清华印章管理办法

清华印章管理办法一、总则（一）目的为加强清华大学印章管理，维护学校的合法权益，保障学校各项工作的正常开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于清华大学各单位、部门及所属二级单位使用的各类印章，包括但不限于党委印章、行政印章、专用印章、业务印章等。（三）印章定义本办法所称印章，是指学校各单位、部门及所属二级单位在社会活动中使用的，代表学校或单位权力、凭信的各种印章的总称，包括实体印章和电子印章。（四）基本原则1.依法依规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规和学校的相关规定。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各单位、部门及所属二级单位印章管理的职责和权限。3.安全保密原则：确保印章安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生，严格保密印章使用信息。二、印章的刻制（一）刻制依据印章的刻制必须有正式的批准文件或依据，如学校党委决议、行政决定、上级主管部门要求等。（二）申请流程1.申请单位或部门填写《清华大学印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并加盖本单位公章。2.将申请表提交至学校办公室或相关职能部门审核。3.审核通过后，由学校办公室或相关职能部门统一到公安机关指定的刻章单位刻制印章。（三）备案登记印章刻制完成后，刻章单位应及时将印章印模报送学校办公室或相关职能部门备案，并填写《清华大学印章备案登记表》。学校办公室或相关职能部门应建立印章管理档案，对印章的刻制、使用、保管等情况进行详细记录。三、印章的使用（一）使用范围印章的使用必须严格按照批准的用途和范围进行，不得超出规定使用。（二）审批流程1.用印申请人填写《清华大学印章使用审批单》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并签字确认。2.将审批单提交至本单位负责人或相关审批人审批。3.审批通过后，用印申请人持审批单到印章保管部门用印。（三）用印要求1.印章保管人员应认真审核用印审批单，确认审批手续齐全、用印内容合法合规后，方可盖章。2.用印时应使用红色印泥，确保印章清晰、端正、完整。3.印章不得在空白纸张、空白表格、空白介绍信等上加盖。特殊情况需要在空白纸张上加盖印章的，必须经本单位负责人或相关审批人批准，并在用印后对空白纸张的使用情况进行跟踪管理。（四）电子印章使用1.电子印章的使用应遵循国家电子签名法和学校的相关规定，确保电子印章的合法性、有效性和安全性。2.电子印章的使用流程与实体印章相同，用印申请人应通过学校指定的电子印章系统进行操作，并按照系统提示完成相关审批手续。3.电子印章使用后，应及时将电子文档保存至学校指定的存储介质，并按照档案管理规定进行归档。四、印章的保管（一）保管责任1.学校办公室或相关职能部门负责学校党委印章、行政印章等重要印章的保管。2.各单位、部门及所属二级单位负责本单位印章的保管，并指定专人负责印章的日常管理。3.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，确保印章安全。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，配备必要的安全设施，如保险柜、密码锁等。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出办公场所。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏或遗失，应及时报告本单位负责人或相关职能部门，并采取相应的措施进行处理。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、退休等原因需要交接印章的，应办理印章交接手续。2.交接双方应填写《清华大学印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接日期等信息，并签字确认。3.印章交接手续完成后，交接双方应将《清华大学印章交接清单》报送学校办公室或相关职能部门备案。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.印章使用单位或部门撤销、合并、分立等原因不再使用印章的。2.印章损坏、遗失等原因无法继续使用的。3.因法律法规、政策调整等原因，印章不再具有法律效力的。（二）停用流程1.印章使用单位或部门填写《清华大学印章停用申请表》，详细说明印章停用原因，并加盖本单位公章。2.将申请表提交至学校办公室或相关职能部门审核。3.审核通过后，学校办公室或相关职能部门发布印章停用通知，并收回印章。（三）销毁流程1.印章停用后，印章保管人员应及时将印章交回学校办公室或相关职能部门。2.学校办公室或相关职能部门对收回的印章进行审核确认后，填写《清华大学印章销毁申请表》，报学校领导审批。3.经学校领导批准后，由学校办公室或相关职能部门会同纪检监察部门等共同对印章进行销毁，并填写《清华大学印章销毁登记表》，记录销毁印章的名称、数量、销毁日期等信息。六、监督与检查（一）监督职责1.学校办公室或相关职能部门负责对全校印章管理工作进行监督检查。2.各单位、部门及所属二级单位应加强对本单位印章管理工作的自查自纠，确保印章管理工作规范有序。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况。2.印章的刻制、使用、保管、停用、销毁等环节的操作是否规范。3.用印审批手续是否齐全，用印内容是否合法合规。4.印章保管是否安全，是否存在印章被盗用、冒用、丢失等情况。（三）违规处理1.对违反印章管理规定的单位或个人，学校将视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评等处理。