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文档简介

合同会签及管理办法一、总则(一)目的为加强公司合同管理,规范合同会签流程,防范合同风险,保障公司合法权益,特制定本办法。(二)适用范围本办法适用于公司各部门签订的各类合同,包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。(三)基本原则1.依法合规原则:合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关行业标准。2.风险防范原则:注重对合同风险的识别、评估和控制,确保公司利益不受损害。3.流程规范原则:明确合同会签各环节的职责和流程,保证合同签订的准确性和高效性。4.权责明确原则:合同签订及履行过程中各相关人员的职责清晰,责任落实到人。二、合同会签流程(一)合同发起1.业务部门根据业务需求起草合同初稿,并填写《合同会签申请表》,详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款等内容。2.将合同初稿及《合同会签申请表》提交至部门负责人审核。(二)部门初审1.部门负责人对合同初稿进行初步审核,重点审查合同条款是否符合业务需求、是否存在法律风险、是否明确双方权利义务等。2.如发现问题,部门负责人应及时与业务人员沟通,提出修改意见,并在《合同会签申请表》上签署审核意见。3.审核通过后,部门负责人将合同初稿及《合同会签申请表》提交至法务部门。(三)法务审核1.法务人员对合同进行法律审查,重点关注合同的合法性、合规性、完整性以及风险防范措施等方面。2.法务人员应根据审查情况提出书面法律意见,对于存在法律风险的条款,应明确指出并提出修改建议。3.在《合同会签申请表》上签署审核意见后,将合同及相关材料返还至业务部门。(四)财务审核1.财务人员对合同涉及的财务条款进行审核,包括付款方式、结算周期、费用标准等。2.确保合同财务条款符合公司财务制度和预算要求,避免出现财务风险。3.在《合同会签申请表》上签署审核意见后,将合同及相关材料流转至其他相关部门。(五)其他部门审核根据合同的具体性质和涉及的业务领域,可能需要其他相关部门进行审核,如技术部门、质量部门等。各部门应按照职责对合同相关内容进行审核,并在《合同会签申请表》上签署意见。(六)分管领导审批1.经各部门审核通过的合同,由业务部门提交至分管领导进行审批。2.分管领导应综合考虑合同的业务情况、法律风险、财务状况等因素,做出审批决定。3.如分管领导同意签订合同,应在《合同会签申请表》上签署审批意见;如不同意,应明确指出原因,业务部门根据意见进行修改后重新履行会签流程。(七)总经理审批1.对于重大合同或涉及公司重要利益的合同,在分管领导审批通过后,还需提交总经理进行最终审批。2.总经理审批通过后,合同方可正式签订。(八)合同签订1.业务部门根据审批意见对合同进行修改完善,确保合同内容准确无误。2.合同经双方授权代表签字盖章后生效。签订后的合同文本应及时归档保存,并按照合同约定履行相关义务。三、合同管理职责(一)业务部门职责1.负责合同的发起、起草和谈判工作,确保合同条款符合业务需求。2.配合各部门对合同进行审核,根据审核意见及时修改合同。3.负责合同的履行跟踪,及时解决合同履行过程中出现的问题。4.定期对合同履行情况进行总结分析,为公司合同管理提供参考依据。(二)法务部门职责1.负责对合同进行法律审查,提供专业的法律意见和风险防范建议。2.参与合同谈判,从法律角度保障公司合法权益。3.协助处理合同纠纷,提供法律支持和解决方案。4.定期对公司合同进行法律风险评估,提出改进措施。(三)财务部门职责1.负责对合同涉及的财务条款进行审核,确保合同财务条款符合公司财务制度和预算要求。2.参与合同谈判,提供财务方面的专业意见。3.负责合同款项的收付管理,监督合同履行过程中的财务情况。4.定期对合同财务执行情况进行分析,为公司财务管理提供数据支持。(四)其他部门职责根据合同的具体情况,相关部门按照各自职责对合同涉及的专业内容进行审核,如技术条款、质量标准等,确保合同的全面性和可行性。(五)合同管理部门职责1.负责制定和完善公司合同管理制度,并监督制度的执行情况。2.建立合同管理台账,对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。3.定期对合同管理情况进行统计分析,为公司决策提供数据支持。4.组织合同管理培训,提高员工的合同管理意识和能力。四、合同变更与解除(一)变更条件1.合同履行过程中,因不可抗力、政策调整、市场变化等原因,需要对合同条款进行变更的。2.经双方协商一致,同意对合同内容进行变更的。(二)变更流程1.由合同一方提出书面变更申请,说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.提交至原合同会签流程进行审核,经各部门审核通过后,报分管领导和总经理审批。3.审批通过后,双方签订合同变更协议,作为原合同的补充文件。(三)解除条件1.合同双方协商一致,同意解除合同的。2.因不可抗力或一方严重违约,导致合同无法履行或继续履行已无意义的。3.法律法规规定的其他可以解除合同的情形。(四)解除流程1.由合同一方提出书面解除申请,说明解除的原因及依据。2.提交至原合同会签流程进行审核,重点审查解除合同是否符合法律法规及公司利益。3.经各部门审核通过后,报分管领导和总经理审批。4.审批通过后,双方签订合同解除协议,并按照协议约定处理相关事宜。五、合同纠纷处理(一)纠纷预防1.加强合同签订前的审核和风险评估,确保合同条款明确、合法、合理。2.在合同履行过程中,业务部门应及时跟踪进展情况,发现问题及时沟通解决,避免纠纷扩大。3.定期组织合同管理培训,提高员工的合同风险防范意识和法律意识。(二)纠纷处理流程1.当发生合同纠纷时,业务部门应及时收集相关证据,分析纠纷原因,并向合同管理部门报告。2.合同管理部门会同法务部门对纠纷情况进行评估,制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案,与对方进行沟通协商,争取通过友好协商解决纠纷。4.如协商不成,可根据合同约定或法律法规的规定,选择仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中,应积极配合相关部门提供证据和信息,维护公司合法权益。六、合同档案管理(一)档案收集1.合同签订后,业务部门应及时将合同文本及相关附件、《合同会签申请表》、审批意见等资料整理齐全,移交至合同管理部门。2.合同管理部门对接收的合同档案进行核对,确保档案资料完整、准确。(二)档案整理1.合同管理部门按照合同类别、签订时间等进行分类整理,建立合同档案目录。2.对每份合同档案进行编号,以便于查询和管理。(三)档案保管1.合同档案应妥善保管,采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中,确保档案的安全、完整;电子档案应进行备份,并存储在安全的服务器或存储设备上。3.档案保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行,期满后按照规定进行销毁或存档。(四)档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的,应填写《合同档案查阅申请表》,注明查阅原因、查阅内容等。2.经合同管理部门负责人审批同意后,方可查阅合同档案。查阅过程中应遵守档案管理制度,不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.查阅完毕后,应及时将合同档案归还至档案保管部门,并在《合同档案查阅申请表》上签字确认。七、监督与考核(一)监督检查1.合同管理部门定期对公司合同会签及管理情况进行监督检查,重点检查合同会签流程的执行情况、合同履行情况、档案管理情况等。2.对检查中发现的问题,应及时下达整改通知,要求责任部门限期整改,并跟踪整改落实情况。(二)考核评价1.建立合同管理考核评价机制,对各部门及相关人员的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的准确性、合同履行的及时性、合同风险

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