煤矿公章管理办法

煤矿公章管理办法一、总则（一）目的为加强煤矿公章管理，规范公章使用流程，保障煤矿合法合规运营，维护煤矿及相关方的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于煤矿内部各部门及所属各单位在处理与煤矿业务相关的各类事务时涉及公章使用的情况。（三）基本原则1.依法依规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及煤矿内部的各项规章制度。2.谨慎使用原则：严格把控公章使用的必要性和准确性，确保公章使用符合煤矿利益和业务需求。3.登记备案原则：对公章的使用进行详细登记备案，以便追溯和查询。4.专人保管原则：明确公章保管责任人，确保公章安全存放，防止丢失、被盗用等情况发生。二、公章种类及用途（一）种类1.煤矿行政公章：代表煤矿行使行政管理职能，用于对外发布正式文件、签订合同协议、出具证明等重要事项。2.煤矿党委公章：用于党委相关文件发布、组织活动等党务工作。3.煤矿工会公章：用于工会组织开展活动、签订工会相关协议等工会业务。4.部门专用章：如财务专用章、人力资源专用章等，分别用于特定业务领域。（二）用途1.煤矿行政公章以煤矿名义发布的各类行政公文，包括通知、通报、报告、请示等。与外部单位签订的经济合同、合作协议、技术服务合同等。对外出具的资信证明、授权委托书、介绍信等。其他需要以煤矿行政名义办理的重要事项。2.煤矿党委公章党委发布的各类文件、决议、通知等。党员组织关系介绍信、入党志愿书等党务工作相关文件。党委组织开展的各类活动的相关文件及证明。3.煤矿工会公章工会发布的各类通知、决定、工作计划等。工会与会员签订的集体合同、专项集体合同等。工会组织开展的各类文体活动、职工福利等相关文件及证明。4.部门专用章财务专用章：用于财务收支、票据开具、资金结算等财务业务。人力资源专用章：用于员工劳动合同签订、工资证明、社保办理等人力资源相关业务。其他部门专用章：根据各部门业务特点，用于特定业务范围内的文件签署、证明出具等。三、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.煤矿公章的刻制必须严格按照国家相关法律法规规定的程序进行。由煤矿办公室根据工作需要提出申请，经煤矿主要领导批准后，统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.刻制公章时，应提供详细的印章规格、样式、材质等要求，并与刻制单位签订保密协议，确保印章刻制过程中的信息安全。3.新刻制的公章必须在公安机关备案，并留存印模。（二）启用1.新公章刻制完成后，由煤矿办公室负责组织启用仪式。启用前，应将公章的启用时间、使用范围、保管责任人等信息在煤矿内部进行公示。2.公章启用时，应在《公章使用登记簿》上进行首次登记，记录公章启用的时间、编号、名称、规格、启用原因等信息。3.启用后的公章应及时交付保管责任人，并办理交接手续。交接双方应在《公章交接登记簿》上签字确认。（三）废止1.因机构调整、业务变更、公章损坏等原因需要废止公章时，由保管责任人提出申请，经煤矿办公室审核后，报煤矿主要领导批准。2.废止的公章应及时上缴煤矿办公室，并在《公章使用登记簿》上进行注销登记。注销登记应记录公章废止的时间、编号、名称、规格、废止原因等信息。3.煤矿办公室应对废止的公章进行妥善保管，定期进行清理销毁。销毁时，应填写《公章销毁登记表》，记录销毁的时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。四、公章的保管（一）保管责任人1.煤矿行政公章由煤矿办公室指定专人负责保管。保管责任人应具备较强的责任心和保密意识，熟悉公章使用流程和相关规定。2.煤矿党委公章由党委办公室指定专人负责保管。3.煤矿工会公章由工会办公室指定专人负责保管。4.部门专用章由各部门指定专人负责保管。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管制度，钥匙分别由保管责任人及另一指定人员持有。2.保管责任人应确保公章存放地点的安全，防止公章被盗用、丢失或损坏。如发现公章有异常情况，应及时报告上级领导，并采取相应的措施。3.公章保管责任人不得擅自将公章转借他人使用，如因工作需要必须转借的，应经公章使用部门负责人同意，并在《公章使用登记簿》上进行详细登记。转借期间，保管责任人应负责监督公章的使用情况，确保公章使用安全。4.公章保管责任人应定期对公章进行检查，如发现公章有磨损、损坏等情况，应及时报告上级领导，并申请更换新章。五、公章的使用（一）使用流程1.申请：使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事由、文件名称、文号、使用时间、使用范围等信息，并由部门负责人签字确认。2.审核：《公章使用申请表》经部门负责人签字后，提交至公章保管责任人进行审核。保管责任人应根据公章使用的必要性、合法性以及相关规定进行审核，审核通过后签字确认。3.审批：对于涉及重大事项、金额较大的合同协议、重要文件等使用公章的情况，需经煤矿主要领导或相关授权领导审批。审批通过后，在《公章使用申请表》上签字确认。4.用印：公章保管责任人在确认《公章使用申请表》上的申请事由、审核意见、审批意见等信息无误后，方可使用公章。用印时，应确保公章清晰、端正地加盖在文件规定的位置上，并在《公章使用登记簿》上详细记录用印的时间、文件名称、文号、使用部门、使用人、盖章位置等信息。5.登记备案：公章使用完毕后，保管责任人应及时将《公章使用申请表》及相关文件进行整理归档，并存档保管。同时，应定期对公章使用情况进行统计分析，形成报告上报煤矿领导。（二）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因工作需要必须提前加盖公章的，应在空白处注明用途，并严格控制使用范围。2.未经煤矿主要领导或相关授权领导批准，不得擅自为外单位或个人提供加盖公章的空白纸张、合同、介绍信等。3.公章使用应严格按照规定的用途和范围进行，不得超越权限使用公章。如发现违规使用公章的情况，应立即制止，并追究相关责任人的责任。六、监督与检查（一）内部监督1.煤矿办公室负责对公章的使用情况进行定期检查和不定期抽查。检查内容包括公章使用流程是否规范、《公章使用登记簿》记录是否完整准确、公章保管是否安全等。2.各部门应配合煤矿办公室的监督检查工作，如实提供公章使用的相关资料和信息。对于检查中发现的问题，应及时整改落实。3.煤矿内部审计部门负责对公章使用情况进行审计监督，重点审查公章使用的合法性、合规性以及经济效益等方面。如发现存在违规使用公章的情况，应及时提出审计意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管部门以及其他相关部门的监督检查，如实提供公章使用的相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应积极配合整改落实，并及时将整改情况反馈给相关部门。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用公章的。2.超越权限使用公章的。3.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章的。4.擅自将公章转借他人使用的。5.因保管不善导致公章被盗用、丢失或损坏的。6.其他违反公章管理规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违反公章管理规定的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职等处分。2.因违规使用公章给煤矿造