行政存货管理办法

行政存货管理办法一、总则（一）目的为加强公司行政存货管理，规范存货采购、验收、存储、领用及盘点等流程，保障公司正常运营，提高资产使用效率，降低成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构行政部门所涉及的各类存货，包括办公用品、办公设备、劳保用品、低值易耗品等。（三）基本原则1.统一管理原则：公司行政部门对存货实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算，确保存货管理的规范性和一致性。2.合理储备原则：根据公司业务需求和实际情况，合理确定存货储备量，避免积压或缺货，提高资金使用效益。3.成本控制原则：在保证存货质量和满足业务需求的前提下，严格控制采购成本、存储成本和使用成本，降低公司运营费用。4.责任追究原则：明确各环节责任主体，对存货管理过程中出现的违规行为和损失，依法依规追究相关人员责任。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定行政存货管理制度和流程，并组织实施。2.定期对公司存货需求进行预测和分析，编制存货采购计划。3.负责存货的采购、验收、存储、保管、发放及盘点等日常管理工作。4.建立存货管理台账，及时记录存货的出入库情况、库存数量及金额等信息。5.对存货管理过程中出现的问题及时进行处理和反馈，提出改进措施和建议。（二）财务部门1.负责审核行政存货采购计划和预算，监督采购资金的使用。2.负责对存货进行账务核算，定期与行政部门核对账目，确保账账相符、账实相符。3.参与存货盘点工作，对盘点结果进行审核和分析，协助行政部门处理盘盈盘亏事项。（三）使用部门1.根据实际工作需要，提出存货需求申请，配合行政部门做好存货采购和验收工作。2.负责本部门领用存货的保管和使用，合理使用存货，避免浪费和丢失。3.定期对本部门存货使用情况进行盘点和清理，及时反馈存货需求变化信息。三、存货采购管理（一）采购计划编制1.行政部门应根据公司年度工作计划、业务发展需求及历史使用数据等，定期对存货需求进行预测和分析，编制年度存货采购计划。2.年度存货采购计划应明确各类存货的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容，并报财务部门审核。3.财务部门应根据公司预算安排，对年度存货采购计划进行审核，确保采购资金的合理性和可行性。审核通过后的采购计划作为存货采购的依据。（二）采购申请1.使用部门根据实际工作需要，在存货库存低于最低储备量时，填写《行政存货采购申请表》，详细说明采购存货的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交至行政部门。2.行政部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实库存情况及需求的合理性。如申请内容符合要求，行政部门将采购申请提交至采购人员进行采购。（三）采购实施1.采购人员应根据批准的采购申请，按照公司采购管理相关规定，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购物资的质量和价格合理。2.采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保双方权益得到保障。3.采购人员应及时跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按时交货。如因特殊原因需要变更合同条款，应及时与供应商协商，并报行政部门和财务部门审批。（四）采购验收1.存货到货后，采购人员应及时通知行政部门和使用部门进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对存货的数量、规格、型号、质量等进行认真检查。2.验收合格的存货，验收人员应在《行政存货验收单》上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的存货，应及时与供应商联系，要求其更换或退货，并做好记录。3.行政部门应建立存货验收档案，将采购合同、验收单、质量检验报告等相关资料归档保存，以备查阅。四、存货存储管理（一）仓库规划1.行政部门应根据公司实际情况，合理规划存货仓库，设置不同的存储区域，如办公用品区、办公设备区、劳保用品区、低值易耗品区等，确保存货分类存放，便于管理和查找。2.仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，配备必要的消防器材和安全设施，确保存货存储安全。（二）入库管理1.存货验收合格后，仓库管理人员应及时办理入库手续，根据验收单将存货准确无误地存放到相应的存储区域，并更新存货管理台账。2.入库的存货应按照类别、规格、型号等进行整齐摆放，并做好标识，注明存货名称、规格、型号、数量、入库时间等信息，便于识别和管理。（三）存储保管1.仓库管理人员应定期对存货进行检查和盘点，确保存货的数量、质量和存储状态正常。如发现存货有损坏、变质、过期等情况，应及时报告行政部门，并采取相应措施进行处理。2.仓库应保持整洁卫生，通道畅通，严禁在仓库内堆放杂物或进行与存货存储无关的活动。3.对于贵重物品、易燃易爆物品等特殊存货，应按照相关规定进行单独存储和管理，采取必要的安全防护措施，确保存储安全。（四）出库管理1.使用部门领用存货时，应填写《行政存货领用申请表》，经部门负责人签字批准后，到仓库办理领用手续。2.仓库管理人员应根据领用申请表，核实领用存货的名称、规格、型号、数量等信息，确认无误后，办理出库手续，并更新存货管理台账。3.出库的存货应按照先进先出的原则进行发放，确保存货的时效性。对于限量领用的存货，仓库管理人员应严格按照规定的数量进行发放。五、存货盘点管理（一）盘点计划制定1.行政部门应定期组织存货盘点工作，原则上每年至少进行一次全面盘点，每季度进行一次抽盘。盘点时间应提前通知各部门，确保盘点工作顺利进行。2.在每次盘点前，行政部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点方法、盘点人员分工、盘点时间安排等内容，并报公司领导审批。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划，对存货进行逐一清点、核对，确保账实相符。盘点过程中应认真记录存货的实际数量、规格、型号、存放位置等信息，填写《行政存货盘点表》。2.对于盘盈、盘亏的存货，盘点人员应详细记录其名称、规格、型号、数量、原因等情况，并在盘点表上注明。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，行政部门应及时对盘点结果进行汇总和分析，编制《行政存货盘点报告》，说明盘点情况、盘盈盘亏原因及处理建议等内容。2.对于盘盈的存货，经查明原因后，如属于正常收发计量差错等原因造成的，应及时调整存货账目；如属于其他原因造成的，应按照公司相关规定进行处理。3.对于盘亏的存货，如属于责任人原因造成的，应责令责任人照价赔偿；如属于自然灾害、意外事故等不可抗力原因造成的，应按照公司相关规定进行核销处理。4.财务部门应根据盘点报告，及时调整存货账目，确保账实相符。同时，对盘盈盘亏事项进行账务处理，反映在公司财务报表中。六、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对行政存货管理情况进行监督检查，检查内容包括存货管理制度的执行情况、采购流程的合规性、库存管理的规范性、盘点工作的准确性等。2.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求行政部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.公司应建立行政存货管理考核评价机制，对行政部门及相关人员的存货管理工作进行考核评价。考核评价指标包括存货周转