量具采购管理办法

量具采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司量具采购管理，规范采购流程，确保所采购量具符合公司生产、质量控制等工作需求，保证量具的准确性、可靠性和适用性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有量具的采购活动，包括但不限于卡尺、千分尺、硬度计、量具校准设备等各类用于测量、检验的工具及仪器。（三）职责分工1.采购部门负责根据公司需求，制定量具采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同，并跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的相关问题，如交货期变更、质量异议等。2.使用部门根据生产、检验等工作实际需求，提出量具采购申请，明确量具的规格、型号、精度等技术要求。参与量具的选型、验收等工作，对量具的适用性、准确性进行评估，反馈使用过程中出现的问题。3.质量部门负责制定量具的验收标准和检验规范，参与量具的选型和验收工作，确保采购的量具符合质量要求。对采购量具的质量问题进行判定和处理，监督供应商的整改情况，对量具的质量稳定性进行跟踪评估。4.财务部门负责审核量具采购预算，对采购费用进行核算和支付，确保采购资金的合理使用和安全。参与采购合同的审核，对合同中的价格条款、付款方式等进行把关。二、采购计划（一）需求预测1.使用部门应定期（每季度末）对本部门下一季度的量具需求进行预测，结合生产任务、设备维护计划、质量控制要求等因素，填写《量具需求预测表》，详细列出所需量具的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。2.采购部门根据各使用部门提交的《量具需求预测表》，进行汇总分析，结合公司库存情况，初步制定下一季度的量具采购计划草案。（二）采购申请1.使用部门根据实际工作需要，在需要采购量具时，填写《量具采购申请表》，详细说明采购量具的用途、规格型号、精度要求、数量、预计到货时间等，并附上相关技术文件或图纸。2.《量具采购申请表》经使用部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购部门对采购申请进行审核，确认申请的合理性和必要性，对于不符合要求的申请，及时与使用部门沟通并退回修改。（三）采购计划审批1.采购部门将审核后的量具采购计划草案连同各使用部门的采购申请一起提交至公司管理层审批。审批内容包括采购计划的合理性、资金预算的可行性、对生产和质量的影响等。2.公司管理层根据公司的经营状况、发展战略、资金状况等因素，对采购计划进行审批。审批通过后，采购部门正式下达量具采购计划，并组织实施采购工作。三、供应商选择与管理（一）供应商筛选1.采购部门通过多种渠道收集量具供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立《量具供应商信息库》。2.对收集到的供应商信息进行初步筛选，筛选条件包括供应商的资质证书（如营业执照、生产许可证、计量器具制造许可证等）、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.对于初步筛选合格的供应商，采购部门安排专人进行实地考察，了解供应商的生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员配备等情况，评估其实际生产能力和质量控制水平。（二）供应商评估1.采购部门会同质量部门、使用部门等相关人员，根据实地考察情况和供应商提供的样品、产品资料等，对供应商进行综合评估。评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务、技术支持等方面。2.采用评分法对供应商进行评估，设定各项评估指标的权重，根据供应商在各指标上的表现进行打分，计算综合得分。具体评估指标及权重如下：产品质量：40%价格：30%交货期：15%售后服务：10%技术支持：5%3.根据综合得分，将供应商分为A、B、C三类。A类供应商为综合得分在85分及以上的供应商，此类供应商为优质供应商，优先选择合作；B类供应商为综合得分在7084分之间的供应商，此类供应商为合格供应商，可以在一定条件下合作；C类供应商为综合得分在70分以下的供应商，此类供应商为不合格供应商，原则上不予合作。（三）供应商管理1.建立供应商档案，对供应商的基本信息、评估结果、合作记录等进行详细记录。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.与A类供应商签订年度合作框架协议，明确双方的权利和义务、产品规格、价格、交货期、售后服务等条款。在框架协议有效期内，根据实际采购需求签订具体的采购合同。3.对于B类供应商，每次采购时签订具体的采购合同，并在合同执行过程中加强对其监督和管理，如定期评估其表现，根据评估结果决定是否继续合作。4.对于C类供应商，不再与其合作。如因特殊原因需要采购其产品，必须经过严格的审批程序，并对采购过程进行全程监控。5.定期对供应商进行复评，根据供应商的实际表现调整其分类等级。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策；对于表现不佳的供应商，及时提出整改要求，如整改后仍不符合要求，取消其合作资格。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门根据审批后的采购计划，选择合适的供应商进行洽谈，达成一致意见后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同草案经采购部门负责人审核后，提交至质量部门、财务部门等相关部门会签。