现场询价管理办法

现场询价管理办法一、总则（一）目的为规范公司现场询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，有效控制采购成本，提高公司经济效益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及物资采购、工程发包、服务购买等各类需要进行现场询价的活动。（三）基本原则1.合法性原则：现场询价活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项操作合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督，确保整个过程透明化。4.成本效益原则：在保证采购物资、工程或服务质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司资源利用效率。二、询价主体与职责（一）询价发起部门1.根据公司业务需求，提出现场询价申请，明确询价项目的详细要求，包括物资规格、数量、质量标准、工程范围、服务内容等。2.负责收集整理与询价项目相关的技术资料、市场信息等，为询价工作提供必要的支持。3.参与询价过程，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评估，提出意见和建议。（二）采购部门1.审核询价发起部门提交的询价申请，确保申请内容完整、合理，符合公司采购政策和流程。2.负责组织实施现场询价工作，包括制定询价计划、选择询价方式、发布询价文件、组织询价会议或现场勘查等。3.对参与询价的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资质和能力。4.负责与供应商进行沟通协调，解答供应商的疑问，收集整理供应商的报价文件和相关资料。5.组织对供应商的报价进行评审，提出评审意见，协助公司领导确定最终的采购供应商。（三）质量部门1.参与询价过程，对询价项目涉及的质量标准和验收要求进行审核，确保采购的物资、工程或服务符合公司质量要求。2.在采购合同签订前，对采购物资的质量条款进行审查，提出质量保障建议。3.负责对采购物资、工程或服务的质量进行检验和验收，确保符合合同约定的质量标准。（四）财务部门1.参与询价过程，对询价项目的预算进行审核，确保询价活动在预算范围内进行。2.负责对采购成本进行核算和分析，为公司领导决策提供财务数据支持。3.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行审查，确保公司资金安全和合理使用。（五）公司领导1.审批询价发起部门提交的询价申请，对重大询价项目进行决策。2.参与询价结果的评审，根据评审意见确定最终的采购供应商和采购价格。三、询价流程（一）询价申请1.询价发起部门根据公司业务需求，填写《现场询价申请表》，详细说明询价项目的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并附上相关技术资料和市场调研信息。2.《现场询价申请表》经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）询价计划制定1.采购部门收到询价申请后，对申请内容进行审核，如发现问题及时与询价发起部门沟通协调。2.根据询价项目的特点和要求，制定询价计划，明确询价方式、询价时间安排、参与询价的供应商范围等。3.询价计划经采购部门负责人审核后，报公司领导审批。（三）询价文件编制与发布1.采购部门根据询价计划，编制询价文件。询价文件应包括询价项目的详细要求、报价要求、技术规格、商务条款、评标标准等内容。2.询价文件编制完成后，采购部门应组织相关部门对文件进行审核，确保文件内容准确、完整、清晰。3.采购部门通过公司内部网站、邮件、公告栏等方式发布询价文件，邀请符合条件的供应商参与询价。（四）供应商报名与资格审查1.供应商在规定时间内报名参与询价，提交《供应商报名表》及相关证明材料，如营业执照副本、资质证书、业绩证明等。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，核实供应商提交的证明材料的真实性和有效性，确定参与询价的供应商名单。3.对于不符合资格要求的供应商，采购部门应及时通知其报名无效。（五）询价实施1.采购部门组织参与询价的供应商召开询价会议或进行现场勘查。询价会议应提前通知供应商会议的时间、地点、议程等信息。2.在询价会议或现场勘查过程中，采购部门应向供应商详细介绍询价项目的要求和情况，解答供应商的疑问，并要求供应商进行现场报价。3.供应商应在规定时间内提交报价文件，报价文件应包括报价明细、技术方案、售后服务承诺等内容。（六）报价评审1.采购部门组织相关部门对供应商的报价文件进行评审。评审人员应包括采购部门、质量部门、技术部门、财务部门等相关人员。2.评审人员根据询价文件中规定的评标标准，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评估，提出评审意见。3.评审过程中，如发现供应商的报价或技术方案存在疑问，评审人员应及时与供应商进行沟通核实。（七）结果确定1.采购部门根据评审意见，编制《询价评审报告》，推荐拟成交供应商名单，并附上各供应商的报价情况、评审意见等内容。2.《询价评审报告》经采购部门负责人审核后，报公司领导审批。