碧桂园合同管理办法

碧桂园合同管理办法总则目的为加强碧桂园集团（以下简称“集团”）合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，有效防范合同风险，维护集团的合法权益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合集团实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于碧桂园集团及其下属各子公司、分公司、项目公司（以下统称“各单位”）在经营管理活动中所涉及的各类合同的管理。管理原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规和行业标准的规定。2.审慎性原则：在合同签订前，应进行充分的调研、评估和审查，确保合同条款公平合理，风险可控。3.全过程管理原则：对合同从签订到履行完毕的全过程进行跟踪管理，及时发现和解决问题。4.归口管理与分级负责相结合原则：集团设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理；各单位根据业务需要，在其职责范围内负责本单位合同的管理工作。合同管理机构与职责合同管理部门集团设立合同管理部，作为集团合同管理的归口部门，其主要职责包括：1.制定和完善集团合同管理制度，并监督各单位执行。2.对各单位报送的重大合同进行审核，提出法律意见和风险防范建议。3.组织合同管理相关培训，提高合同管理人员的业务水平。4.建立合同管理信息系统，对合同进行动态管理和监控。5.协调处理合同纠纷，维护集团的合法权益。各单位合同管理职责各单位应设立专门的合同管理岗位或指定专人负责本单位的合同管理工作，其主要职责包括：1.贯彻执行集团合同管理制度，制定本单位合同管理实施细则。2.负责本单位合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等工作。3.对本单位合同进行分类、归档和保管，建立合同台账。4.定期向集团合同管理部报送合同管理情况报表。5.协助集团合同管理部处理合同纠纷。其他部门职责集团各业务部门在合同管理中应履行以下职责：1.负责本部门业务范围内合同的发起和需求提出。2.对合同的商务条款进行审核，确保合同符合业务要求。3.参与合同的谈判和签订工作，提供专业意见和建议。4.负责合同的履行和跟踪，及时反馈合同履行过程中的问题。合同签订管理合同签订流程1.合同发起：各业务部门根据业务需要，发起合同签订申请，填写《合同审批表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款等内容，并附相关资料。2.部门审核：合同发起部门对合同进行内部审核，重点审核合同的商务条款、技术条款、履行期限等内容，确保合同符合业务要求。审核通过后，将合同及相关资料报送本单位合同管理岗位或专人。3.法务审核：本单位合同管理岗位或专人对合同进行初步审核后，将合同及相关资料报送集团合同管理部进行法务审核。集团合同管理部对合同的合法性、合规性进行审查，提出法律意见和风险防范建议。4.领导审批：经法务审核通过后，合同及相关资料按照集团审批权限规定报送各级领导审批。审批通过后，方可签订合同。5.合同签订：合同签订人员应严格按照审批通过的合同文本与对方当事人签订合同。合同签订应采用书面形式，并加盖双方单位公章或合同专用章。合同起草要求1.内容完整：合同应明确双方当事人的名称、住所、联系方式等基本信息，以及合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.条款明确：合同条款应具体、明确，避免使用模糊、歧义的语言。对于重要条款，应进行详细解释和说明。3.公平合理：合同条款应体现公平、公正的原则，不得损害任何一方的合法权益。4.符合法律法规：合同内容应符合国家法律法规和行业标准的规定，不得违反强制性规定。合同审核要点1.合法性审核：审核合同是否符合国家法律法规和行业标准的规定，是否存在无效或可撤销的情形。2.合规性审核：审核合同是否符合集团内部管理制度和审批流程的要求。3.商务条款审核：审核合同的价款或报酬、支付方式、结算方式等商务条款是否公平合理，是否符合市场行情。4.技术条款审核：审核合同的技术要求、质量标准、验收方式等技术条款是否明确、可行。5.风险评估：对合同可能存在的风险进行评估，提出风险防范措施和建议。合同签订权限集团实行分级授权签订合同制度，各单位应根据集团授权范围签订合同。未经授权，任何单位和个人不得擅自签订合同。对于重大合同，应报集团总部审批后签订。合同履行管理合同履行责任合同签订后，各单位应指定专人负责合同的履行工作，明确履行责任和义务。合同履行责任人应严格按照合同约定的条款履行义务，确保合同的顺利履行。合同履行跟踪合同履行过程中，各单位应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和评估。对于合同履行过程中出现的问题，应及时采取措施解决，并向集团合同管理部报告。合同变更与解除1.变更与解除条件：合同在履行过程中，如因不可抗力、情势变更等原因需要变更或解除的，应符合法律法规和合同约定的条件。2.变更与解除程序：合同变更或解除应经双方当事人协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应按照合同签订流程进行审批。3.法律后果：合同变更或解除后，双方当事人应按照协议约定处理相关事宜，如返还财产、赔偿损失等。合同结算管理合同履行完毕后，各单位应及时办理合同结算手续。结算时，应严格按照合同约定的价款或报酬、支付方式、结算方式等条款进行结算，确保结算金额准确无误。合同档案管理合同档案的收集与整理各单位应在合同签订、履行完毕后，及时将合同文本、相关附件、审批文件、履行记录等资料进行收集和整理，建立合同档案。合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类归档，便于查询和管理。合同档案的保管与借阅1.保管：各单位应建立专门的合同档案库，对合同档案进行妥善保管。合同档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保合同档案的安全完整。2.借阅：因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经本单位合同管理负责人批准后，方可借阅。借阅人应按照规定的时间归还合同档案，不得擅自复印、转借或泄露合同档案内容。合同档案的销毁合同档案保管期限届满后，各单位应按照集团档案管理规定进行销毁。销毁合同档案时，应填写《合同档案销毁申请表》，经本单位负责人批准后，由两人以上共同监销，并做好销毁记录。合同风险管理风险识别与评估各单位应建立合同风险识别与评估机制，定期对合同进行风险排查和评估。风险识别应从合同的签订、履行、变更、解除等各个环节入手，全面识别可能存在的风险因素。风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行分类分级，确定风险等级。风险防范措施针对不同等级的合同风险，各单位应采取相应的风险防范措施。风险防范措施包括但不限于：完善合同条款、加强合同审核、建立担保制度、加强合同履行跟踪等。风险应急处理各单位应制定合同风险应急预案，明确风险应急处理的流程和责任。当合同出现风险事件时，应及时启动应急预案，采取有效的措施进行处理，最大限度地减少损失。监督与考核监督检查集团合同管理部应定期对各单位的合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。对发现的问题，应及时下达整改通知书，要求各单位限期整改。考核评价集团将合同管理工作纳入各单位绩效考核体系，对各单位的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包