植保所合同管理办法

植保所合同管理办法一、总则（一）目的为加强植保所合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护植保所合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本所实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于植保所在科研、技术服务、物资采购、合作交流等活动中所签订的各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规，符合行业标准和政策要求。2.公平公正原则：合同双方的权利和义务应公平合理，不得损害任何一方的合法权益。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.风险防范原则：注重合同风险的识别、评估和防范，确保合同履行的安全性和稳定性。二、合同管理职责（一）所领导职责1.负责审批重大合同，对合同的合法性、合理性、可行性进行决策。2.协调解决合同履行过程中的重大问题。（二）合同管理部门职责1.负责制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等全过程管理。3.建立合同台账，对合同进行分类登记、统计分析和档案管理。4.监督检查合同履行情况，及时发现和处理合同风险。（三）业务部门职责1.负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订等工作。2.按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。3.协助合同管理部门处理合同纠纷。（四）财务部门职责1.参与合同的审核，对合同中的财务条款进行审查。2.负责按照合同约定办理款项收付手续，监督款项的使用情况。3.协助合同管理部门进行合同执行情况的财务分析。（五）法务部门职责（如有）1.为合同管理提供法律咨询和法律支持。2.参与重大合同的审核，对合同的法律条款进行审查。3.协助处理合同纠纷，提供法律意见和解决方案。三、合同的签订（一）合同订立流程1.业务部门根据工作需要，提出签订合同的意向，明确合同的主要内容和要求。2.合同管理部门对合同项目进行初步审查，包括项目的合法性、可行性、风险评估等。3.业务部门负责起草合同文本，合同文本应符合法律法规和行业标准，条款清晰、明确、完整。4.合同文本起草完成后，依次提交财务部门、法务部门（如有）、合同管理部门进行审核。审核部门应从各自专业角度对合同条款进行审查，提出修改意见。5.业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，经审核通过后，提交所领导审批。6.所领导审批通过后，业务部门与合同对方当事人进行谈判，达成一致意见后签订合同。（二）合同主体资格审查1.在签订合同前，应对合同对方当事人的主体资格进行审查，包括营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等。2.审查合同对方当事人的经营范围、经营状况、信誉情况等，确保其具备履行合同的能力和条件。3.对于涉及重大项目或金额较大的合同，可要求合同对方当事人提供担保或其他信用支持。（三）合同条款审查1.合同条款应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本内容。2.合同条款应明确、具体、可操作性强，避免模糊不清或歧义性条款。对于关键条款应进行重点审查，确保双方权利义务的平衡。3.合同中的质量条款应符合国家相关标准和行业规范，明确质量验收标准和方式。4.合同中的价款或者报酬条款应明确具体金额、支付方式、支付时间等，涉及价格调整的应约定调整条件和方式。5.合同中的履行期限、地点和方式条款应明确具体，确保双方能够准确履行合同义务。6.合同中的违约责任条款应明确具体，对违约行为的界定、违约金的计算方式、赔偿范围等进行详细约定，以保障合同的顺利履行。7.合同中的解决争议的方法条款应明确约定争议解决的方式，如协商、仲裁或诉讼等，并选择合适的争议解决机构。（四）合同签订要求1.合同应由法定代表人或其授权代表签字，并加盖单位公章或合同专用章。2.合同文本应一式多份，分别由业务部门、合同管理部门、财务部门等留存归档。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行登记备案。四、合同的履行（一）履行原则1.合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，不得擅自变更或解除合同。2.在合同履行过程中，如遇不可抗力或其他不可预见、不可避免的因素导致合同无法履行或部分无法履行的，应及时通知对方，并采取合理措施减少损失。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责合同履行的具体实施，应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决问题。2.合同管理部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行动态管理，定期检查合同履行进度，督促业务部门按时履行合同义务。3.财务部门应按照合同约定及时办理款项收付手续，对款项的使用情况进行监督，确保资金安全。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，业务部门应及时通知合同对方当事人，并按照合同约定或法律法规的规定办理解除手续。解除合同应签订书面协议，明确双方的权利义务。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知合同管理部门、财务部门等，并对合同台账进行相应调整。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格履行合同审批程序，确保合同条款合法合规、明确具体，减少合同纠纷的发生。2.在合同履行过程中，加强沟通协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出处理意见，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门会同法务部门（如有）对纠纷情况进行调查核实，制定纠纷解决方案。3.根据纠纷解决方案，业务部门与合同对方当事人进行协商解决。协商过程中应保持冷静、理智，寻求双方都能接受的解决方案。4.如协商不成，可根据合同约定或法律法规的规定，选择仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应积极配合仲裁机构或法院的工作，提供相关证据和资料。（三）纠纷处理责任1.因业务部门未严格履行合同义务导致合同纠纷的，业务部门应承担主要责任，并负责采取措施解决纠纷，减少损失。2.因合同管理部门审查不严、监督不力等原因导致合同纠纷的，合同管理部门应承担相应责任，并协助业务部门处理纠纷。3.因其他部门原因导致合同纠纷的，相关部门应承担相应责任，并配合业务部门和合同管理部门处理纠纷。六、合同档案管理（一）档案范围合同档案包括合同文本、合同审批文件、合同履行过程中的相关文件、合同变更与解除协议、合同纠纷处理文件等。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同类别、签订时间等对合同档案进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。2.每份合同档案应包括合同正本、副本、附件及相关审批文件等，装订成册，并编制档案目录。（三）档案保管1.合同档案应指定专人负责保管，设立专门的档案库房，确保档案的安全存放。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，定期对档案进行检查和维护，确保档案资料的完好无损。（四）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.因工作需要借阅合同档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、合同管理部门负