行政印章管理办法

行政印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司行政印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的行政印章管理。（三）定义1.行政印章：指公司在对外交往、对内管理等活动中使用的各类印章，包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章等。2.印章使用：指在文件、资料、报表、合同、协议、信函、证书等书面材料上加盖印章的行为。（四）管理原则1.严格审批原则：印章使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用。2.规范使用原则：印章使用应符合法律法规和公司规定，确保印章使用的规范性和准确性。3.安全保管原则：印章应妥善保管，防止丢失、被盗用或滥用。4.责任追究原则：对违反印章管理规定的行为，将追究相关人员的责任。二、印章的种类与规格（一）公司公章1.公司公章是公司对外行使权力的标志，代表公司的意志和行为。2.规格：圆形，直径为[X]厘米，中央刊五角星，五角星外刊公司名称，自左而右环行。（二）法定代表人章1.法定代表人章是法定代表人行使职权的个人印章。2.规格：圆形，直径为[X]厘米，中央刊五角星，五角星外刊法定代表人姓名，自左而右环行。（三）合同专用章1.合同专用章用于签订各类合同、协议等经济合同文件。2.规格：圆形，直径为[X]厘米，中央刊五角星，五角星外刊公司名称，自左而右环行，在五角星下方刊“合同专用章”字样。（四）财务专用章1.财务专用章用于公司财务结算、票据开具等财务活动。2.规格：圆形，直径为[X]厘米，中央刊五角星，五角星外刊公司名称，自左而右环行，在五角星下方刊“财务专用章”字样。（五）部门章1.部门章用于各部门内部的文件、资料、报表等的盖章。2.规格：圆形，直径为[X]厘米，中央刊五角星，五角星外刊部门名称，自左而右环行。三、印章的刻制与启用（一）印章的刻制1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章由公司办公室统一负责刻制。2.部门章由各部门根据工作需要提出申请，经公司办公室审核后，报公司领导批准，由公司办公室统一刻制。3.印章刻制必须选择具有合法资质的印章刻制单位，并严格按照国家有关规定和公司要求进行刻制。（二）印章的启用1.新刻制的印章启用前，必须由公司办公室填写《印章启用申请表》，经公司领导批准后，方可启用。2.《印章启用申请表》应包括印章名称、规格、启用日期、使用范围等内容。3.印章启用后，公司办公室应及时将印章的启用情况通知相关部门和人员，并在公司内部进行公示。四、印章的保管（一）保管原则1.专人保管原则：印章必须由专人负责保管，不得擅自委托他人保管。2.安全保管原则：印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.分开保管原则：公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章应分别由不同的人员保管，不得由同一人保管两枚以上的印章。（二）保管人员职责1.负责印章的日常保管工作，确保印章的安全。2.严格按照印章使用审批程序进行用印，不得擅自使用印章。3.对印章的使用情况进行登记，建立印章使用台账。4.定期对印章进行检查，发现问题及时报告公司办公室。（三）印章存放地点1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章应存放在公司办公室的保险柜内。2.部门章应存放在各部门的铁皮柜内。五、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、报表、合同、协议、证书等的盖章。2.法定代表人章：用于公司法定代表人行使职权的文件、信函、报表、合同、协议、证书等的盖章。3.合同专用章：用于签订各类合同、协议等经济合同文件的盖章。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务活动的盖章。5.部门章：用于各部门内部的文件、资料、报表等的盖章。（二）使用流程1.用印申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，注明用印事由、用印文件名称、用印份数、用印日期等内容，并经部门负责人审核签字。2.审批：《印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报公司办公室审批。公司办公室应根据用印事由和审批权限进行审批，必要时应报公司领导审批。3.用印登记：印章保管人员应根据审批后的《印章使用申请表》进行用印登记，填写《印章使用登记表》，注明用印日期、用印文件名称、用印份数、用印人等内容。4.用印：印章保管人员应按照审批后的《印章使用申请表》和《印章使用登记表》的要求进行用印，确保印章使用的规范性和准确性。5.用印后文件的处理：用印后的文件应及时交回申请部门或个人，并按照公司档案管理规定进行归档保存。（三）特殊情况用印1.紧急情况下的用印：如遇紧急情况，无法按照正常流程进行用印审批时，印章保管人员应及时向公司办公室负责人报告，并按照公司办公室负责人的指示进行用印。用印后，印章保管人员应及时补办用印审批手续。2.异地用印：如需在异地使用印章，应提前向公司办公室提出申请，经公司办公室审核后，报公司领导批准。异地用印时，应采用邮寄或专人送达等方式将印章送至用印地点，并由专人负责监督用印过程。六、印章的停用与销毁（一）印章的停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由公司办公室填写《印章停用申请表》，经公司领导批准后，方可停用。2.《印章停用申请表》应包括印章名称、规格、停用日期、停用原因等内容。3.印章停用后，公司办公室应及时将印章的停用情况通知相关部门和人员，并在公司内部进行公示。（二）印章的销毁1.停用的印章应及时进行销毁，销毁工作由公司办公室负责组织实施。2.印章销毁前，公司办公室应填写《印章销毁申请表》，经公司领导批准后，方可销毁。3.《印章销毁申请表》应包括印章名称、规格、销毁日期、销毁方式等内容。4.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等方式，确保印章无法恢复使用。5.印章销毁时，应由公司办公室指定专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。6.印章销毁后，公司办公室应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料归档保存。七、监督与检查（一）监督检查部门公司办公室负责对公司行政印章的管理情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.印章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管地点是否安全可靠等。2.印章的使用情况，包括使用审批程序是否严格、使用登记是否规范等。3.印章的停用与销毁情况，包括停用与销毁手续是否齐全、销毁方式是否符合要求等。（三）监督检查方式1.定期检查：公司办公室定期对公司行政印章的管理情况进行检查，检查周期为[X]个月。2.不定期抽查：公司办公室不定期对公司行政印章的管理情况进行抽查，抽查内容和方式根据实际情况确定。（四）问题处理1.