走访用品管理办法

走访用品管理办法总则目的为规范走访用品的管理，提高走访用品的使用效率，确保走访活动的顺利开展，结合公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部各部门开展走访活动时涉及的用品管理，包括但不限于礼品、宣传资料、慰问品等各类用于走访目的的物品。管理原则1.统一管理：由公司行政部门对走访用品进行统一规划、采购、发放和监督管理，确保资源合理配置。2.合规使用：走访用品的采购、使用必须严格遵守国家法律法规和公司的相关规定，符合行业标准和道德规范。3.注重实效：根据走访活动的实际需求，合理确定走访用品的种类和数量，注重用品的实用性和针对性，避免浪费。4.严格审批：建立严格的审批流程，对走访用品的采购、使用等环节进行审批，确保每一项支出都经过合理评估和授权。管理职责行政部门1.负责制定和完善走访用品管理办法，并监督各部门执行。2.汇总各部门走访用品需求，制定采购计划，组织采购工作。3.建立走访用品库存管理制度，负责用品的入库、保管、发放等工作。4.定期对走访用品的使用情况进行统计和分析，为公司决策提供数据支持。5.对各部门走访用品的使用情况进行监督检查，发现问题及时处理。需求部门1.根据走访活动的实际需求，提前向行政部门提出走访用品申请，明确用品的种类、数量、规格等要求。2.负责对申请的走访用品进行使用管理，确保用品用于规定的走访活动，不得挪作他用。3.配合行政部门做好走访用品的统计和分析工作，及时反馈使用过程中出现的问题。财务部门1.负责对走访用品采购资金进行审核和管理，确保资金使用合规。2.对走访用品的采购费用进行核算和报销，严格按照公司财务制度执行。3.定期对走访用品的财务收支情况进行审计和监督，防范财务风险。采购管理需求申请1.各部门在开展走访活动前，应填写《走访用品申请表》，详细说明走访活动的时间、对象、目的以及所需用品的具体信息。2.《走访用品申请表》需经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。采购计划制定1.行政部门收到各部门的申请后，对需求进行汇总和分析，结合库存情况，制定走访用品采购计划。2.采购计划应包括用品的名称、规格、数量、预算等内容，经行政部门负责人审核、公司领导审批后执行。供应商选择1.行政部门应建立合格供应商名录，对供应商的信誉、产品质量、价格等进行综合评估，选择优质的供应商进行合作。2.在采购过程中，应遵循公平、公正、公开的原则，通过招标、询价、比价等方式确定供应商，确保采购的用品质量可靠、价格合理。采购实施1.采购人员应按照采购计划与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保采购工作的顺利进行。3.采购人员应跟踪采购进度，及时掌握用品的生产、运输情况，确保用品按时到货。验收入库1.用品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收，检查用品的数量、规格、质量等是否符合合同要求。2.验收合格的用品应及时办理入库手续，填写《入库单》，登记库存台账。3.对验收不合格的用品，采购人员应及时与供应商沟通协商，要求供应商进行更换或处理。库存管理仓库设置1.公司应设立专门的走访用品仓库，配备必要的仓储设施和设备，确保用品的安全存放。2.仓库应划分不同的区域，对不同种类的用品进行分类存放，便于管理和查找。库存盘点1.行政部门应定期对走访用品库存进行盘点，确保账实相符。2.盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。3.盘点过程中，如发现库存数量与台账记录不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。库存保管1.仓库管理人员应做好用品的保管工作，保持仓库的整洁、干燥、通风，防止用品受潮、发霉、损坏等。2.对易损坏、易变质的用品，应采取特殊的保管措施，确保用品的质量。3.仓库应设置门禁系统，非仓库管理人员不得随意进入，确保用品的安全。使用管理领用审批1.各部门在使用走访用品时，应填写《走访用品领用申请表》，经部门负责人审核签字后，到行政部门办理领用手续。2.行政部门应根据申请情况，审核领用数量是否合理，对符合要求的申请予以批准，并发放用品。使用监督1.各部门应严格按照规定的用途使用走访用品，不得将用品挪作他用或私自占用。2.行政部门应定期对各部门走访用品的使用情况进行检查，发现问题及时责令整改。3.对违反规定使用走访用品的部门和个人，应按照公司相关规定进行处理。效果评估1.各部门在走访活动结束后，应对走访用品的使用效果进行评估，总结经验教训，为今后的走访活动提供参考。2.行政部门应收集各部门的评估意见，对走访用品的管理工作进行改进和完善。费用管理预算控制1.公司应根据年度走访活动计划，制定走访用品费用预算，明确各部门的费用额度。2.各部门应严格按照预算控制走访用品的采购和使用，不得超预算支出。3.如因特殊情况需要调整预算，应按照公司规定的审批程序进行申请和审批。费用报销1.采购人员在完成采购后，应及时整理相关票据，填写《费用报销单》，经部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后进行报销。2.报销票据应真实、合法、有效，符合公司财务制度的要求。3.财务部门应严格按照规定的标准和流程进行费用报销审核，对不符合要求的报销申请予以退回。监督与检查内部审计1.公司审计部门应定期对走访用品的管理情况进行审计，检查采购、库存、使用、费用等环节是否合规。2.审计过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。外部监督1.公司应接受国家相关部门的监督检查，积极配合有关部门的工作