合同会签及管理办法

合同会签及管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同会签流程，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关行业标准。2.风险防范原则：注重对合同风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损害。3.流程规范原则：明确合同会签各环节的职责和流程，保证合同签订的准确性和高效性。4.权责明确原则：合同签订及履行过程中各相关人员的职责清晰，责任落实到人。二、合同会签流程（一）合同发起1.业务部门根据业务需求起草合同初稿，并填写《合同会签申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款等内容。2.将合同初稿及《合同会签申请表》提交至部门负责人审核。（二）部门初审1.部门负责人对合同初稿进行初步审核，重点审查合同条款是否符合业务需求、是否存在法律风险、是否明确双方权利义务等。2.如发现问题，部门负责人应及时与业务人员沟通，提出修改意见，并在《合同会签申请表》上签署审核意见。3.审核通过后，部门负责人将合同初稿及《合同会签申请表》提交至法务部门。（三）法务审核1.法务人员对合同进行法律审查，重点关注合同的合法性、合规性、完整性以及风险防范措施等方面。2.法务人员应根据审查情况提出书面法律意见，对于存在法律风险的条款，应明确指出并提出修改建议。3.在《合同会签申请表》上签署审核意见后，将合同及相关材料返还至业务部门。（四）财务审核1.财务人员对合同涉及的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、费用标准等。2.确保合同财务条款符合公司财务制度和预算要求，避免出现财务风险。3.在《合同会签申请表》上签署审核意见后，将合同及相关材料流转至其他相关部门。（五）其他部门审核根据合同的具体性质和涉及的业务领域，可能需要其他相关部门进行审核，如技术部门、质量部门等。各部门应按照职责对合同相关内容进行审核，并在《合同会签申请表》上签署意见。（六）分管领导审批1.经各部门审核通过的合同，由业务部门提交至分管领导进行审批。2.分管领导应综合考虑合同的业务情况、法律风险、财务状况等因素，做出审批决定。3.如分管领导同意签订合同，应在《合同会签申请表》上签署审批意见；如不同意，应明确指出原因，业务部门根据意见进行修改后重新履行会签流程。（七）总经理审批1.对于重大合同或涉及公司重要利益的合同，在分管领导审批通过后，还需提交总经理进行最终审批。2.总经理审批通过后，合同方可正式签订。（八）合同签订1.业务部门根据审批意见对合同进行修改完善，确保合同内容准确无误。2.合同经双方授权代表签字盖章后生效。签订后的合同文本应及时归档保存，并按照合同约定履行相关义务。三、合同管理职责（一）业务部门职责1.负责合同的发起、起草和谈判工作，确保合同条款符合业务需求。2.配合各部门对合同进行审核，根据审核意见及时修改合同。3.负责合同的履行跟踪，及时解决合同履行过程中出现的问题。4.定期对合同履行情况进行总结分析，为公司合同管理提供参考依据。（二）法务部门职责1.负责对合同进行法律审查，提供专业的法律意见和风险防范建议。2.参与合同谈判，从法律角度保障公司合法权益。3.协助处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。4.定期对公司合同进行法律风险评估，提出改进措施。（三）财务部门职责1.负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同财务条款符合公司财务制度和预算要求。2.参与合同谈判，提供财务方面的专业意见。3.负责合同款项的收付管理，监督合同履行过程中的财务情况。4.定期对合同财务执行情况进行分析，为公司财务管理提供数据支持。（四）其他部门职责根据合同的具体情况，相关部门按照各自职责对合同涉及的专业内容进行审核，如技术条款、质量标准等，确保合同的全面性和可行性。（五）合同管理部门职责1.负责制定和完善公司合同管理制度，并监督制度的执行情况。2.建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。3.定期对合同管理情况进行统计分析，为公司决策提供数据支持。4.组织合同管理培训，提高员工的合同管理意识和能力。四、合同变更与解除（一）变更条件1.合同履行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因，需要对合同条款进行变更的。2.经双方协商一致，同意对合同内容进行变更的。（二）变更流程1.由合同一方提出书面变更申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.提交至原合同会签流程进行审核，经各部门审核通过后，报分管领导和总经理审批。3.审批通过后，双方签订合同变更协议，作为原合同的补充文件。（三）解除条件1.合同双方协商一致，同意解除合同的。2.因不可抗力或一方严重违约，导致合同无法履行或继续履行已无意义的。3.法律法规规定的其他可以解除合同的情形。（四）解除流程1.由合同一方提出书面解除申请，说明解除的原因及依据。2.提交至原合同会签流程进行审核，重点审查解除合同是否符合法律法规及公司利益。3.经各部门审核通过后，报分管领导和总经理审批。4.审批通过后，双方签订合同解除协议，并按照协议约定处理相关事宜。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同签订前的审核和风险评估，确保合同条款明确、合法、合理。2.在合同履行过程中，业务部门应及时跟踪进展情况，发现问题及时沟通解决，避免纠纷扩大。3.定期组织合同管理培训，提高员工的合同风险防范意识和法律意识。（二）纠纷处理流程1.当发生合同纠纷时，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门会同法务部门对纠纷情况进行评估，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，与对方进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。4.如协商不成，可根据合同约定或法律法规的规定，选择仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应积极配合相关部门提供证据和信息，维护公司合法权益。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关附件、《合同会签申请表》、审批意见等资料整理齐全，移交至合同管理部门。2.合同管理部门对接收的合同档案进行核对，确保档案资料完整、准确。（二）档案整理1.合同管理部门按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案目录。2.对每份合同档案进行编号，以便于查询和管理。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，确保档案的安全、完整；电子档案应进行备份，并存储在安全的服务器或存储设备上。3.档案保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行，期满后按照规定进行销毁或存档。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等。2.经合同管理部门负责人审批同意后，方可查阅合同档案。查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.查阅完毕后，应及时将合同档案归还至档案保管部门，并在《合同档案查阅申请表》上签字确认。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门定期对公司合同会签及管理情况进行监督检查，重点检查合同会签流程的执行情况、合同履行情况、档案管理情况等。2.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对各部门及相关人员的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的准确性、合同履行的及时性、合同风险