物资耗材管理办法

物资耗材管理办法一、总则（一）目的为加强公司物资耗材管理，规范物资耗材采购、使用、库存等环节的行为，提高物资耗材使用效率，降低公司运营成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及物资耗材采购、使用、库存管理的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：物资耗材的采购、使用、管理等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准。2.经济性原则：在满足公司业务需求的前提下，合理控制物资耗材采购成本，提高物资耗材使用效益。3.计划性原则：根据公司年度工作计划和实际需求，制定科学合理的物资耗材采购计划，避免盲目采购和浪费。4.归口管理原则：物资耗材管理工作实行归口管理，明确各部门职责，确保物资耗材管理工作的规范化、标准化。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定物资耗材采购计划，根据公司需求和市场情况，选择合格的供应商，签订采购合同。2.负责采购物资耗材的到货验收、付款等工作，确保采购物资耗材的质量和数量符合合同要求。3.建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核，维护良好的合作关系。（二）使用部门1.根据本部门业务需求，提出物资耗材的采购申请，详细说明物资耗材的名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.负责本部门领用物资耗材的使用管理，合理使用物资耗材，提高物资耗材使用效率，避免浪费。3.定期对本部门物资耗材使用情况进行盘点和统计，及时反馈物资耗材使用过程中存在的问题。（三）仓库管理部门1.负责物资耗材的入库、存储、保管、出库等工作，确保物资耗材的安全和完整。2.建立物资耗材库存台账，定期对库存物资耗材进行盘点，做到账实相符。3.按照物资耗材的特性和保管要求，合理安排存储位置，做好防潮、防火、防盗等工作。（四）财务部门1.负责审核物资耗材采购计划和采购合同，确保采购资金的合理性和合规性。2.按照财务制度和相关规定，办理物资耗材采购付款手续，对物资耗材采购成本进行核算和控制。3.定期对物资耗材管理情况进行财务审计，监督物资耗材采购、使用、库存等环节的资金使用情况。（五）质量管理部门1.负责对采购物资耗材的质量进行检验和监督，确保采购物资耗材符合质量标准和合同要求。2.参与物资耗材采购合同的评审，对物资耗材质量条款提出意见和建议。3.对物资耗材使用过程中的质量问题进行调查和分析，提出处理意见和改进措施。三、采购管理（一）采购计划制定1.各使用部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度业务工作计划和实际需求，编制物资耗材采购计划，报采购部门汇总。2.采购部门应结合各使用部门采购计划、库存情况以及市场价格波动等因素，对采购计划进行综合平衡和审核，编制公司年度物资耗材采购总计划，报公司领导审批。3.采购计划应明确物资耗材的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容，确保采购计划的准确性和可操作性。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。2.采购部门应对供应商进行资格审查，收集供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等相关资质证明文件，建立供应商档案。3.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（三）采购合同签订1.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资耗材的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草本提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。审核通过后，报公司领导审批签字。3.采购部门应严格按照采购合同约定履行义务，跟踪采购合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（四）采购验收1.物资耗材到货后，采购部门应及时通知仓库管理部门、使用部门和质量管理部门进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关质量标准，对物资耗材的数量、规格、型号、外观、质量等进行逐一核对和检验。对于重要物资耗材或技术要求较高的物资耗材，质量管理部门应进行抽检或全检。3.验收合格的物资耗材，仓库管理部门应及时办理入库手续；验收不合格的物资耗材，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商更换或退货，并承担相应的违约责任。四、使用管理（一）领用管理1.使用部门应指定专人负责物资耗材的领用工作，领用人员应填写物资耗材领用申请表，注明领用物资耗材的名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人签字审批后，到仓库管理部门办理领用手续。2.仓库管理部门应按照物资耗材领用申请表的内容，及时发放物资耗材，并在物资耗材领用申请表上签字确认。领用人员应在领用物资耗材后及时将其送达使用地点，并妥善保管。3.对于贵重物资耗材、易燃易爆物资耗材等特殊物资耗材，领用人员应严格按照相关规定办理领用手续，并采取相应的安全防护措施。（二）使用监督1.各使用部门应加强对本部门物资耗材使用情况的监督和管理，定期对物资耗材使用情况进行检查和统计，及时发现和纠正物资耗材使用过程中存在的问题。2.公司应建立物资耗材使用情况通报制度，定期对各部门物资耗材使用情况进行通报，对物资耗材使用效率高、节约意识强的部门进行表彰和奖励，对物资耗材浪费严重的部门进行批评和处罚。3.员工应树立节约意识，合理使用物资耗材，杜绝浪费现象。对于能够修复或再利用的物资耗材，应进行修复或再利用；对于不再使用的物资耗材，应及时交回仓库管理部门。（三）报废管理1.物资耗材因损坏、老化、过期等原因无法继续使用时，使用部门应填写物资耗材报废申请表，注明报废物资耗材的名称、规格、型号、数量、报废原因等信息，经部门负责人签字审批后，报仓库管理部门审核。2.仓库管理部门应组织相关人员对报废物资耗材进行现场核实和鉴定，确认符合报废条件后，在物资耗材报废申请表上签字同意，并报财务部门和公司领导审批。3.经批准报废的物资耗材，仓库管理部门应按照公司相关规定进行处理，如变卖、回收等。处理报废物资耗材所取得的收入应及时上缴公司财务部门。五、库存管理（一）库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存物资耗材进行盘点，确保账实相符。盘点周期分为月度盘点、季度盘点和年度盘点，月度盘点由仓库管理部门自行组织，季度盘点和年度盘点由公司财务部门会同仓库管理部门等相关部门共同组织。2.盘点人员应认真核对库存物资耗材的数量、规格、型号、质量等信息，如实填写库存盘点表。对于盘点中发现的盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因，并填写库存盘点差异报告，报仓库管理部门负责人和公司领导审批。3.根据库存盘点差异报告，仓库管理部门应及时调整库存台账，确保库存数据的准确性。对于盘盈的物资耗材，应查明原因后进行相应的账务处理；对于盘亏的物资耗材，应根据公司相关规定追究相关人员的责任。（二）库存安全管理1.仓库管理部门应加强库存物资耗材的安全管理，建立健全安全管理制度，落实安全防范措施，确保库存物资耗材的安全。2.仓库应配备必要的消防器材、防盗设备等安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.仓库管理人员应严格遵守仓库安全操作规程，严禁在仓库内吸烟、明火作业等。对于易燃易爆物资耗材，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的防火、防爆、防潮、防虫等措施。（三）库存信息化管理1.公司应建立物资耗材库存管理信息系统，实现物资耗材采购、使用、库存等环节的信息化管理。通过库存管理信息系统，各部门可以实时查询物资耗材库存情况、采购进度、使用情况等信息，提高工作效率和管理水平。2.仓库管理部门应及时将物资耗材的入库、出库、盘点等信息录入库存管理信息系统，确保库存数据的及时性和准确性。同时，应定期对库存管理信息系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。六、监督与考核（一）监督检查1.公司财务部门、审计部门等相关部门应定期对物资耗材管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、采购合同签订与履行情况、物资耗材使用情况、库存管理情况等。2.监督检查人员应深入各部门，查阅相关文件、资料、记录等，实地查看物资耗材采购、使用、库存等现场情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.对于监督检查中发现的违规行为，公司应按照相关规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。（二）考核评价1.公司应建立物资耗材管理考核评价制度，对各部门物资耗材管理工作进行考核评价。考核评价指标包括采购成本控制、物资耗材使用效率、库存管理水平、供应商管理效果等方面。2.考核评价周期为年度，每年年底由公司财务部门会同相关部门对各部