3.公司领导根据《询价评审报告》，确定最终的采购供应商和采购价格，并签署采购决策意见。（八）合同签订1.采购部门根据公司领导的采购决策意见，与最终确定的采购供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。2.采购合同签订前，应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和公司要求。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。四、询价方式（一）公开询价1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的询价项目。2.操作流程：采购部门通过公司内部网站、邮件、公告栏等方式发布询价文件，邀请符合条件的供应商参与询价。供应商在规定时间内提交报价文件，采购部门组织相关部门对供应商的报价文件进行评审，确定最终的采购供应商和采购价格。（二）邀请询价1.适用范围：适用于采购金额较小、技术规格相对简单、供应商数量有限的询价项目。2.操作流程：采购部门根据询价项目的特点和要求，选择若干家符合条件的供应商，向其发出询价邀请书。被邀请的供应商在规定时间内提交报价文件，采购部门组织相关部门对供应商的报价文件进行评审，确定最终的采购供应商和采购价格。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于采购项目技术复杂、有特殊要求，或者采购过程中需要与供应商进行多次谈判以确定最终方案的询价项目。2.操作流程：采购部门发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。谈判小组与供应商进行多轮谈判，供应商根据谈判情况进行报价和方案调整。谈判结束后，谈判小组根据谈判结果推荐拟成交供应商名单，报公司领导审批确定最终的采购供应商和采购价格。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的询价项目。2.操作流程：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因和必要性，并附上相关证明材料。《单一来源采购申请表》经采购部门负责人审核后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。五、询价文件编制要求（一）基本内容1.询价项目概述：包括询价项目的名称、背景、目的、采购范围等。2.询价项目要求：详细说明询价项目的技术规格、质量标准、数量、交货时间、交货地点、售后服务等要求。3.报价要求：明确报价的范围、方式、有效期等要求，以及报价文件应包含的内容，如报价明细、技术方案、售后服务承诺等。4.商务条款：包括付款方式、结算方式、包装要求、运输方式、保险要求等商务条款。5.评标标准：制定明确的评标标准，如价格、技术方案、售后服务、业绩等方面的评分细则。6.其他要求：如供应商的资格要求、报名时间、报价截止时间、开标时间、开标地点等。（二）格式规范1.询价文件应采用统一的格式，包括封面、目录、正文、附件等部分。2.正文部分应按照章节顺序编写，各章节之间应逻辑清晰、层次分明。3.附件部分应包括相关的技术资料、图纸、表格等，确保询价文件内容完整、准确。（三）语言表达1.询价文件的语言应简洁明了、准确规范，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。2.对于技术规格和质量标准等关键内容，应采用明确的术语和定义，确保供应商能够准确理解询价要求。六、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件，包括营业执照、资质证书、生产能力、产品质量、信誉等方面的要求。2.通过市场调研、供应商推荐、行业协会推荐等方式，收集潜在供应商信息，并建立供应商信息库。3.对潜在供应商进行实地考察和评估，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况，评估合格的供应商纳入供应商信息库。4.在进行现场询价时，优先从供应商信息库中选择符合条件的供应商参与询价。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。2.评价方式可采用定期问卷调查、现场考察、数据分析等方式进行。3.根据供应商的评价结果，对供应商进行分类管理，对于评价优秀的供应商给予优先合作机会，对于评价不合格的供应商及时进行淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于在供货质量、交货期、价格、售后服务等方面表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。2.建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。七、询价过程监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对现场询价活动进行定期审计和监督，检查询价过程是否符合公司规定的流程和制度，是否存在违规操作行为。2.公司纪检监察部门负责对询价过程中的廉洁自律情况进行监督，防止出现商业贿赂等违法违纪行为。（二）投诉处理1.建立询价投诉处理