肖像使用管理办法

肖像使用管理办法一、总则（一）目的为规范公司/组织对肖像的使用行为，保护肖像权人的合法权益，维护公司/组织的良好形象，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有涉及肖像使用的部门、岗位及人员，包括但不限于市场营销、广告宣传、公关活动、内部资料制作等各类使用肖像的场景。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准中关于肖像使用的规定，确保肖像使用行为合法合规。2.授权原则：未经肖像权人明确授权，不得擅自使用其肖像。3.保护原则：在肖像使用过程中，采取必要措施保护肖像权人的隐私及其他合法权益。4.规范原则：对肖像的获取、存储、使用、销毁等环节进行规范管理，确保整个流程有序进行。二、肖像的定义及范围本办法所称肖像，是指通过摄影、绘画、雕塑、录像、电影等艺术形式使自然人的外貌形象固定在物质载体上所形成的视觉形象，包括面部肖像、身体肖像以及能够识别特定自然人的其他肖像形式。三、肖像获取管理（一）内部肖像获取1.对于因工作需要拍摄公司/组织内部人员肖像的情况，拍摄前应提前告知被拍摄人员拍摄目的、用途及肖像使用范围等信息，并征得其书面同意。2.拍摄过程中应尊重被拍摄人员的意愿和隐私，不得采用强迫、诱导等不正当方式获取肖像。3.拍摄完成后，拍摄人员应妥善保管拍摄的肖像资料，按照公司/组织的档案管理规定进行存储，存储期限根据实际情况确定，但不得低于法律法规规定的最低期限。（二）外部肖像获取1.如需使用外部人员的肖像，必须通过合法途径获取。一般情况下，应与肖像权人或其授权代表签订书面肖像使用授权协议，明确肖像的使用范围、使用期限、使用方式、报酬支付等具体内容。2.在签订授权协议前，应对肖像权人的主体资格进行核实，确保其有权授权使用该肖像。核实内容包括但不限于肖像权人的身份证明、授权委托书等相关文件。3.对于通过公开渠道获取的肖像（如新闻图片、影视作品截图等），在使用前应确保该肖像的使用符合相关法律法规及图片来源的版权规定。如涉及第三方版权问题，应按照规定获取合法授权或许可。四、肖像存储管理（一）存储方式1.公司/组织应采用安全可靠的存储方式对肖像资料进行保存，可根据实际情况选择电子存储或纸质存储，或两者相结合的方式。2.电子存储应使用加密技术，确保肖像资料的安全性和保密性。同时，应定期对存储设备进行维护和备份，防止数据丢失或损坏。3.纸质存储应建立专门的档案库，对肖像资料进行分类、编号、归档管理。档案库应具备防火、防潮、防虫等条件，确保肖像资料的完整性。（二）存储期限1.肖像资料的存储期限应根据其使用目的和相关法律法规要求确定。一般情况下，与肖像使用授权协议约定的使用期限一致。2.在使用期限届满或肖像使用目的达成后，对于无需继续保存的肖像资料，应按照公司/组织的档案销毁规定进行妥善销毁，确保肖像权人的信息不被泄露。五、肖像使用管理（一）使用范围1.公司/组织使用肖像的范围应严格限定在与公司/组织业务相关的活动中，包括但不限于产品宣传、广告推广、公关活动、企业形象展示等。2.未经肖像权人书面同意，不得将肖像用于任何其他商业目的或非法活动。3.在使用肖像时，应确保肖像的使用与公司/组织的品牌形象、价值观相符，不得进行任何有损肖像权人或公司/组织声誉的使用行为。（二）使用方式1.公司/组织在使用肖像时，应根据肖像使用授权协议的约定，采用合法、适当的使用方式。常见的使用方式包括但不限于在宣传资料、广告、网站、社交媒体等平台上展示，以及在产品包装、展览展示等场景中使用。2.在使用肖像过程中，如需对肖像进行修改、编辑等处理，应确保处理后的肖像不侵犯肖像权人的合法权益，且符合公司/组织的品牌形象和宣传要求。修改、编辑后的肖像应与原始肖像有明显区别，避免引起混淆或误解。3.对于涉及动态肖像（如视频、动画等）的使用，应在制作过程中严格遵守肖像使用授权协议的规定，确保动态肖像的内容合法、合规，不侵犯肖像权人的任何权益。（三）使用审批1.公司/组织内任何部门或个人如需使用肖像，应填写《肖像使用申请表》，详细说明肖像的使用目的、使用范围、使用方式、使用期限等信息，并附上肖像使用授权协议（如有）。2.《肖像使用申请表》应按照公司/组织的审批流程进行逐级审批，审批通过后方可使用肖像。审批流程应明确各审批环节的责任人和审批时限，确保审批工作高效、规范进行。3.在审批过程中，审批人员应严格审查肖像使用的合法性、合规性及必要性，如发现问题应及时要求申请部门或个人进行整改或补充相关材料。六、肖像权保护与风险防范（一）保护措施1.加强对员工的肖像权保护意识培训，使其了解肖像权保护的法律法规及公司/组织的相关规定，提高员工在肖像使用过程中的法律意识和风险防范意识。2.在与外部合作伙伴签订肖像使用相关协议时，应明确双方在肖像权保护方面的权利和义务，要求合作伙伴采取必要措施保护公司/组织获取的肖像资料的安全和保密。3.定期对公司/组织内涉及肖像使用的业务活动进行自查自纠，及时发现并纠正可能存在的肖像权侵权风险点，确保肖像使用行为合法合规。（二）风险防范1.建立肖像权侵权风险预警机制，关注社会舆论动态及法律法规变化，及时评估公司/组织肖像使用行为可能面临的风险，并制定相应的应对措施。2.对于可能引发肖像权纠纷的情况，应提前做好证据收集和准备工作，如肖像使用授权协议、拍摄记录、审批文件等，以便在纠纷发生时能够有效维护公司/组织的合法权益。3.如发生肖像权侵权纠纷，应积极应对，及时与肖像权人进行沟通协商，寻求妥善解决方案。如协商不成，应依法通过法律途径解决纠纷，维护公司/组织的声誉和合法权益。七、监督与检查（一）监督部门公司/组织设立专门的监督部门或指定相关职能部门负责对肖像使用管理办法的执行情况进行监督检查。监督部门应定期或不定期对各部门的肖像使用行为进行抽查，确保肖像使用符合本办法及相关法律法规的要求。（二）检查内容1.肖像获取是否合法合规，是否取得肖像权人的有效授权。2.肖像存储是否安全、规范，存储期限是否符合规定。3.肖像使用是否在授权范围内，使用方式是否符合要求，是否经过审批。4.肖像权保护措施是否落实到位，是否存在肖像权侵权风险。（三）违规处理1.对于发现的肖像使用违规行为，监督部门应及时下达整改通知书，要求责任部门或个人限期整改。整改完成后，责任部门或个人应向监督部门提交整改报告，经复查合格后方可继续使用肖像。2.对于情节较轻的违规行为，公司/组织可对责任部门或个人进行内部通报批评，并要求其采取相应的补救措施。3.对于情节严重的违规行为，公司/组织将依法依规追究责任部门或个人的法律责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。八、附则（一）解释权本