基础科研费管理办法

基础科研费管理办法一、总则（一）目的为了加强公司基础科研费的管理，提高资金使用效益，规范科研项目经费的使用行为，确保科研工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及基础科研费的项目及相关部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，确保科研经费的使用合法合规。2.专款专用原则：基础科研费应专项用于科研项目的研究与开发，不得挪作他用。3.效益性原则：注重经费使用的效益，合理安排资金，提高科研成果的质量和水平。4.规范管理原则：建立健全科研经费管理制度，加强预算管理、经费核算和监督检查，确保经费使用规范透明。二、管理职责（一）科研管理部门1.负责科研项目的立项申报、组织实施和结题验收等工作。2.会同财务部门编制科研项目经费预算，审核项目经费使用计划。3.对科研项目经费的使用情况进行监督检查，及时发现和解决问题。（二）财务部门1.负责科研经费的财务管理和会计核算，按照国家有关规定和财务制度进行账务处理。2.审核科研项目经费预算，对经费使用情况进行定期检查和分析，及时提供财务信息和建议。3.协助科研管理部门做好科研项目的结题财务审计工作。（三）项目负责人1.负责科研项目的具体实施，按照项目任务书的要求完成科研任务。2.编制科研项目经费预算和使用计划，严格按照预算和相关规定使用经费。3.对科研项目经费的使用情况进行自我监督和管理，确保经费使用合理合规。（四）其他相关部门按照各自职责，配合做好基础科研费的管理工作。三、预算管理（一）预算编制1.项目负责人应根据科研项目的研究内容、目标和任务，结合市场价格和实际需求，科学合理地编制科研项目经费预算。2.预算编制应包括直接费用和间接费用两部分。直接费用是指在项目研究过程中发生的与之直接相关的费用，包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费等；间接费用是指承担科研项目任务的单位在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用，主要包括管理费、绩效支出等。3.预算编制应遵循目标相关性、政策相符性和经济合理性原则，确保预算编制的准确性和完整性。（二）预算审批1.科研项目经费预算编制完成后，项目负责人应提交所在部门审核，经部门负责人签署意见后报科研管理部门。2.科研管理部门会同财务部门对预算进行审核，审核通过后报公司主管领导审批。3.经审批后的预算作为科研项目经费使用的依据，一般不得调整。如因特殊情况需要调整预算的，应按照原预算审批程序进行审批。（三）预算执行1.项目负责人应严格按照批准的预算执行，确保经费使用符合预算安排。2.对于直接费用中的各项支出，应按照国家有关规定和财务制度进行报销。其中，设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费等支出，应按照合同约定和实际发生情况进行报销；差旅费、会议费、国际合作与交流费等支出，应严格执行国家和公司的相关规定；出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费等支出，应按照规定的标准和程序进行发放。3.间接费用应按照国家有关规定和公司的相关政策进行管理和使用，不得挪作他用。四、经费支出管理（一）设备费1.设备费是指在项目研究过程中购置或试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。2.购置或试制专用仪器设备，应按照国家和公司的相关规定进行采购和招标。对于纳入政府采购范围的仪器设备，应按照政府采购程序进行采购。3.设备购置后，应及时办理固定资产入账手续，并按照公司固定资产管理制度进行管理。4.对现有仪器设备进行升级改造，应编制升级改造方案，经科研管理部门和财务部门审核后实施。升级改造费用应在项目经费中列支。5.租赁外单位仪器设备，应签订租赁合同，并按照合同约定支付租赁费用。租赁费用应在项目经费中列支。（二）材料费1.材料费是指在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品等的采购及运输、装卸、整理等费用。2.材料采购应按照公司采购管理制度进行，确保材料质量和供应及时性。3.材料采购应取得合法有效的发票，并按照规定进行报销。对于批量采购的材料，应附材料清单。4.材料使用应建立台账，记录材料的领用、消耗情况，确保材料使用合理合规。（三）测试化验加工费1.测试化验加工费是指在项目研究过程中支付给外单位（包括依托单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。2.委托外单位进行测试化验加工，应签订委托合同，并按照合同约定支付费用。费用支付应取得合法有效的发票，并按照规定进行报销。3.对于公司内部独立经济核算单位提供的测试化验加工服务，应按照内部结算价格进行结算，并开具内部结算票据。（四）燃料动力费1.