深交所董秘管理办法

深交所董秘管理办法一、总则（一）目的与依据为规范深圳证券交易所（以下简称“深交所”）上市公司董事会秘书（以下简称“董秘”）的管理，保障董秘依法履行职责，促进上市公司规范运作，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、《上市公司治理准则》以及深交所相关业务规则等法律法规和规范性文件，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于在深交所上市的股份有限公司董秘的管理。（三）定义本办法所称董秘，是指上市公司设立的负责信息披露、投资者关系管理、与证券监管机构沟通等工作的高级管理人员。（四）职责与义务董秘对上市公司和董事会负责，履行以下职责：1.负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定。2.负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构等之间的信息沟通。3.组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认。4.负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向深交所报告并公告。5.关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复深交所所有问询。6.组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、《上市规则》及相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务。7.督促董事、监事和高级管理人员遵守证券法律法规、《上市规则》及相关规定，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时，应予以提醒并立即如实地向深交所报告。8.《公司法》、《证券法》、中国证监会和深交所要求履行的其他职责。董秘应当遵守法律、行政法规、部门规章、规范性文件及本所相关规定，诚实守信，勤勉尽责。二、任职资格与聘任（一）任职资格董秘应当具备以下任职资格：1.具有大学本科以上学历，从事秘书、管理、股权事务等工作三年以上，或具有会计、法律专业中级以上职称，或取得董事会秘书资格证书。2.有较强的语言表达能力和文字处理能力，能熟练使用计算机。3.掌握财务、税收、法律、金融、企业管理等方面的知识，具有良好的职业道德和个人品德。4.上市公司董事可以兼任董秘，但监事不得兼任。5.最近三年受到过中国证监会行政处罚或证券交易所公开谴责的人士不得担任董秘。6.本所认定不适合担任董秘的其他情形。（二）聘任程序上市公司应当在首次公开发行股票上市后三个月内或者原任董秘离职后三个月内聘任董秘。上市公司聘任董秘应当向深交所提交以下文件：1.董事会推荐书，推荐书应当包括被推荐人（候选人）符合本办法规定的董秘任职资格的说明、现任职务和工作履历。2.候选人的个人简历和学历证明。3.候选人取得的董事会秘书资格证书。4.深交所要求的其他文件。上市公司董事会应当对董秘候选人的任职资格进行审查，对于符合任职资格的，经董事会决议通过后，报深交所备案并公告。董秘应当与上市公司签订保密协议，承诺在任职期间及离职后一定期限内，对上市公司尚未公开的信息承担保密义务。三、职责权限（一）信息披露职责1.董秘负责组织和协调公司信息披露事务，汇集上市公司应予披露的信息并报告董事会，持续关注媒体对公司的报道并主动求证报道的真实情况。2.董秘有权参加股东大会、董事会会议、监事会会议和高级管理人员相关会议，有权了解公司的财务和经营情况，查阅涉及信息披露事宜的所有文件。3.董秘负责办理上市公司信息对外公布等相关事宜。除监事会公告外，上市公司披露的信息应当以董事会公告的形式发布。董事、监事、高级管理人员非经董事会书面授权，不得对外发布上市公司未披露信息。4.上市公司在履行信息披露义务时，应当按照深交所《上市规则》和《上市公司信息披露管理办法》等相关规定，及时、准确、完整地披露信息，不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。（二）投资者关系管理职责1.董秘负责公司投资者关系管理工作，通过多种方式与投资者进行沟通和交流，回答投资者的咨询，向投资者介绍公司的经营情况和发展战略等。2.组织安排投资者、分析师等调研、参观公司，接待投资者来访，协调公司与投资者之间的关系。3.负责公司信息披露的翻译工作，确保公司信息能够准确地传达给境外投资者。4.关注公司股价变动，及时了解市场对公司的评价和预期，为公司管理层提供决策参考。（三）与证券监管机构沟通职责1.董秘负责与深交所及其他证券监管机构保持密切联系，及时了解监管政策和要求，并向公司管理层传达。2.按照深交所的要求，定期报送公司治理情况等相关文件和资料，配合深交所的各项检查和调查工作。3.在公司发生重大事件时，及时向深交所报告，并按照深交所的要求进行信息披露和后续沟通工作。（四）其他职责1.负责公司证券事务管理，包括办理证券登记、托管、过户等相关手续，保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事、高级管理人员持有本公司股票的资料，以及股东大会、董事会会议文件和会议记录等。2.协助公司制定并执行公司证券事务管理制度，规范公司证券交易行为，防范证券交易风险。3.负责公司与保荐人、证券服务机构等中介机构的协调工作，配合中介机构开展工作，提供必要的资料和信息。4.法律、法规、规章及本所要求履行的其他职责。四、履职保障（一）工作条件上市公司应当为董秘履行职责提供必要的工作条件，配备专门的办公场所和办公设备，保障董秘能够独立开展工作。（二）知情权保障董秘有权了解公司的财务和经营情况，查阅涉及信息披露事宜的所有文件。上市公司各部门和人员应当积极配合董秘的工作，及时、准确地向董秘提供相关信息和资料。（三）培训与发展上市公司应当定期组织董秘参加培训，提高董秘的业务水平和综合素质。董秘可以参加深交所组织的董事会秘书培训，也可以参加其他相关培训和学习活动。五、考核与奖惩（一）考核上市公司应当建立董秘工作考核制度，对董秘的工作表现进行定期考核。考核内容包括信息披露工作质量、投资者关系管理工作效果、与证券监管机构沟通协调情况等方面。（二）奖励对于工作表现优秀、为公司规范运作和发展做出突出贡献的董秘，上市公司应当给予奖励。奖励方式可以包括奖金、荣誉证书等。（三）惩罚董秘在履行职责过程中违反法律法规、规范性文件及本办法规定的，上市公司应当视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式可以包括警告、罚款、解除聘任等。对于董秘的违规行为，深交所可以根据相关规定采取监管措施或纪律处分。六、辞职与免职（一）辞职董秘辞职应当提前向董事会提交书面辞职报告，说明辞职原因。董秘辞职后，应当按照本所规定履行工作移交等相关手续。董秘辞职未完成工作移交且相关公告未披露的，辞职报告应当在董事会秘书完成工作移交且相关公告披露后方能生效。（二）免职上市公司董事会可以在董秘任期届满前免除其职务。董秘