新三板董秘管理办法

新三板董秘管理办法总则制定目的为规范新三板挂牌公司董事会秘书（以下简称“董秘”）的管理，充分发挥董秘在公司治理中的作用，促进公司规范运作，保护投资者合法权益，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《全国中小企业股份转让系统挂牌公司治理规则》等相关法律法规、规范性文件以及公司章程的规定，结合公司实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于公司及公司下属各子公司的董秘管理工作。基本原则董秘管理工作应遵循依法合规、诚实守信、勤勉尽责的原则，确保董秘忠实履行职责，维护公司和全体股东的利益。董秘任职资格任职条件1.具有良好的职业道德和个人品德，具备履行职责所必需的专业知识和技能，熟悉国家法律法规、规范性文件以及全国中小企业股份转让系统（以下简称“新三板”）的相关业务规则。2.具有大学本科以上学历，从事秘书、管理、股权事务等工作三年以上，或具有会计、审计、法律等相关专业中级以上职称，或取得全国中小企业股份转让系统董事会秘书资格证书。3.具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识，具有较强的沟通协调能力、信息披露能力和处理复杂问题的能力。4.身体健康，能够适应董秘工作的要求，无不良信用记录，最近三年内未受到过中国证监会及其派出机构、全国中小企业股份转让系统有限责任公司（以下简称“全国股转公司”）的行政处罚、纪律处分或被采取证券市场禁入措施。5.不存在《公司法》规定的不得担任公司高级管理人员的情形。任职程序1.公司董事会根据董秘任职条件，综合考虑候选人的专业背景、工作经验、能力素质等因素，确定董秘候选人名单。2.董秘候选人应向公司董事会提交个人简历及相关证明材料，公司董事会对候选人进行资格审查。3.经资格审查合格的董秘候选人，由公司董事会提名，提交公司股东大会审议通过后聘任。4.公司应在董秘聘任后及时向全国股转公司报备，并公告董秘的任职情况。董秘职责职责概述董秘负责公司的信息披露、投资者关系管理、公司治理、股权事务管理等工作，协助董事会做好公司的规范运作和决策支持，确保公司合规运营。具体职责1.信息披露负责组织和协调公司信息披露事务，建立健全信息披露管理制度，确保信息披露内容真实、准确、完整、及时、公平。定期收集公司及相关部门的信息，对拟披露的信息进行审核，提出信息披露建议，报董事会秘书办公室主任审核后提交董事会、监事会审议。负责与全国股转公司、主办券商等监管机构和中介机构沟通协调，及时了解和掌握信息披露的最新要求和规定，确保公司信息披露工作符合法律法规和监管要求。负责公司定期报告、临时报告等信息披露文件的编制、报送和披露工作，组织相关人员对信息披露文件进行审核，确保信息披露文件格式规范、内容准确。负责公司信息披露档案的管理工作，对信息披露文件、公告底稿、股东大会文件等资料进行整理、归档和保存，以备查阅。2.投资者关系管理制定并实施投资者关系管理计划，建立与投资者沟通的有效渠道，及时了解投资者的需求和意见，维护投资者的合法权益。组织公司业绩发布会、投资者调研、路演等活动，向投资者介绍公司的经营情况、发展战略、财务状况等信息，解答投资者的疑问。负责收集、整理和分析投资者的反馈意见，及时向公司管理层汇报投资者关注的热点问题和市场动态，为公司决策提供参考依据。关注媒体报道和市场动态，及时回应媒体和投资者的提问，维护公司的良好形象。3.公司治理协助公司董事会制定和完善公司治理制度，确保公司治理结构健全、运作规范。组织公司董事、监事、高级管理人员参加相关培训，提高其合规意识和公司治理水平。负责公司股东大会、董事会、监事会的筹备、组织和会议文件的起草、审核等工作，确保会议的顺利召开和决策的有效执行。负责公司治理信息的披露工作，及时向投资者和社会公众披露公司治理情况，提高公司治理透明度。协调公司与控股股东、实际控制人、其他股东及相关利益者之间的关系，维护公司的独立运作和股东的合法权益。4.股权事务管理负责公司股权登记、股东名册管理、股份转让等股权事务的办理工作，确保公司股权管理规范、准确。协助公司实施股权激励计划，负责股权激励计划的方案设计、申报、实施等工作，确保股权激励计划的顺利实施。负责公司限售股份的管理工作，按照相关规定办理限售股份的解除限售、转让等手续，确保限售股份管理合规。负责公司股东资料的管理工作，建立股东信息档案，及时更新股东信息，确保股东资料的安全和保密。5.