燃料动力费是指在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。2.燃料动力费应按照实际发生情况进行计量和核算，并取得合法有效的发票。费用报销应按照公司财务制度进行审批。（五）差旅费1.差旅费是指在项目研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。2.差旅费的报销标准应按照国家和公司的相关规定执行。出差人员应按照规定填写差旅费报销单，并附出差审批单、机票、车票、住宿费发票等凭证。3.对于乘坐飞机、火车等交通工具的等级和住宿标准，应严格按照规定执行，不得超标报销。（六）会议费1.会议费是指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询交流、项目论证等活动而发生的会议费用。2.会议费的报销应按照国家和公司的相关规定执行。会议主办部门应提前编制会议预算，经科研管理部门和财务部门审核后实施。会议结束后，应及时办理报销手续，并附会议通知、参会人员名单、会议纪要、发票等凭证。3.会议费应严格控制规模和标准，不得超预算支出。严禁以会议名义组织公款旅游或发放礼品、补贴等。（七）国际合作与交流费1.国际合作与交流费是指在项目研究过程中与境外机构、个人开展合作研究、学术交流等活动而发生的费用，包括项目组人员出国（境）及外国专家来华工作的费用。2.国际合作与交流费的报销应按照国家和公司的相关规定执行。项目组人员出国（境）应按照规定办理审批手续，并按照国家外汇管理规定兑换外汇。外国专家来华工作应按照规定办理相关手续，并支付合理的费用。3.国际合作与交流费应严格控制规模和标准，确保费用使用合理合规。（八）出版/文献/信息传播/知识产权事务费1.出版/文献/信息传播/知识产权事务费是指在项目研究过程中，需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。2.出版/文献/信息传播/知识产权事务费的报销应按照国家和公司的相关规定执行。出版费应按照合同约定支付，并取得合法有效的发票。资料费、专用软件购买费等支出应按照规定进行审批和报销。3.专利申请及其他知识产权事务费用应按照国家和公司的相关政策进行管理和使用，确保知识产权的有效保护。（九）劳务费1.劳务费是指在项目研究过程中支付给参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等的劳务性费用。2.劳务费的发放标准应按照国家和公司的相关规定执行。发放对象应与项目任务书约定的人员一致，不得擅自扩大发放范围。3.劳务费应通过银行转账方式发放，并按照规定代扣代缴个人所得税。发放时应附发放清单，注明发放人员姓名、身份证号、工作内容、发放金额等信息。（十）专家咨询费1.专家咨询费是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。2.专家咨询费的发放标准应按照国家和公司的相关规定执行。咨询专家应具备相关专业知识和经验，且与项目无利害关系。3.专家咨询费应通过银行转账方式发放，并按照规定代扣代缴个人所得税。发放时应附专家咨询费发放清单，注明专家姓名、工作单位、身份证号、咨询内容、发放金额等信息。五、经费核算与监督（一）经费核算1.财务部门应按照国家有关规定和财务制度，对科研项目经费进行单独核算，确保经费收支清晰、准确。2.科研项目经费应按照项目进行明细核算，设置项目经费总账和明细账，详细记录经费的收支情况。3.项目负责人应定期与财务部门核对经费使用情况，确保经费核算准确无误。（二）经费监督1.公司建立健全科研经费监督检查制度，定期对科研项目经费的使用情况进行检查和监督。2.科研管理部门、财务部门应加强对科研项目经费使用的日常监督，及时发现和纠正经费使用过程中存在的问题。3.项目负责人应自觉接受监督检查，积极配合提供相关资料和信息。对于检查中发现的问题，应及时整改落实。4.公司审计部门应定期对科研项目经费进行审计，重点审计经费使用的合法性、合规性和效益性。对于审计中发现的违规问题，应按照有关规定进行处理。六、结题验收管理（一）结题验收申请1.科研项目完成后，项目负责人应及时向科研管理部门提交结题验收申请，并提供项目研究报告、经费决算报告等相关资料。2.科研管理部门会同财务部门对结题验收申请进行审核，审核通过后组织专家进行结题验收。（二）结题验收程序1.科研管理部门组织成立结题验收专家组，专家组由相关领域的专家组成。2.项目负责人向专家组汇报项目研究情况，包括研究内容、目标完成情况、成果形式、经费使用情况等。3.专家组对项目研究报告、经费决算报告等资料进行审查，并实地考察项目实施情况。4.专家组根据审查和考察情况，形成结题验收意见。结题验收意见分为通过验收、整改后通过验收和不通过验收三种。（三）经费决算1.项目负责人应在结题验收前编制经费决算报告，如实反映项目经费的收支情况。2.经费决算报告应包括经费预算执行情况、经费支出明细、经费结余情况等内容，并附相关凭证和说明。3.财务部门应对经费决算报告进行审核，确保经费决算准确无误。（四）结题验收结果处理1.对于通过验收的项目，项目负责人应按照结题验收