各部门根据本部门职责对合同条款进行审核，提出修改意见和建议。3.采购部门根据各部门的会签意见对合同草案进行修改完善，形成正式的采购合同文本。采购合同文本经公司法定代表人或其授权代表签字盖章后生效，并及时将合同副本分发给相关部门存档。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。2.供应商应按照合同约定的交货期将量具送达指定地点。采购部门在收到量具后，应及时通知质量部门进行验收。如发现量具数量、规格型号、质量等不符合合同要求，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商负责更换或处理。3.质量部门按照合同约定的质量标准和验收规范对采购的量具进行验收。验收合格后，出具《量具验收报告》；验收不合格的，出具《量具不合格报告》，并将不合格情况通知采购部门，由采购部门与供应商协商解决。（三）合同变更与解除1.在采购合同执行过程中，如因不可抗力、市场变化、产品技术更新等原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，达成一致意见后签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利和义务、变更后的交货期、价格等条款。2.如因供应商违约、产品质量问题、公司生产经营调整等原因需要解除采购合同的，采购部门应按照合同约定和相关法律法规的规定，及时通知供应商，并办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照合同约定和相关法律法规的规定，处理善后事宜。五、采购验收（一）验收标准1.质量部门根据量具的用途、精度要求、行业标准等因素，制定详细的量具验收标准和检验规范。验收标准应明确量具的外观、尺寸、精度、性能等方面的要求，检验规范应规定验收的方法、步骤、量具等。2.采购的量具应符合国家相关法律法规和行业标准的要求，同时应满足公司内部制定的质量标准和使用要求。（二）验收流程1.供应商交货前，应提前通知采购部门。采购部门在收到供应商的交货通知后，及时通知质量部门安排验收人员进行验收准备。2.供应商将量具送达指定地点后，采购部门通知质量部门进行验收。验收人员按照验收标准和检验规范对量具进行逐一检验，包括外观检查、尺寸测量、精度检测、性能测试等。3.验收过程中，如发现量具存在质量问题或不符合验收标准的情况，验收人员应及时记录，并出具《量具不合格报告》。《量具不合格报告》应详细说明不合格的项目、数量、原因等信息。4.采购部门将《量具不合格报告》及时通知供应商，要求供应商限期整改或更换不合格量具。供应商整改或更换后，采购部门再次通知质量部门进行验收，直至验收合格为止。5.验收合格后，质量部门出具《量具验收报告》。《量具验收报告》应包括量具的名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等信息。采购部门将《量具验收报告》作为办理入库手续的依据。六、采购付款（一）付款申请1.采购部门在收到质量部门出具的《量具验收报告》后，根据采购合同约定的付款方式和期限，填写《量具采购付款申请表》，详细说明采购合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上《量具验收报告》、采购发票等相关凭证。2.《量具采购付款申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对付款申请进行审核，主要审核采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、付款金额的准确性等。（二）付款审批1.财务部门审核通过后的付款申请，提交至公司管理层审批。公司管理层根据公司的资金状况、财务预算等因素，对付款申请进行审批。2.对于金额较大的采购付款，公司管理层可以组织相关部门进行会审，综合评估采购项目的必要性、资金使用效益等情况后再进行审批。（三）付款执行1.经公司管理层审批通过的付款申请，财务部门按照采购合同约定的付款方式和期限，及时办理付款手续。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。2.财务部门在付款后，应及时登记付款台账，记录采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款日期等信息，确保付款记录的准确性和完整性。七、采购档案管理（一）档案内容1.采购档案应包括采购计划、采购申请、供应商选择与评估资料、采购合同、验收报告、付款凭证等与量具采购相关的所有文件和资料。2.采购档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，确保档案资料的系统性和完整性。（二）档案保管1.采购部门负责采购档案的收集、整理和保管工作。采购档案应存放在专门的档案柜中，确保档案资料的安全和完整。2.采购档案的保管期限应按照相关法律法规和公司规定执行。一般情况下，采购档案的保管期限为[X]年，重要采购项目的档案保管期限应适当延长。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅的档案名称、查阅原因、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交至采购部门。2.采购部门根据