阜阳采购管理办法

阜阳采购管理办法一、总则（一）目的为加强阜阳地区采购管理工作，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，维护公司/组织的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于阜阳地区公司/组织内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购过程合法合规。2.公开公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有供应商享有平等参与机会。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等。其职责如下：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.监督采购活动的执行情况。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门职责如下：1.制定采购计划和预算。2.组织采购招标、询价、谈判等活动。3.选择合格供应商，建立供应商档案。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.协调采购过程中的各方关系，处理采购纠纷。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合规性和效益性。三、采购计划与预算（一）采购计划1.需求部门应根据业务发展需要，提前编制采购需求计划，明确采购物资、服务或工程的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求计划，结合库存情况，编制年度采购计划。年度采购计划应报采购决策委员会审批。3.采购计划应具有前瞻性和灵活性，根据市场变化和公司/组织业务调整及时进行修订。（二）采购预算1.财务部门根据采购计划编制采购预算，明确采购项目的资金来源和预算金额。2.采购预算应纳入公司/组织年度预算管理，严格控制采购支出。3.采购部门在执行采购计划过程中，应严格按照预算控制采购成本，如遇特殊情况需要调整预算，应按规定程序报采购决策委员会审批。四、采购方式（一）招标采购1.达到下列标准之一的采购项目，应采用招标采购方式：采购金额达到规定限额以上的物资采购项目。服务采购项目中，采购金额达到规定限额以上且技术复杂或有特殊要求的项目。工程采购项目中，施工单项合同估算价在规定限额以上的项目。2.招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）询价采购1.对于采购金额较小、技术规格简单、市场货源充足的物资采购项目，可采用询价采购方式。2.采购部门应向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。采购部门根据报价情况进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。（三）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评价标准等。在谈判过程中，谈判小组应与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购部门应组织相关部门进行论证，并报采购决策委员会批准。采购部门应与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的供应能力和质量保证能力。2.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行调查、评估和筛选，选择合格的供应商列入合格供应商名单。3.对于新采购项目，采购部门应从合格供应商名单中选择供应商参与采购活动。如合格供应商名单中没有合适的供应商，采购部门可通过公开招标、邀请招标等方式寻找新的供应商。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采购部门应建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方法对供应商进行评价。根据评价结果，对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.采购部门应与供应商保持沟通，及时反馈供应商在供货过程中存在的问题，要求供应商采取措施加以改进。（三）供应商关系管理1.采购部门应与供应商建立长期稳定的合作关系，加强与供应商的沟通与协作，共同解决采购过程中出现的问题。2.采购部门应定期与供应商召开座谈会，了解供应商的需求和意见，共同探讨改进采购工作的措施。3.采购部门应在供应商管理中引入激励机制，对于在产品质量、交货期、价格等方面表现优秀的供应商，给予优先采购、增加采购量等奖励。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、服务或工程的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。采购合同签订后，应报财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的供货进度和质量情况。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施要求供应商整改或承担违约责任。2.需求部门应按照采购合同的要求，及时组织验收工作。验收合格后，需求部门应签署验收报告。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购款项。在支付采购款项前，财务部门应审核采购合同的执行情况和相关凭证，确保支付款项的准确性和合规性。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报财务部门、审计部门等相关部门备案。2.合同变更或解除后，采购部门应及时清理相关债权债务，确保双方的权益不受损失。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.采购部门应采用定性与定量相结合的方法对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。对于高风险的采购项目，应制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：采购部门应密切关注市场动态，及时掌握市场价格变化和供求关系，合理安排采购计划，采用套期保值等方式规避市场风险。2.质量风险应对措施：采购部门应加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，加强对采购物资的检验和验收工作，确保采购物资的质量符合要求。3.供应商风险应对措施：采购部门应建立供应商评价和考核机制，选择合格的供应商，加强对供应商的管理和监督，降低供应商风险。4.合同风险应对措施：采购部门应加强对采购合同的管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性。在合同履行过程中，应及时跟踪合同执行情况，防范合同风险。5.法律风险应对措施：采购部门应加强对法律法规的学习，提高法律意识，确保采购活动符合法律法规的要求。在采购过程中，如遇到法律问题，应及时咨询法律顾问，寻求法律支持。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购决策机构、采购执行部门、财务部门、审计部门等应各司其职，相互配合，共同做好采购监督工作。2.采购部门应定期向采购决策机构报告采购工作情况，接受采购决策机构的监督和指导。采购部门应建立采购工作台账，记录采购项目的执行情况，接受内部审计和监督检查。（二）审计监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购行为的合规性和效益性。审计内容包括采购计划的执行情况、采购