【《大数据背景下会计档案管理工作的数字化转型分析》3800字】

大数据背景下会计档案管理工作的数字化转型研究摘要：会计档案，是会计信息最重要的载体，会计档案属于企业会计管理的要素，建设一个更加安全、高效的信息化企业会计档案管理系统，就是推动财务转型，做到业财融合是关键。本文对大数据环境下，会计档案管理数字化转型进行分析，本就会计档案管理工作的数字化现状展开分析，指出当前面临的主要问题，最后，提出有针对性的意见，希望通过本次研究，对会计档案管理工作实现数字化转型有一定的促进作用。关键词：会计档案；数字化；信息化；大数据背景目录TOC\o"1-3"\h\u22359一、引言 一、引言我们生活在数字化的时代，新兴科技不断涌现，瞬息万变，轰轰烈烈的数字革命正扑面而来。大数据向区块的转变，从云平台向人工智能发展，这些最前沿的科技概念，风靡了整个企业管理，炙手可热的IT技术和财务领域的结合，撞击着不同财富火花。在信息技术不断交替的今天，会计经历手工记账的过程、出报表模式向电算化方向发展，进而走向信息化发展道路。更有一些企业应用ERP系统来完成闭环生产经营，实现企业精细化，规范化管理。会计档案，是会计信息最重要的载体，会计档案属于企业会计管理的要素，建设一个更加安全、高效的信息化企业会计档案管理系统，推动财务转型、做到业财融合是关键。二、大数据背景下会计档案管理工作数字化现状（一）档案形态由纸质实体转向电子形态从整个社会看，信息化程度高的大企业，会计信息管理系统用于财务核算，能对电子凭证进行有效收集，电子档案接受度高，档案管理也更加规范。但是，对于广大业务主体来说，仍选用纸质凭证，沿袭传统档案管理方法。其原因是企业对会计档案的管理认识不足；另一种是在成本因素的考量之下，企业自启动信息化建设以来，支持操作的硬件和软件均需添加，有时还需要新增雇用人员，会导致成本的增加；第三，从电子文件自身的角度，对设备依赖性强，在缺乏技术设备的情况下，对它的真实性进行佐证、安全性会大大降低。当前会计凭证处于电子和纸质共存的局面，其中仍然是纸质为主。然而数据化的发展是一种历史趋势，是不可更改，企业不能回避，也不能回避，在社会认可度越来越高，科技对于成本越来越低的今天，更顺应数字化潮流，电子凭证必将得到进一步的发展。（二）会计档案管理“双套制”开始转向“单套制”所谓“双套制”，是指相同的内容构成两个介质的制度、两套有联系的档案被保存起来。与电子文件归档有关的文件需求，电子档案保存须将相应纸质文件保存起来，一并存档。两套制最初的目的就是为了让两个载体都能发挥优势，弥补各自的不足，电子文档很容易查阅和使用，纸质副本的长期保存和备份救济。当然，这是过渡时期折中策略之一，在网络信息技术中、加密技术并不足够支持仅有电子文档进入文档，“双套制”在相当长的一段时间内。尽管在这一阶段，双套制仍然处于主流地位，但档案管理逐渐走向单套制的趋势不变。2020年3月财政部、国家档案局颁布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），规定各单位只凭电子凭证即可报销入账，它表明会计档案进入了“无纸化时代”，每个企业都应作好应对“单套制”的心理准备。（三）利用分布式存储技术，电子档案实现云存储传统会计档案管理由会计人员进行整理、归类、组卷、编目后，移交档案管理人员，将其安放在固定专用档案存放箱柜或者存放库房内，采取集中管理、统一保管的方式，该模式为纸质档案保存和管理提供便利。电子档案的特点是信息与载体可分离，这为电子档案的分布式存储提供了可能性。分布式存储把数据散布到不同的服务器及硬盘中，各节点可并行运行，甚至在面对大量数据时，都能依靠超强扩容性，从容面对，符合存储需求。应用财务云技术，促进会计核算效率的提高，使电子会计档案得到有效地利用，还可以减少整体的硬件成本。三、大数据背景下会计档案管理工作数字化存在的问题（一）成本问题对许多企业来说，在现有的纸质文档管理模式之后，很难满足财务共享中心的会计需求。使用高级会计，必须生成大量会计凭证。此外，必须在系统中创建原始电子会计数据，例如会计凭证。账单和账单需要重新打印，办公用品的成本和会计师的时间成本大幅增加。（二）效率问题在传统档案管理模式中，归档工作要求会计人员对原始凭证和记账凭证经过整理、编目、归类、组卷等工作，工作反复，工作量较大，不具备工作效率。