工装采购及管理办法

工装采购及管理办法一、总则（一）目的为规范公司工装采购及管理工作，确保工装的质量、适用性和经济性，满足公司生产经营需求，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各类工装的采购、验收、使用、维护、报废等全过程管理。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司生产计划、工作任务及实际需求，合理确定工装采购数量和规格，避免盲目采购。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定、符合行业标准和公司要求的工装产品。3.性价比最优原则：在保证工装质量的前提下，通过多渠道询价、招标等方式，降低采购成本，提高资金使用效益。4.归口管理原则：工装采购及管理工作实行归口管理，明确相关部门职责，确保各项工作有序开展。二、职责分工（一）采购部门1.负责工装采购计划的制定、执行和供应商的选择、管理。2.组织工装采购合同的签订、履行及付款申请等工作。3.协调解决工装采购过程中的相关问题。（二）使用部门1.根据生产经营需求，提出工装采购申请，明确工装的规格、型号、数量等技术要求。2.参与工装的验收工作，对工装的适用性和质量进行确认。3.负责工装的日常使用、维护和保管，及时反馈工装使用过程中出现的问题。（三）质量部门1.制定工装验收标准和检验规范，负责工装的质量检验和验收工作。2.对工装质量问题进行分析和处理，跟踪整改情况。3.参与工装采购合同中质量条款的审核。（四）财务部门1.负责工装采购资金的预算安排和审核，确保资金及时到位。2.按照公司财务制度，办理工装采购付款手续。3.对工装采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）资产管理部门1.负责工装的资产登记、入账、清查等管理工作。2.制定工装报废标准和审批流程，办理工装报废手续。3.监督工装的使用和维护情况，确保资产安全完整。三、采购管理（一）采购计划1.使用部门应根据生产经营计划、设备更新需求等，提前[X]个月编制工装采购计划，详细列出工装名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门对使用部门提交的采购计划进行审核，结合库存情况、市场供应情况等因素，对采购计划进行调整和完善，形成年度工装采购计划，并报公司领导审批。3.年度工装采购计划应明确采购项目的优先级，对于紧急采购项目，使用部门应填写《紧急工装采购申请表》，说明紧急原因和预计到货时间，经相关领导审批后，采购部门应优先安排采购。（二）供应商选择1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，收集潜在供应商信息。2.对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。3.采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察，评估其生产能力、技术水平、质量管理体系等，必要时可要求供应商提供样品进行测试和验证。4.根据供应商评估结果，建立合格供应商名录，并定期对供应商进行动态评估和调整。优先选择合格供应商名录中的供应商进行工装采购。（三）采购合同1.采购部门与选定的供应商签订工装采购合同，合同应明确工装的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。3.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保工装按时、按质、按量交付。如因供应商原因导致合同无法履行或出现质量问题，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。四、验收管理（一）验收准备1.质量部门根据工装的特点和技术要求，制定验收标准和检验规范，并提前通知采购部门和使用部门。2.采购部门在工装到货前，应通知使用部门和质量部门做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。（二）验收流程1.工装到货后，采购部门通知质量部门进行验收。质量部门按照验收标准和检验规范对工装进行检验，包括外观检查、尺寸测量、性能测试等。2.使用部门参与工装的验收工作，对工装的适用性和质量进行确认。如发现工装存在质量问题或不符合使用要求，应及时向质量部门反馈。3.质量部门根据验收结果出具《工装验收报告》，验收合格的工装方可办理入库手续；验收不合格的工装，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货。（三）验收记录1.质量部门应做好工装验收记录，记录内容包括工装名称、规格型号、数量、供应商、验收日期、验收人员、验收结果等信息。2.验收记录应妥善保存，作为工装质量追溯和管理的依据。五、使用管理（一）领用登记1.使用部门根据工作需要，填写《工装领用申请表》，经部门负责人审批后，到资产管理部门办理工装领用手续。2.资产管理部门对工装进行登记，记录工装的领用部门、领用人、领用日期、工装编号等信息，并发放工装。（二）使用培训1.对于新购置的工装，采购部门应组织供应商或专业技术人员对使用部门的操作人员进行培训，使其熟悉工装的性能、操作方法、维护要点等。2.使用部门应确保操作人员具备相应的操作技能和知识，严格按照操作规程使用工装，避免因操作不当导致工装损坏或安全事故。（三）日常维护1.使用部门负责工装的日常维护和保养工作，制定工装维护保养计划，定期对工装进行清洁、润滑、调试、检查等维护工作，确保工装处于良好的运行状态。2.如发现工装出现故障或损坏，使用部门应及时通知维修人员进行维修，并填写《工装维修申请表》，说明故障原因、维修情况等信息。（四）借用管理1.因工作需要，其他部门或单位借用工装时，应填写《工装借用申请表》，经工装所属部门负责人和公司领导审批后，到资产管理部门办理借用手续。2.资产管理部门对工装借用情况进行登记，明确借用部门、借用人、借用日期、归还日期等信息。借用部门应按照规定的时间归还工装，如因特殊原因需要延长借用期限，应提前办理续借手续。3.借用部门在借用期间应妥善保管工装，不得擅自转借、拆卸、改装工装，如因借用部门原因导致工装损坏或丢失，借用部门应照价赔偿。六、维护管理（一）维护计划1.设备管理部门应根据工装的使用情况和维护保养要求，制定工装年度维护计划，明确维护项目、维护周期、维护责任人等信息。2.工装年度维护计划应报公司领导审批后实施，确保维护工作的计划性和有效性。（二）维护实施1.维护责任人按照工装年度维护计划，定期对工装进行维护保养工作，确保工装的性能和精度符合要求。2.维护过程中，如发现工装存在较大故障或损坏，维护责任人应及时填写《工装维修申请表》，提交设备管理部门进行维修评估。（三）维修管理1.设备管理部门根据工装维修申请表，组织相关技术人员对工装进行维修评估，确定维修方案和维修费用。2.维修费用在[X]元以下的，由设备管理部门自行组织维修；维修费用在[X]元以上的，应通过招标等方式选择维修单位进行维修。3.维修完成后，设备管理部门应组织相关人员对工装进行验收，确保工装维修质量符合要求。验收合格后，填写《工装维修验收报告》，并将工装交付使用部门。七、报废管理（一）报废标准1.工装符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且技术性能严重下降，无法满足工作需要的；因技术进步、工艺改进等原因，已被新型工装替代，且无使用价值的；因意外事故或自然灾害导致工装严重损坏，无法修复的；其他原因导致工装无法正常使用，且维修成本过高的。2.资产管理部门应根据工装的实际情况，制定具体的报废标准和报废鉴定流程。（二）报废申请1.使用部门或资产管理部门发现工装符合报废条件时，应填写《工装报废申请表》，详细说明工装名称、规格型号、购置日期、报废原因等信息，并提交相关证明材料。2.《工装报废申请表》经使用部门负责人、资产管理部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司领导审批。（三）报废处理1.经公司领导批准报废的工装，资产管理部门应及时进行资产核销，并按照公司相关规定进行处理，如变卖、捐赠、报废等。2.报废工装的处理应进行记录，记录内容包括工装名称、规格型号、报废日期、处理方式、处理收入等信息，确保资产处置过程的合规性和透明度。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对工装采购及管理工作进行监督检查，重点检查采购计划执行情况、供应商管理、合同履行、验收工作、使用维护情况、报废管理等方面。2.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.人力资源部门将工装采购及管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，制定相应的考核指标和评价标准。2.