合同及印章管理办法

合同及印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同及印章管理，规范合同签订、履行及印章使用流程，防范法律风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同（包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同等）以及涉及的各类印章（包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等）的管理。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行及印章的使用必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保公司行为合法有效。2.风险防范原则加强合同及印章管理过程中的风险识别、评估和控制，预防和减少法律纠纷及经济损失。3.授权审批原则明确合同签订及印章使用的审批权限，未经授权不得擅自签订合同或使用印章。4.统一管理原则合同及印章实行统一归口管理，确保管理的规范性和一致性。二、合同管理（一）合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人信息、合同主要条款等内容，并提交相关资料。2.合同评审合同立项申请经部门负责人审核后，提交至法务部门进行法律风险评估。法务部门对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审查，提出法律意见。同时，财务部门对合同的财务条款进行审核，评估合同的财务风险和资金安排。涉及重大合同或特殊业务的，还需组织相关部门进行联合评审。3.合同审批经评审通过的合同，按照公司规定的审批权限提交各级领导审批。审批人应认真审查合同内容，签署审批意见。对于不符合要求的合同，应及时退回业务部门修改完善。4.合同签订业务部门根据审批意见，与对方当事人协商一致后签订合同。合同文本应使用公司统一制定的格式文本，如有特殊情况需要使用非格式文本的，应经法务部门审核同意。合同签订时，双方当事人应在合同上签字（或盖章），并加盖公司相应印章。（二）合同履行管理1.合同执行跟踪业务部门负责合同的具体履行，应建立合同履行台账，及时记录合同的执行情况，包括合同的履行进度、款项收付、质量验收等信息。定期对合同履行情况进行检查和分析，发现问题及时采取措施解决。2.合同变更与解除如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议应按照合同签订流程进行审批。3.合同纠纷处理在合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时报告公司领导，并会同法务部门进行处理。法务部门应根据纠纷的具体情况，制定解决方案，通过协商、仲裁或诉讼等方式维护公司的合法权益。（三）合同档案管理1.合同归档合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，交公司档案室统一保管。合同档案应包括合同文本、合同立项申请表、合同评审意见、合同审批表、对方当事人资质证明文件、往来函件等资料。2.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅人员应遵守档案室的管理制度，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。三、印章管理（一）印章种类及用途1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。2.合同专用章专门用于公司签订各类合同。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具等业务。4.法定代表人章用于公司法定代表人授权的特定业务。（二）印章刻制与启用1.印章刻制公司印章的刻制由办公室统一负责，根据公司规定的印章样式和规格，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制完成后，办公室应及时将印章登记备案，并留存印模。2.印章启用新印章启用前，办公室应发布启用通知，明确印章的名称、启用时间、使用范围等信息。同时，将印章的印模分发给相关部门，以便各部门识别和使用。（三）印章保管1.公司公章、合同专用章由办公室指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的人员保管。印章保管人员应严格遵守印章保管制度，确保印章安全。2.印章保管人员不得擅自将印章交他人使用，如因工作需要临时交接的，应办理交接手续，并在交接记录上签字确认。3.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。（四）印章使用1.使用审批使用公司印章应填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、用印份数等内容，并按照公司规定的审批权限提交审批。审批人应认真审查用印申请，签署审批意见。对于不符合要求的用印申请，应不予批准。2.用印登记印章保管人员应建立印章使用登记簿，对每次用印情况进行详细登记，包括用印时间、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人等信息。3.用印操作印章保管人员应在审核无误的用印文件上加盖印章，并确保印章清晰、端正。用印完成后，应将用印文件及《印章使用申请表》一并归档保存。（五）印章停用与销毁1.印章停用因公司机构调整、业务变更等原因需要停用印章的，办公室应及时发布停用通知，并收回印章。印章保管人员应将停用印章妥善保管，不得擅自销毁。2.印章销毁对于不再使用的印章，办公室应填写《印章销毁申请表》，经公司领导批准后，会同相关部门进行销毁。销毁印章时，应指定专人负责监销，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应永久保存。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对合同及印章管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行及印章使用是否符合本办法规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查各部门应定期对本部门的合同及印章管理情况进行自查，发现问题及时纠正。公司办公室负责对各部门的合同及印章管理情况进行不定期抽查，确保合同及印章管理工作规范有序。五、责任追究（一）违规责任认定对于违反本办法规定签订合同或使用印章的行为，由公司办公室会同法务部门进行调查核实，认定违规责任。（二）责任追究方式1.责令改正对于情节较轻的违规行为，责令相关责任人立即改正，并对其进行批评教育。2.经济赔偿因违规行为给公司造成经济损失的，责令相关责任人承担相应的经济赔偿责任。3.纪律处分对于情节较重的违规行