批示件闭环管理办法

批示件闭环管理办法一、总则（一）目的为进一步规范公司批示件的处理流程，提高工作效率，确保批示件得到及时、准确、有效的落实，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部收到的各类批示件，包括但不限于上级领导批示、政府部门交办事项、重要客户或合作伙伴的批示等。（三）基本原则1.及时高效原则：对批示件要迅速响应，及时处理，确保在规定时间内完成各项工作任务。2.准确规范原则：处理批示件要严格按照相关法律法规、行业标准和公司规定执行，确保工作的准确性和规范性。3.责任明确原则：明确各部门和人员在批示件处理过程中的职责，做到责任到人。4.闭环管理原则：对批示件的处理要形成完整的闭环，从批示的接收、交办、承办、反馈到归档，每个环节都要有明确的记录和跟踪，确保批示件得到妥善处理。二、批示件的接收与登记（一）接收渠道公司设立多种批示件接收渠道，包括但不限于纸质文件、电子邮件、内部办公系统等。各部门应指定专人负责接收批示件，并确保及时、准确地将批示件传递至公司办公室。（二）登记内容办公室收到批示件后，应立即进行登记，登记内容包括批示件来源、批示时间、批示内容、交办部门、交办人等信息。登记应准确、完整，并建立批示件台账，以便对批示件的处理情况进行跟踪和查询。三、批示件的交办（一）交办原则办公室根据批示件的内容和性质，按照职责分工，及时将批示件交办给相关部门或人员办理。交办时应明确办理要求、办理期限和责任人，确保批示件得到有效落实。（二）交办流程1.提出交办意见：办公室对批示件进行初步审核后，提出交办意见，明确承办部门、承办人及办理要求等。2.领导审批：交办意见报公司领导审批后，正式下达给承办部门或人员。3.交办通知：办公室以书面或电子形式向承办部门或人员发出交办通知，明确批示件的交办事项、办理要求和期限等。四、批示件的承办（一）承办要求1.明确责任人：承办部门收到交办通知后，应立即确定具体承办人，并将承办人信息反馈给办公室。2.制定办理方案：承办人应根据批示件的要求，制定详细的办理方案，明确办理步骤、时间节点和责任人等。办理方案应报部门负责人审核同意后实施。3.认真办理：承办人应按照办理方案认真办理批示件，确保办理结果符合批示要求。办理过程中如遇问题或困难，应及时向部门负责人汇报，并积极寻求解决方案。4.按时反馈：承办人应在规定期限内将批示件的办理情况反馈给办公室。反馈内容应包括办理结果、存在问题及下一步工作计划等。（二）办理期限批示件的办理期限根据批示要求和实际情况确定。一般情况下，紧急批示件应在[X]个工作日内办理完毕并反馈；重要批示件应在[X]个工作日内办理完毕并反馈；一般性批示件应在[X]个工作日内办理完毕并反馈。如遇特殊情况需要延长办理期限的，承办部门应提前向办公室说明原因，并经公司领导批准。（三）沟通协调承办过程中，如涉及多个部门或需要与外部单位协调的，承办部门应主动与相关部门或单位沟通协调，确保批示件的办理工作顺利进行。沟通协调情况应及时记录，并向办公室反馈。五、批示件的反馈（一）反馈方式承办人应按照交办通知要求的反馈方式，及时将批示件的办理情况反馈给办公室。反馈方式包括书面报告、电子邮件、口头汇报等。（二）反馈内容反馈内容应包括批示件的办理结果、存在问题及下一步工作计划等。办理结果应明确、具体，符合批示要求；存在问题应客观、准确，分析原因并提出改进措施；下一步工作计划应明确、可行，具有可操作性。（三）审核反馈办公室收到承办部门的反馈后，应进行认真审核。审核内容包括办理结果是否符合批示要求、反馈内容是否完整准确、存在问题及改进措施是否合理可行等。审核通过后，办公室将批示件的办理情况及时反馈给批示人或交办部门。如审核发现问题，办公室应及时与承办部门沟通，要求其补充或修改反馈内容，直至审核通过。六、批示件的督办（一）督办职责办公室负责对批示件的办理情况进行全程督办，确保批示件按时、高质量完成。督办过程中，如发现承办部门或人员存在拖延、推诿等问题，应及时督促其整改，并向公司领导汇报。（二）督办方式1.定期催办：办公室根据批示件的办理期限，定期对承办部门或人员进行催办，了解办理进展情况，督促其按时完成办理任务。2.实地督办：对于重要批示件或办理难度较大的批示件，办公室可派人到承办部门进行实地督办，了解办理情况，协调解决存在的问题。3.专项督办：针对批示件办理过程中出现的突出问题或共性问题，办公室可组织专项督办，集中力量进行解决，推动批示件的办理工作顺利进行。（三）督办记录办公室在督办过程中，应做好督办记录，包括督办时间、督办事项、承办部门或人员反馈情况、存在问题及解决措施等。督办记录应详细、准确，并存档备查。七、批示件的归档（一）归档范围批示件办理完毕后，承办部门应将批示件原件、办理过程中形成的相关文件、资料等一并移交办公室归档。归档范围包括批示件来源文件、交办通知、办理方案、办理结果反馈、督办记录等。（二）归档要求1.整理规范：办公室对接收的归档材料进行整理，按照文件形成时间、类别等进行分类，确保归档材料整齐、有序。2.编目准确：办公室对归档材料进行编目，编制归档文件目录，注明文件名称、文号、日期、保管期限等信息，便于查询和利用。3.装订牢固：归档材料应进行装订，确保装订牢固，不易散落。4.存储安全：归档材料应存储在安全、可靠的地方，防止文