其他职责负责公司印章的管理工作，按照公司印章管理制度的规定，严格履行印章使用审批程序，确保印章使用安全、规范。负责公司档案的管理工作，按照公司档案管理制度的规定，对公司各类档案进行整理、归档和保存，确保档案资料的完整和安全。完成公司领导交办的其他工作任务。工作规范工作流程1.信息收集与整理董秘应定期收集公司各部门的工作信息，包括但不限于财务报表、经营数据、重大事项进展等。对收集到的信息进行整理和分析，筛选出需要披露的信息，并按照信息披露的格式和要求进行分类。2.信息审核与披露董秘对整理后的信息进行审核，确保信息真实、准确、完整、及时、公平。对于需要披露的信息，董秘应组织相关人员进行讨论和审核，提出修改意见，报董事会秘书办公室主任审核后提交董事会、监事会审议。经董事会、监事会审议通过的信息，董秘应及时按照全国股转公司的要求进行披露，确保信息披露的及时性和准确性。3.投资者关系管理董秘应制定投资者关系管理计划，明确投资者关系管理的目标、内容、方式和频率。组织公司业绩发布会、投资者调研、路演等活动，向投资者介绍公司的经营情况、发展战略、财务状况等信息，解答投资者的疑问。负责收集、整理和分析投资者的反馈意见，及时向公司管理层汇报投资者关注的热点问题和市场动态，为公司决策提供参考依据。关注媒体报道和市场动态，及时回应媒体和投资者的提问，维护公司的良好形象。4.公司治理董秘应协助公司董事会制定和完善公司治理制度，确保公司治理结构健全、运作规范。组织公司董事、监事、高级管理人员参加相关培训，提高其合规意识和公司治理水平。负责公司股东大会、董事会、监事会的筹备、组织和会议文件的起草、审核等工作，确保会议的顺利召开和决策的有效执行。负责公司治理信息的披露工作，及时向投资者和社会公众披露公司治理情况，提高公司治理透明度。协调公司与控股股东、实际控制人、其他股东及相关利益者之间的关系，维护公司的独立运作和股东的合法权益。5.股权事务管理董秘应负责公司股权登记、股东名册管理、股份转让等股权事务的办理工作，确保公司股权管理规范、准确。协助公司实施股权激励计划，负责股权激励计划的方案设计、申报、实施等工作，确保股权激励计划的顺利实施。负责公司限售股份的管理工作，按照相关规定办理限售股份的解除限售、转让等手续，确保限售股份管理合规。负责公司股东资料的管理工作，建立股东信息档案，及时更新股东信息，确保股东资料的安全和保密。工作纪律1.董秘应严格遵守国家法律法规、规范性文件以及全国股转公司的相关业务规则，诚实守信，勤勉尽责。2.董秘应保守公司商业秘密和内幕信息，不得泄露公司未公开的信息，不得利用内幕信息为自己或他人谋取利益。3.董秘应遵守公司的各项规章制度，服从公司的工作安排，积极履行职责，不得无故拖延或拒绝履行职责。4.董秘应保持良好的职业操守，不得接受公司股东、实际控制人、其他利益相关者或中介机构的不正当利益，不得从事损害公司利益或投资者利益的行为。5.董秘应定期参加全国股转公司组织的培训和学习活动，不断提高自身的业务水平和综合素质。培训与考核培训计划1.公司应制定董秘培训计划，定期组织董秘参加全国股转公司、主办券商等机构举办的培训活动，提高董秘的业务水平和综合素质。2.培训内容应包括国家法律法规、规范性文件、新三板业务规则、公司治理、信息披露、投资者关系管理等方面的知识和技能。3.公司应鼓励董秘自主学习，参加相关专业资格考试和培训课程，不断提升自身的专业素养。考核机制1.公司应建立董秘考核机制，对董秘的工作业绩、职业操守、专业能力等方面进行定期考核。2.考核内容应包括信息披露工作质量、投资者关系管理效果、公司治理规范程度、股权事务管理水平等方面。3.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，考核结果将作为董秘薪酬调整、职务晋升、续聘或解聘的重要依据。4.董秘如对考核结果有异议，可在考核结果公布后的[X]个工作日内向公司董事会提出申诉，公司董事会应在收到申诉后的[X]个工作日内进行调查和处理，并将处理结果反馈给董秘。薪酬与激励薪酬待遇1.董秘的薪酬待遇应根据其岗位职责、工作业绩、市场行情等因素确定，实行与绩效考核挂钩的薪酬制度。2.董秘的薪酬结构应包括基本工资、绩效工资、奖金等部分，其中基本工资占薪酬总额的[X]%，绩效工资占薪酬总额的[X]%，奖金根据公司业绩和董秘个人工作表现确定。3.公司应按照国家法律法规和公司薪酬管理制度的规定，按时足额支付董秘的薪酬，不得拖欠或克扣。激励措施1.公司应建立董秘激励机制，对工作表现优秀、为公