印章及票据管理办法

印章及票据管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章及票据的管理，规范印章及票据的使用流程，防范风险，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司的印章及票据管理。（三）定义1.印章：指公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、业务专用章等具有法律效力的印章。2.票据：指公司在经营活动中使用的支票、汇票、本票、发票、收据等各类有价证券。（四）管理原则1.依法合规原则：印章及票据的管理必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各层级的管理职责，确保印章及票据的安全使用。3.专人专管原则：指定专人负责印章及票据的保管和使用，严格执行审批制度。4.风险防范原则：加强风险防控，防止印章及票据被盗用、冒用、遗失等情况的发生。二、印章管理（一）印章的刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要填写《印章刻制申请表》，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.印章刻制完成后，行政部门应及时进行登记，并将印章移交指定的保管人员。（二）印章的保管1.公司公章、法定代表人章由公司办公室主任保管；财务专用章由财务部门负责人保管；合同专用章由合同管理部门负责人保管；业务专用章由相关业务部门负责人保管。2.印章保管人员应设立专门的印章保管登记簿，详细记录印章的启用、使用、交接、停用、销毁等情况。3.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用或遗失。如发现印章丢失或被盗用，应立即报告公司领导，并采取紧急措施，如登报声明作废、向公安机关报案等。（三）印章的使用1.印章使用必须经过严格的审批程序，填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人、使用时间等信息，经相关领导审批后，方可使用。2.涉及公司重大事项、合同协议、对外报送文件等重要文件的盖章，必须经公司法定代表人或其授权的负责人审批。3.印章保管人员应严格按照审批后的《印章使用申请表》进行盖章操作，不得擅自更改使用内容和范围。盖章时应确保印章清晰、端正，骑年盖月。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需先行盖章的，必须在盖章后及时填写相关内容，并由专人负责跟踪落实。（四）印章的交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理印章交接手续。交接双方应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方签字等信息，并由监交人签字确认。2.印章交接完成后，原保管人员应将印章及相关资料移交给新的保管人员，并协助新保管人员熟悉印章管理规定和使用流程。（五）印章的停用与销毁1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用时，由印章保管部门填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，办理印章停用手续。2.印章停用后，保管人员应将印章及时交回行政部门统一保管。行政部门应定期对停用印章进行清理，确认不再使用后，填写《印章销毁申请表》，经公司领导审批后，按照规定程序进行销毁。3.印章销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保印章无法恢复使用，并由行政部门、审计部门等相关人员共同监督销毁过程，销毁完成后在《印章销毁清单》上签字确认。三、票据管理（一）票据的购买1.公司财务部门负责各类票据的购买工作。根据业务需要，填写《票据购买申请表》，经财务部门负责人审批后，到税务机关或其他相关部门指定的地点购买票据。2.购买票据时，财务人员应认真核对票据的种类、数量、号码等信息，确保票据的真实性和完整性。购买完成后，应及时登记票据的购买日期、种类、数量、号码等信息，并妥善保管票据。（二）票据的保管1.财务部门应设立专门的票据保管库或保险柜，指定专人负责票据的保管。票据保管人员应严格遵守票据保管制度，确保票据存放安全。2.票据保管人员应建立票据保管登记簿，详细记录票据的购入、发出、结存等情况。定期对票据进行盘点，确保账实相符。3.严禁将票据与现金、银行存款等其他财物混放保管。如发现票据丢失或被盗用，应立即报告财务部门负责人，并采取紧急措施，如挂失止付、向税务机关或其他相关部门报案等。（三）票据的使用1.票据使用必须按照规定的用途和范围进行，严格执行票据使用审批制度。使用票据时，应填写《票据使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人、使用数量、起止号码等信息，经财务部门负责人审批后，方可使用。2.票据使用人员应按照票据管理规定和财务制度的要求，正确填写票据内容，确保票据填写规范、清晰、准确。票据填写完毕后，应加盖公司财务专用章或发票专用章，并由经手人签字确认。3.严禁擅自转让、转借、代开票据。如因业务需要确需转让票据的，必须经财务部门负责人批准，并办理相关手续。4.票据使用过程中，如发现填写错误或其他问题，应按照规定的作废处理程序进行处理，不得随意撕毁或丢弃票据。作废票据应加盖“作废”戳记，并与存根联一并保存，以备查验。（四）票据的核销1.票据使用完毕后，使用人员应及时将票据存根联交回财务部门进行核销。财务部门应认真核对票据存根联与记账联的内容、金额、号码等信息，确保一致。2.财务部门应定期对已使用的票据进行清理和核销，编制票据核销清单，注明票据种类、号码、使用日期、金额、核销日期等信息。核销完成后，应将票据存根联妥善保管，以备税务机关或其他相关部门检查。3.如发现票据存根联与记账联不一致或其他异常情况，财务部门应及时查明原因，并按照规定进行处理。（五）票据的盘点与清查1.财务部门应定期对票据进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由财务部门负责人组织，票据保管人员和其他相关人员参加。2.盘点时，应认真核对票据的种类、数量、号码、金额等信息，检查票据的保管情况是否符合要求。如发现账实不符或其他问题，应及时查明原因，并进行相应的处理。3.公司应定期组织对票据管理情况进行清查，检查票据管理制度的执行情况，发现问题及时整改。清查工作应由公司审计部门或其他相关部门负责组织实施。四、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责对印章及票据管理情况进行定期审计和不定期检查，确保印章及票据管理符合规定要求。2.审计部门应重点检查印章及票据的保管、使用、交接、销毁等环节是否规范，审批制度是否执行到位，账实是否相符等情况。如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.公司应接受税务机关、银行等相关部门的监督检查，积极配合提供有关印章及票据管理的资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，公司应及时进行整改，并将整改情况报告相关部门。五、责任追究（一）违反本办法规定，有下列情形之一的，由公司视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经审批擅自使用印章或票据的；2.超越审批权限使用印章或票据的；3.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章的；4.擅自转让、转借、代开票据的；5.未按规定保管印章或票据，导致印章或票据被盗用、