物业诉讼管理办法

物业诉讼管理办法一、总则（一）目的为了规范本公司物业诉讼管理工作，保障公司合法权益，维护物业管理活动的正常秩序，依据相关法律法规及行业标准，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司在物业管理活动中涉及的各类诉讼案件的管理，包括但不限于物业服务合同纠纷、业主侵权纠纷、相邻关系纠纷等。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规及行业标准，确保诉讼活动合法合规进行。2.预防为主原则加强日常管理，预防纠纷发生，减少诉讼案件数量。3.及时高效原则对诉讼案件及时响应，积极处理，提高诉讼效率，降低诉讼成本。4.证据充分原则注重收集、整理和保存证据，确保在诉讼中能够提供充分、有效的证据支持。二、诉讼管理机构及职责（一）诉讼管理小组成立以公司总经理为组长，法务部门负责人、物业管理部门负责人等为成员的诉讼管理小组，负责统筹协调公司的物业诉讼管理工作。（二）职责分工1.总经理全面领导和决策物业诉讼管理工作，协调公司内部资源，确保诉讼工作顺利进行。2.法务部门负责人负责制定和完善物业诉讼管理制度及流程。指导和参与诉讼案件的处理，提供法律专业意见。组织开展法律培训，提高员工法律意识。3.物业管理部门负责人负责提供物业管理相关事实情况及证据材料。协助法务部门处理诉讼案件，参与庭审等诉讼活动。负责与业主及相关方进行沟通协调，及时反馈诉讼进展情况。4.其他相关部门负责人根据各自职责，配合法务部门和物业管理部门做好诉讼管理工作，提供必要的支持和协助。三、诉讼风险预防（一）合同管理1.签订物业服务合同前，法务部门应严格审查合同条款，确保合同内容合法、明确、具体，避免出现模糊不清或容易引发争议的条款。2.合同签订后，应及时组织相关部门进行合同交底，确保各部门了解合同约定，严格按照合同履行义务。3.定期对物业服务合同进行梳理和评估，及时发现合同履行过程中存在的问题，并采取有效措施加以解决。（二）日常管理1.加强对物业工作人员的培训，提高其业务水平和服务意识，规范服务行为，避免因服务不到位引发纠纷。2.建立健全投诉处理机制，及时、妥善处理业主的投诉和建议，做到事事有回应，件件有着落。3.加强对小区公共区域的巡查和管理，及时发现并处理各类安全隐患和违规行为，确保小区秩序良好。4.做好各类文件、资料的收集、整理和归档工作，包括物业服务记录、维修记录、业主沟通记录等，为应对诉讼提供充分的证据支持。（三）沟通协调1.加强与业主的沟通交流，定期组织业主座谈会、问卷调查等活动，了解业主需求和意见，及时改进物业服务工作。2.对于业主提出的问题和诉求，要耐心倾听，积极协调解决，避免矛盾激化。3.加强与社区、街道等相关部门的沟通协调，争取各方支持，共同做好物业管理工作。四、诉讼案件处理流程（一）案件受理1.当公司面临可能引发诉讼的纠纷时，物业管理部门应及时向法务部门报告，并提供相关情况说明和证据材料。2.法务部门对报告的情况进行初步审查，判断是否符合诉讼条件。如认为需要提起诉讼的，应填写《物业诉讼案件受理登记表》，详细记录案件基本情况，并报诉讼管理小组组长审批。3.经审批同意受理的案件，由法务部门指定专人负责处理，并建立案件档案。（二）案件调查1.负责处理案件的法务人员应及时与物业管理部门沟通，进一步了解案件事实情况，收集相关证据材料。2.对收集到的证据进行整理、分析和审核，确保证据的真实性、合法性和关联性。3.必要时，可委托专业律师或调查机构进行调查取证，以获取更充分的证据支持。（三）诉讼策略制定1.法务人员根据案件调查情况，结合相关法律法规和类似案例，制定具体的诉讼策略，包括诉讼请求、事实和理由、证据清单等。2.将制定好的诉讼策略提交诉讼管理小组讨论，听取各方意见和建议，进行修改完善。3.根据讨论确定的诉讼策略，准备相关诉讼文书，如起诉状、答辩状、证据目录等。（四）诉讼实施1.按照法定程序向有管辖权的人民法院提起诉讼，并提交相关诉讼文书和证据材料。2.及时跟进案件审理进度，与法院保持沟通，了解案件排期、开庭等情况。3.组织相关人员参加庭审活动，包括物业管理部门负责人、法务人员、证人等。庭审过程中，要认真听取对方意见，如实陈述案件事实，提供充分的证据支持，维护公司合法权益。4.根据庭审情况，及时调整诉讼策略，如有需要，可申请补充证据、变更诉讼请求等。（五）案件执行1.如果公司在诉讼中胜诉，而对方未按照生效法律文书履行义务的，应及时向法院申请强制执行。2.协助法院执行工作，提供被执行人的财产线索等相关信息，确保执行工作顺利进行。3.对执行结果进行跟踪和反馈，及时了解执行进展情况，如执行款项到账等。五、诉讼费用管理（一）费用预算1.在制定物业诉讼管理工作计划时，应同时编制诉讼费用预算，明确可能发生的诉讼费用项目及金额。2.诉讼费用预算应包括案件受理费、律师费、鉴定费、调查费、差旅费等各项费用。（二）费用审批1.诉讼过程中发生的各项费用，需按照公司财务审批制度进行审批。2.费用报销时，应提供相关发票、合同、审批文件等证明材料，确保费用支出合理、合规。（三）费用控制1.严格控制诉讼费用支出，尽量降低诉讼成本。在选择律师事务所时，应综合考虑其专业能力、收费标准等因素，合理确定律师费。2.对于不必要的诉讼费用支出，如重复鉴定、不合理的调查费用等，应及时与相关方沟通协商，予以避免或减少。六、诉讼档案管理（一）档案收集1.在诉讼案件处理过程中，负责处理案件的法务人员应及时收集与案件相关的各类文件、资料，包括起诉状、答辩状、证据材料、庭审笔录、判决书等。2.物业管理部门应积极配合法务人员，提供其掌握的与案件有关的资料和信息。（二）档案整理1.对收集到的诉讼档案资料进行分类整理，按照案件类别、时间顺序等进行编号和归档。2.每份档案应包括案件基本信息、诉讼文书、证据材料、庭审记录、裁判文书等内容，并确保资料完整、清晰。（三）档案保管1.设立专门的诉讼档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案安全。2.制定档案保管制度，明确档案保管期限、查阅权限等规定，防止档案丢失、损坏或泄露。（四）档案查阅1.因工作需要查阅诉讼档案的，应填写《诉讼档案查阅申请表》，经相关部门负责人审批后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管场所。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案内容。七、监督与考核（一）监督机制1.诉讼管理小组定期对物业诉讼管理工作进行监督检查，确保各项管理制度和流程得到有效执行。2.法务部门负责对诉讼案件处理情况进行全程监督，及时发现问题并提出改进意见。（二）考核办法1.制定物业诉讼管理工作考核指标