费用结算管理办法

费用结算管理办法一、总则（一）目的为加强公司费用结算管理，规范费用结算流程，确保公司资金安全，提高财务管理效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及下属子公司发生的各类费用结算业务，包括但不限于采购费用、销售费用、差旅费、业务招待费、办公费等。（三）基本原则1.合法性原则：费用结算必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.准确性原则：费用结算数据应真实、准确、完整，确保财务信息的可靠性。3.及时性原则：费用结算应在规定的时间内完成，避免拖延影响公司资金周转。4.审批流程严格原则：所有费用结算必须经过规定的审批流程，确保费用支出的合理性和合规性。二、费用结算流程（一）费用申请1.业务部门根据实际业务需要，填写《费用申请表》，详细说明费用发生的事由、金额、支付方式等信息。2.《费用申请表》需经部门负责人审核签字，确认费用支出的必要性和合理性。（二）审批环节1.根据费用金额大小和性质，按照公司规定的审批权限进行审批。2.一般费用由部门负责人、财务负责人审批；较大金额费用需经分管领导、总经理审批；重大费用支出还需经过公司董事会或相关决策机构审议通过。3.审批人应认真审核费用申请，对不符合规定的申请予以驳回，并说明理由。（三）费用报销1.业务人员在完成业务后，应及时收集相关原始凭证，如发票、收据、合同等，并确保凭证的真实性、合法性和完整性。2.将原始凭证粘贴在《费用报销单》上，按照费用申请时填写的内容进行详细填写，并签字确认。3.将《费用报销单》及相关原始凭证提交给财务部门。（四）财务审核1.财务人员对报销凭证进行审核，重点审核凭证的真实性、合法性、完整性以及费用的合理性。2.检查发票是否符合税务规定，是否有税务机关监制章、发票专用章等；收据是否为财政部门监制的正规收据；合同是否真实有效等。3.核对报销金额与申请金额是否一致，费用明细是否与业务实际相符。4.对于不符合要求的报销凭证，财务人员应及时通知业务人员补充或更正。（五）报销支付1.经财务审核通过的费用报销，由财务部门按照公司的资金支付流程进行支付。2.支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式根据公司规定和实际情况确定。3.对于采用银行转账支付的，财务人员应确保收款账户信息准确无误，避免支付错误。三、各类费用结算规定（一）采购费用结算1.采购部门应与供应商签订采购合同，明确采购价格、交货时间、付款方式等条款。2.采购货物到达公司并验收合格后，采购人员应及时办理入库手续，并将入库单提交给财务部门。3.财务部门根据采购合同、入库单、发票等进行核对，无误后按照合同约定的付款方式进行结算。4.对于预付款项的采购业务，采购人员应在合同约定的时间内跟踪货物交付情况，及时办理结算手续，并冲减预付款项。（二）销售费用结算1.销售部门应按照公司销售政策和合同约定，及时与客户办理销售结算。2.销售业务发生后，销售代表应及时开具发票，并将发票及相关销售凭证提交给财务部门。3.财务部门根据销售合同、发票、发货单等核对销售金额，确认无误后进行账务处理。4.对于应收账款的管理，销售部门应定期与客户进行对账，及时催收款项，确保公司资金回笼。（三）差旅费结算1.员工因公务出差，应提前填写《出差申请表》，经部门负责人和分管领导审批后执行。2.出差期间的费用报销应按照公司规定的标准执行，包括交通费用、住宿费用、餐饮补贴等。3.员工应在出差结束后及时办理差旅费报销手续，提交出差审批单、机票、车票、住宿发票等原始凭证。4.财务部门按照公司差旅费标准进行审核，对超标准的费用不予报销。（四）业务招待费结算1.业务招待应遵循必要、合理、节俭的原则，严格控制招待费用支出。2.业务招待前，应填写《业务招待申请表》，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经审批后方可进行。3.业务招待结束后，应及时取得合法有效的发票，并在发票背面注明招待对象、事由等信息，办理报销手续。4.财务部门对业务招待费进行严格审核，对不符合规定的招待费用不予报销。（五）办公费结算1.办公费包括办公用品、办公设备、水电费等费用支出。2.办公用品和办公设备的采购应按照公司采购流程进行，由行政部门统一负责。3.行政部门应建立办公用品和办公设备的采购台账，记录采购时间、品种、数量、金额等信息。4.水电费等费用由相关部门定期抄表，并根据缴费凭证进行报销。四、费用结算的监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对费用结算情况进行审计，检查费用结算流程是否合规，费用支出是否合理。2.审计人员通过查阅凭证、核对账目、实地走访等方式，对费用结算业务进行全面审查，并出具审计报告。3.对于审计发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）财务自查1.财务部门定期对费用结算业务进行自查，检查财务核算是否准确，费用报销是否符合规定。2.财务人员应认真核对每一笔费用报销凭证，确保财务数据的真实性和准确性。3.对于自查中发现的问题，及时进行纠正，并建立健全内部管理制度，防止类似问题再次发生。（三）外部监督检查1.接受税务机关、审计机关等外部部门的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的问题，及时整改落实，并按照要求报送整改情况报告。五、违规处理（一）违规行为界定1.费用申请未经审批或审批手续不全进行报销的。2.提供虚假发票、收据等报销凭证的。3.虚报、多报费用，套取公司资金的。4.违反公司费用结算规定，擅自改变费用支付方式或结算时间的。5.其他违反本办法及相关法律法规的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，责令相关责任人立即纠正，并退还违规报销的费用。2.根据违规情节轻重，给予相关责任人警告、罚款、降职、辞