洛阳合同管理办法

洛阳合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平、公正的原则，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.公司合同管理部门负责合同的统一管理，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的指导、监督和检查。2.公司各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。3.公司财务部门负责合同款项的收付管理，审核合同付款条款，确保合同款项收付的准确性和及时性。4.公司审计部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，防范合同风险。二、合同的签订（一）合同的起草1.合同一般由业务部门根据业务需要起草。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.对于格式合同或常用合同文本，业务部门应优先选用公司统一制定的格式合同文本，并根据具体业务情况进行修改和完善。3.合同文本中涉及公司重大利益、法律风险较高的条款，业务部门应与合同管理部门、法务部门等相关部门进行沟通协商，确保合同条款合法合规、公平合理。（二）合同的审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、准确性等方面进行审核，并提出审核意见。2.合同管理部门审核通过后，将合同文本提交法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同条款进行审查，确保合同不存在法律风险，并提出法律意见。3.对于重大合同或法律风险较高的合同，合同管理部门应组织业务部门、法务部门、财务部门等相关部门进行会审。会审应形成书面意见，作为合同签订的重要依据。4.合同审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议，业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。（三）合同的签订1.合同经审核通过后，由法定代表人或其授权代理人签订。授权代理人签订合同的，应出具法定代表人签署的授权委托书。2.签订合同前，业务部门应确保合同对方主体资格合法有效，具备相应的履约能力。合同对方为自然人的，应核实其身份证号码、住址、联系方式等基本信息；合同对方为法人或其他组织的，应核实其营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证照，并留存复印件。3.合同签订时，应使用公司统一印制的合同专用章。合同专用章的使用应严格按照公司印章管理制度执行，由专人负责保管和使用。4.合同签订后，业务部门应及时将合同文本原件交合同管理部门存档，并将合同副本分送财务部门、审计部门等相关部门。三、合同的履行（一）合同履行的跟踪1.合同签订后，业务部门应负责合同的履行，并指定专人对合同履行情况进行跟踪。跟踪内容包括合同标的的交付、验收、款项收付、质量保证等方面。2.业务部门应定期向合同管理部门汇报合同履行情况，合同管理部门应及时掌握合同履行动态，发现问题及时协调解决。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向公司领导报告，并采取有效措施进行应对。（二）合同款项的收付1.合同款项的收付应严格按照合同约定执行。财务部门应根据合同条款和业务部门提交的付款申请，审核付款条件是否成就，确保付款的准确性和及时性。2.业务部门应在合同约定的付款期限前向财务部门提交付款申请，并提供相关证明材料。付款申请应包括合同编号、付款金额、付款对象、付款事由等内容。3.财务部门审核通过后，按照公司资金管理制度办理付款手续。对于大额款项的支付，应按照公司规定的审批流程进行审批。4.业务部门应及时跟踪合同款项的收付情况，确保款项及时到账。对于逾期未付的款项，业务部门应及时与合同对方沟通协商，采取有效措施催款。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议签订前，业务部门应按照合同签订的审核流程，将变更协议文本提交合同管理部门和法务部门进行审核。审核通过后，方可签订合同变更协议。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面的合同解除协议。合同解除协议应明确解除合同的原因、双方的权利义务、善后事宜等内容。4.合同解除协议签订前，业务部门应按照合同签订的审核流程，将解除协议文本提交合同管理部门和法务部门进行审核。审核通过后，方可签订合同解除协议。四、合同的归档与保管（一）合同的归档1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本原件交合同管理部门存档。合同管理部门应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，并建立合同台账。2.合同台账应包括合同编号、合同名称、合同对方、签订时间、履行期限、标的、金额、付款方式、履行情况等内容。合同管理部门应定期对合同台账进行更新和维护，确保台账信息的准确性和完整性。3.合同文本原件应妥善保管，不得随意涂改、损毁。对于电子合同，应按照公司电子档案管理规定进行存储和管理。（二）合同的保管1.合同管理部门应指定专人负责合同的保管工作。保管人员应具备一定的法律知识和业务能力，熟悉合同管理流程。2.合同保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保合同文本的安全。3.合同保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。一般合同的保管期限为自合同履行完毕之日起[X]年；重大合同的保管期限为自合同履行完毕之日起[X]年。4.合同保管期限届满后，如无特殊情况，合同管理部门可按照公司档案管理制度进行销毁。销毁合同应填写销毁清单，经相关部门负责人批准后，由专人负责销毁，并在销毁清单上签字确认。五、合同的监督与检查（一）监督检查职责1.公司合同管理部门负责对公司合同的签订、履行、变更、终止等情况进行定期或不定期的监督检查。2.公司审计部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。3.公司各业务部门应配合合同管理部门和审计部门做好合同监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）监督检查内容1.合同签订是否符合本办法规定的程序和要求，合同条款是否合法合规、公平合理。2.合同履行情况是否良好，是否存在违约行为，合同款项收付是否及时、准确。3.合同变更与解除是否符合本办法规定的程序和要求，变更与解除协议是否签订并有效执行。4.合同档案管理是否规范，合同文本是否妥善保管，合同台账是否准确、完整。（三）监督检查结果处理1.合同管理部门和审计部门在监督检查过程中发现问题的，应及时向相关部门发出整改通知书，要求限期整改。2.相关部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，落实整改责