印章使用及管理办法

印章使用及管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、全资子公司、控股子公司（以下统称“公司”）印章的使用及管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的印章。2.法定代表人章：用于特定业务，代表法定代表人行使职权的印章。3.财务专用章：用于公司财务结算等相关财务业务的印章。4.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。5.部门章：各部门为履行其职责而使用的印章。6.业务专用章：根据公司业务需要，在特定业务领域使用的印章。（四）印章管理原则1.分级负责原则：按照“谁保管、谁负责”的原则，明确各印章保管人的职责。2.规范使用原则：严格按照规定的流程和权限使用印章，确保印章使用的合法性、真实性和严肃性。3.安全保密原则：加强印章保管，防止印章被盗用、冒用或丢失，确保公司印章的安全。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制，由公司行政管理部门统一负责。2.行政管理部门根据公司实际需要，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、材质等信息，经公司法定代表人或授权代表人批准后，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制单位应严格按照国家有关规定和公安机关的要求进行刻制，确保印章质量。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等信息，经公司法定代表人或授权代表人批准后，方可启用。2.行政管理部门应将印章启用情况及时通知公司各部门，并在公司内部进行公告。3.印章启用后，原印章同时废止。三、印章的保管（一）保管职责1.公司公章、法定代表人章由公司行政管理部门指定专人保管。2.财务专用章由公司财务部门指定专人保管。3.合同专用章由公司合同管理部门指定专人保管。4.部门章由各部门负责人指定专人保管。5.业务专用章由相关业务部门指定专人保管。（二）保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，不得擅自委托他人保管。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置必要的安全防护措施。3.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。4.印章如有遗失、被盗、损坏等情况，保管人应立即向公司行政管理部门报告，并采取相应的措施。四、印章的使用（一）使用流程1.用印人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息。2.用印人所在部门负责人对用印事项进行审核，签署意见。3.如需相关部门会签的，应经相关部门会签后，再提交审批。4.根据用印事项的性质和审批权限，报公司领导审批。5.印章保管人根据批准的《印章使用申请表》，在用印文件上加盖印章，并进行登记。（二）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件等，以及其他需要代表公司行使权力、承担责任的事项。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的特定业务，如银行开户、支票签发等。3.财务专用章：用于公司财务结算、开具发票、收据等相关财务业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：用于各部门内部的文件、报表、通知等的盖章。6.业务专用章：用于特定业务领域的文件、报表、通知等的盖章。（三）使用权限1.公司公章、法定代表人章的使用，须经公司法定代表人或授权代表人批准。2.财务专用章的使用，须经公司财务负责人批准。3.合同专用章的使用，须经公司合同管理部门负责人和公司法定代表人或授权代表人批准。4.部门章的使用，须经各部门负责人批准。5.业务专用章的使用，须经相关业务部门负责人和公司分管领导批准。（四）特殊情况处理1.紧急情况下，如因不可抗力等原因无法按照正常流程审批用印的，用印人应电话请示相关领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或重要文件的用印，应经公司领导集体研究决定。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，经公司法定代表人或授权代表人批准后，办理停用手续。2.印章停用后，保管人应将印章交回行政管理部门。（二）销毁1.对于停用的印章，行政管理部门应定期进行清理，填写《印章销毁申请表》，经公司法定代表人或授权代表人批准后，予以销毁。2.印章销毁时，应至少有两名印章保管人在场，并在销毁记录上签字确认。3.印章销毁记录应包括印章名称、规格、材质、销毁时间、销毁方式等信息，保存期限为[X]年。六、监督与检查（一）监督检查部门公司行政管理部门负责对印章使用及管理情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.印章保管情况，包括保管人是否妥善保管印章、印章存放是否安全等。2.印章使用情况，包括用印流程是否规范、用印文件是否符合规定等。3.印章审批情况，包括审批权限是否执行到位、审批手续是否齐全等。（三）违规处理1.对于违反本办法规定使用印章的行为，公司将视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究相关人员的法律责任。2.对于因保管不善导致印章遗失、被盗、损坏等情况的，保管人应承担相应的赔偿责任。七、