卫生保洁费管理办法

卫生保洁费管理办法一、总则（一）目的为加强公司卫生保洁费用的管理，规范费用的使用、核算与监督，确保公司环境卫生得到有效维护，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及卫生保洁费用的支出与管理，包括但不限于办公区域、生产车间、公共区域等保洁服务费用的管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保卫生保洁费的使用合法合规。2.合理性原则：根据公司实际卫生保洁需求，合理确定费用标准与支出范围，避免浪费与不合理开支。3.透明性原则：卫生保洁费的使用情况应保持公开透明，接受公司内部监督与审计。4.效益性原则：通过有效管理卫生保洁费，提高公司环境卫生质量，为员工创造良好的工作环境，提升公司整体形象。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定公司卫生保洁工作计划与标准，明确不同区域的保洁频次、质量要求等。2.负责卫生保洁服务供应商的选择、评估与管理，签订保洁服务合同，并监督合同执行情况。3.定期对公司环境卫生状况进行检查与评估，及时发现问题并督促整改。4.负责卫生保洁费用的预算编制、费用报销审核等工作，确保费用支出合理合规。（二）财务部门1.负责卫生保洁费的财务核算与账务处理，确保费用准确记录与反映。2.协助行政部门进行费用预算编制，对预算执行情况进行监控与分析。3.审核卫生保洁费用报销凭证，确保报销手续完备、金额准确，并按照财务制度进行支付。（三）审计部门1.对卫生保洁费的使用情况进行定期审计与监督，检查费用支出是否符合规定，有无违规违纪行为。2.对审计中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、费用预算管理（一）预算编制1.行政部门应根据公司年度工作计划、业务发展需求以及历史卫生保洁费用支出情况，于每年年底前编制下一年度卫生保洁费用预算。2.预算编制应详细列出各项费用明细，包括保洁人员工资、福利、清洁用品采购、设备维护保养等费用，并说明费用计算依据与标准。3.预算编制完成后，应提交财务部门进行审核，财务部门根据公司财务状况、成本控制目标等提出审核意见，经双方沟通协商后确定最终预算方案。（二）预算执行1.卫生保洁费用预算一经确定，应严格按照预算执行。行政部门应加强对预算执行情况的监控，确保各项费用支出在预算范围内。2.如因业务发展、环境变化等原因需要调整预算，行政部门应及时提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。预算调整申请经财务部门审核、公司领导审批后执行。（三）预算分析与考核1.财务部门应定期对卫生保洁费用预算执行情况进行分析，对比实际支出与预算的差异，找出差异原因，并提出改进措施与建议。2.公司将卫生保洁费用预算执行情况纳入部门绩效考核体系，对预算执行情况良好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行通报批评，并要求其说明原因，提出整改措施。四、费用核算与支付（一）费用核算1.财务部门应按照国家财务会计准则和公司财务制度，对卫生保洁费用进行准确核算。卫生保洁费用应按照不同的费用项目进行明细核算，确保费用信息清晰、准确。2.保洁人员工资、福利等人工费用应根据实际出勤情况、工资标准等进行计算与核算；清洁用品采购费用应按照采购发票金额进行核算；设备维护保养费用应根据实际发生的维修费用、保养费用等进行核算。（二）费用支付1.卫生保洁费用支付应严格按照公司财务审批流程进行。行政部门应在费用发生后及时整理报销凭证，填写费用报销单，并附上相关发票、合同等证明材料，提交财务部门审核。2.财务部门对报销凭证进行审核，重点审核凭证的真实性、合法性、完整性以及费用支出的合理性。审核无误后，按照公司财务制度规定的审批权限报公司领导审批。3.经公司领导审批通过后，财务部门根据审批结果进行费用支付。费用支付方式应根据公司与供应商签订的合同约定以及公司财务制度规定执行，一般采用银行转账等方式支付。五、卫生保洁服务管理（一）供应商选择1.行政部门应按照公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、竞争性谈判等方式选择卫生保洁服务供应商。2.在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、服务质量、价格水平、管理能力等因素，确保选择到优质的供应商。3.对拟选择的供应商，行政部门应进行实地考察，了解其实际运营情况、服务团队素质等，并要求供应商提供相关证明材料，如营业执照、资质证书、业绩证明等。（二）合同签订1.确定供应商后，行政部门应与供应商签订卫生保洁服务合同。合同应明确双方的权利与义务，包括服务内容、服务标准、服务期限、费用支付方式、违约责任等条款。2.合同签订前，应提交公司法律部门或法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。3.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，行政部门应定期对合同执行情况进行检查与评估，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。（三）服务监督与评估1.行政部门应建立健全卫生保洁服务监督机制，定期对供应商的服务质量进行检查与评估。检查内容包括保洁区域的清洁程度、保洁频次执行情况、保洁人员的工作态度与服务水平等。2.行政部门可通过现场检查、问卷调查、客户反馈等方式收集服务质量信息，并根据收集到的信息对供应商的服务质量进行评分与排名。3.对服务质量不达标的供应商，行政部门应及时发出整改通知，要求其限期整改。如供应商在规定期限内未能有效整改，行政部门有权按照合同约定扣除相应的服务费用，直至解除合同。六、清洁用品与设备管理（一）清洁用品管理1.行政部门应根据公司卫生保洁需求，制定清洁用品采购计划。采购计划应明确清洁用品的种类、规格、数量、采购时间等信息。2.清洁用品采购应选择质量可靠、价格合理的供应商。采购过程中应严格按照公司采购管理制度执行，确保采购程序合规、采购物品符合要求。3.清洁用品到货后，行政部门应组织验收，检查清洁用品的数量、规格、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，并按照规定的存储方式进行存放。4.行政部门应建立清洁用品领用制度，明确领用流程与审批权限。各部门或保洁人员根据实际需求填写领用申请表，经部门负责人审批后到仓库领取清洁用品。仓库管理人员应做好领用记录，定期盘点库存，确保账实相符。（二）清洁设备管理1.行政部门应根据公司卫生保洁工作需要，配备必要的清洁设备，如扫地机、拖地机、吸尘器、高压水枪等。2.清洁设备采购应按照公司采购管理制度执行，选择质量可靠、性能稳定、售后服务良好的供应商。采购设备时应要求供应商提供设备的技术参数、操作手册、维修保养指南等资料。3.清洁设备到货后，行政部门应组织安装调试，并对操作人员进行培训，使其熟悉设备的性能、操作方法、安全注意事项等。4.行政部门应建立清洁设备维护保养制度，定期对设备进行维护保养，确保设备正常运行。设备维护保养工作可由公司内部维修人员负责，也可委托专业的设备维修公司进行。5.对损坏或老化的清洁设备，行政部门应及时进行维修或更新，确保卫生保洁工作不受影响。维修或更新设备时，应按照公司固定资产管理规定办理相关手续。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对卫生保洁费的使用情况进行审计监督，检查费用支出是否符合规定，有无违规违纪行为。审计内容包括费用预算执行情况、费用核算准确性、报销凭证合规性、服务合同履行情况等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违规违纪行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。3.行政部门应加强对卫生保洁服务质量的日常监督检查，定期对保洁区域进行巡查，及时发现并解决环境卫生问题。同时，应建立客户反馈机制，收集员工对环境卫生的意见与建议，不断改进卫生保洁工作。（二）外部监督1.公司应积极配合相关政府部门的监