纸质档案的调阅也相对繁琐，特别是档案数量大的情况，档案目录所记不清，人工查找会花费很多的时间。（三）安全问题纸质档案与电子档案管理相比，随意性更大，人工管理容易出错，由于管理不善，极易造成档案丢失的案件，仅凭人工记载借阅档案数量、借阅人、借阅时间等等也不能完全回避档案的修订、遭到破坏的问题。四、大数据背景下会计档案管理工作数字化转型的建议（一）增强会计档案信息化管理意识第一，强化管理层的会计管理信息化的认识。管理层应该清醒地认识到，大数据的语境中，企业档案具有数据价值，能积极主动地接纳新的信息化技术、利用信息化手段，充分发掘数据资产的价值以辅助决策，建立了包括会计数据管理在内的公司级信息平台。当加强前一阶段的控制意识时，也应该认识到，在大数据时代，共享信息是一个机遇和挑战。在有效激活和使用归档数据的同时，还应注意核心业务信息的泄漏和被盗风险。利用技术手段保护公司的核心生产资源，做好部门协调工作，促进了部门之间的职责分工，激发了会计档案信息管理的意识，建立更加全面的会计档案管理体系，对促进企业会计档案管理工作的发展起到必要的作用。第二，应增强会计档案管理有关人员信息化意识。明确责任，严格执行会计档案管理的工作规范，在指定时间点，根据工作职能，做好档案审核、整理、归档、销毁等工作。积极主动地学习会计档案管理的最新规定，工作规范、行业标准及政策文件，等等，对有关的管理知识进行适时的更新。第三，增强其他工作人员对会计档案信息化工作认识。使档案使用者在会计档案信息化之后，体会到它给人们带来的方便，并提示利用者在利用档案时，应掌握档案利用规范，例如，借入借出程序、存储介质防病毒知识，等等，能较好地延长会计档案的寿命。（二）加强复合型人才培养会计档案的计算机化是一个跨学科项目，不仅提供财务会计知识，还提供档案管理知识、计算机科学知识等，企业人才团队需要补充信息管理方面的新的协作人才。就目前会计档案管理人员构成而言，对于财会或者档案管理专业出身者居多，计算机信息化人才占比偏低。许多地区都实现了会计档案管理电子化，限于使用计算机制作档案目录，便于档案查找。其实，并未掌握会计档案信息化发展的真谛。财务部门有必要调配信息化专业人员，以解决可能遇到的信息化问题。招新人时，还鼓励培训企业内部员工积极学习新技术和知识。可分批次、分段、分职能培训员工。对财务人员着重强化他们对信息化的认识，升级到新设备、新系统操作能力强。加强档案管理人员对会计和计算机的理解，减轻从纸质档案管理向电子档案管理转变后不适应新工作模式的员工的压力；对于计算机技术人员，加强他们的档案管理和会计知识和技能，以便员工能够更好地管理会计数据信息，这将有助于提供良好的技术支持。（三）加强会计档案管理制度建设在信息化背景下，企业对会计档案的管理提出了更高的要求。会计档案管理制度的建立需要三个方面的参与。这意味着，在档案管理部和信息部的合作下，公司可以根据实际需要，制定和完善会计文件的收集、汇编、存储和转移以及会计文件的查阅、使用和销毁的规章制度，按照会计记录保存程序有序管理会计记录，对各个部门的身份，责任进行划分，在政策和体制两方面，实现了对会计档案管理信息化发展的“双管理”。也可设置鼓励激励机制，拟定考核细则，确定考核标准，把考核结果和岗位晋升联系起来，从而提高从业人员主动性和责任感。五、结语会计档案，是会计信息最重要的载体，建设一个更加安全、高效的信息化企业会计档案管理系统，是推动会计信息化发展的关键。推进会计档案信息化发展，是时代发展的需要，更是企业迎接信息化大潮所必须选择的。会计档案管理具有重大意义，而电子会计档十案管理正是会计档案管理中的一个新动向，它的发展和完善，需要有一个逐步管理的过程。注重电子会计档案的信息化建设，保证电子会计档案管理安全、完整、真实，认真完成电子会计档案管理工作，就会切实提高档案管理工作能力，促进企业财务管理工作高效开展，增强企业竞争力，帮助企业实现长期发展。参考文献：[1]田园.大数据背景下会计档案管理工作的数字化转型[J].国际商务财会,2022(17):4.[2]罗洁.大数据背景下会计档案电子化管理的路径优化[J].视界观,2022(4).[3]金宇.大数据背景下会计档案电子化管理的路径优化研究[J].经济问题,2019(5):5.[4]杨元凤.数字化背景下的会计档案管理研究[M].中国市场出版社,2015