，根据利用者的需求，及时提供档案信息。2.可以通过档案数字化加工等方式，将档案信息转化为电子数据，方便利用者远程查阅、下载。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.单位应当定期对已到保管期限的档案进行鉴定，准确判定档案的存毁价值。2.档案鉴定工作应当由单位档案工作机构牵头，组织有关部门和人员组成鉴定小组进行。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应当编制销毁清册，报本单位负责人批准后销毁。2.销毁档案应当在指定的地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁清册应当永久保存。七、档案信息化建设（一）建设目标1.单位应当加强档案信息化建设，逐步实现档案管理的信息化、数字化、网络化。2.档案信息化建设应当与单位信息化建设相协调，充分利用现代信息技术，提高档案管理水平和服务效率。（二）建设内容1.建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.开展档案数字化加工，将纸质档案转化为电子档案，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。3.加强档案信息安全管理，采取必要的安全防护措施，确保档案信息的安全。（三）数据管理1.档案信息管理系统应当定期进行数据备份，存储在不同的载体上，并异地保管。2.加强对档案数据的维护和管理，确保数据的准确性、完整性和可用性。八、监督与检查（一）监督检查主体1.昭通市档案行政管理部门负责对全市档案管理工作进行监督检查。2.各县（市、区）档案行政管理部门负责对本行政区域内的档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案法律法规和方针政策的贯彻执行情况。2.档案机构设置、人员配备和档案管理制度建设情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。（三）检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，档案行政管