档案图文管理办法

档案图文管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案图文管理，确保档案图文的完整、准确、系统、安全，便于查阅和利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位的档案图文管理工作。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善档案图文管理制度、流程和标准。集中统一管理公司各类档案图文，包括收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、数字化等工作。指导和监督各部门的档案图文管理工作，开展档案业务培训和考核。提供档案图文查阅、借阅服务，开发利用档案信息资源。2.各部门负责本部门档案图文的形成、积累、整理和初步审核工作，确保档案图文的真实、完整、准确。明确专人负责档案图文管理，按照公司档案管理部门的要求，及时将应归档的档案图文移交至档案管理部门。配合档案管理部门做好档案图文的整理、鉴定、数字化等工作，积极利用档案信息资源为部门工作服务。（四）基本原则1.统一领导、分级管理原则。公司档案管理部门对全公司档案图文管理工作进行统一领导，各部门按照职责分工，负责本部门档案图文的具体管理工作。2.完整准确、系统安全原则。确保档案图文的内容完整、准确，分类科学、系统，保管安全可靠，防止档案图文的损坏、丢失和泄密。3.方便利用、服务工作原则。以服务公司各项工作为宗旨，优化档案图文管理流程，提高档案图文利用效率，为公司决策、生产经营、科研创新等提供有力支持。二、档案图文的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于：行政管理类：公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、合同协议、证照等。经营管理类：市场调研资料、销售合同、财务报表、审计报告、税务资料、物资采购与管理文件等。生产技术类：产品研发资料、工艺文件、技术标准、设备档案、生产记录等。基本建设类：工程项目规划、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。科研项目类：科研项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果报告等。声像档案类：照片、录音、录像、影片等，记录公司重要活动、重大事件、生产经营场景等。2.公司接收或征集的与公司有关的各类档案图文，如上级主管部门文件、合作单位提供的资料、历史档案等。（二）收集要求1.各部门应明确档案图文收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类档案图文，确保档案图文的齐全、完整。2.档案图文应真实、准确，不得伪造、篡改。书写材料应符合耐久性要求，字迹清晰，图表工整。3.对于重要活动、重大项目等形成的档案图文，应实行跟踪收集，确保档案图文的实时性和完整性。（三）整理方法1.分类根据档案图文的来源、时间、内容和形式等特征，按照公司档案分类方案进行分类。公司档案分类一般采用年度机构（问题）保管期限分类法。一级类目可分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、基本建设类、科研项目类、声像档案类等。二级类目根据一级类目下的具体内容进一步细分，如行政管理类可分为综合管理、文秘工作、人力资源管理、财务管理等。三级类目根据二级类目下的具体事项再细分，如人力资源管理可分为人员招聘、培训与开发、绩效考核、薪酬福利等。2.编号对每一份档案图文进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“全宗号年度保管期限件号”的结构。全宗号：公司档案管理部门统一编制的全宗代码，用于标识公司档案的整体归属。年度：档案形成的年度，采用公元纪年，如“2023”。保管期限：根据档案的价值确定的保管期限，分为永久、长期（30年）、短期（10年）。件号：在同一保管期限内，按照档案图文的排列顺序编制的流水号。3.编目编制档案图文目录，目录应包括档号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目。题名应准确概括档案图文的主要内容，责任者应填写档案图文的形成部门或个人。日期应填写档案图文的形成日期，保管期限和密级应按照规定准确标注。4.装订对纸质档案图文进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，破损的档案图文应进行修复或复制。三、档案图文的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司档案管理规定，结合公司实际情况，对档案图文进行科学鉴定。2.全面分析档案图文的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。3.坚持以维护公司历史真实面貌和服务公司各项工作为出发点，确保具有重要价值的档案图文得到妥善保存。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对公司档案图文进行定期鉴定，提出鉴定意见和保管期限划分建议。（三）鉴定内容1.档案图文的真实性、完整性和准确性。2.档案图文与公司各项工作的相关性和重要性。3.档案图文的历史价值、现实价值和潜在价值。（四）保管期限划分1.永久保管的档案图文公司制定的具有长远指导意义的规章制度、重要会议纪要、年度综合计划与总结等。公司设立、合并、分立、撤销等重大事项的文件材料。公司产权界定、资产登记、评估、审计等重要文件。公司与上级主管部门、重要客户、合作伙伴签订的具有长期法律效力的合同协议。公司重要科研成果、技术专利、商标等知识产权文件。反映公司历史沿革、重大事件、重要人物等具有重要历史价值的档案图文。2.长期保管的档案图文（保管期限为30年）公司年度工作计划、总结、统计报表等。公司一般性会议文件、纪要。公司日常经营管理活动中形成的合同协议、业务往来文件等。公司生产技术管理文件、设备维护保养记录等。公司员工人事档案（除永久保存的部分）。3.短期保管的档案图文（保管期限为10年）公司临时性、阶段性工作形成的文件材料。公司一般性事务性文件，如通知、便函、简报等。公司短期合同协议、一次性业务往来文件等。公司一般性设备维修记录、物资采购清单等。（五）鉴定与保管期限调整1.档案鉴定小组应定期对已划定保管期限的档案图文进行复查，根据公司发展和档案利用情况，及时调整保管期限。2.对于因公司业务变化、法律法规调整等原因，需要重新鉴定保管期限的档案图文，应及时组织鉴定，并按照新的鉴定结果调整保管期限。四、档案图文的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案图文的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防器材、防虫药品、照明设备等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用档案密集架存放纸质档案图文，密集架应符合国家相关标准，具有良好的承重能力和稳定性。2.档案盒应选用符合档案保管要求的无酸纸制作，规格统一，能够有效保护档案图文。3.对于声像档案，应采用专用的光盘、磁带等存储介质进行保存，并配备相应的存储设备和保护装置。（三）档案存放1.按照档案分类方案，将档案图文分类存放于档案密集架上，不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。2.同一类档案应按照年度顺序排列，便于查找和管理。3.档案存放应整齐有序，标识清晰，便于识别和检索。（四）档案保管要求1.建立健全档案库房管理制度，明确库房管理人员职责，严格执行库房出入登记制度。2.定期对档案图文进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色、霉变等档案图文，应及时进行修复或复制，确保档案图文的完整性。4.加强对声像档案存储介质的管理，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。5.做好档案库房的安全防范工作，安装必要的安全监控设备，确保档案库房的安全。五、档案图文的统计与编研（一）统计工作1.建立档案图文统计制度，对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、密级、利用情况等。3.档案管理人员应定期对档案图文进行统计，填写统计报表，并上报档案管理部门负责人。4.档案管理部门应定期对档案图文统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）编研工作1.档案管理部门应根据公司工作需要，开展档案图文编研工作，开发利用档案信息资源。2.编研内容包括公司大事记、组织沿革、重要文件汇编、专题资料选编等。3.编研工作应遵循科学、严谨、实用的原则，确保编研成果的质量。4.编研成果应及时报送公司领导和各部门，为公司各项工作提供参考和支持。六、档案图文的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案图文，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案图文，并在查阅现场进行监督，确保档案图文的安全和完整。3.查阅档案图文应在档案管理部门指定的查阅场所进行，不得擅自将档案图文带出查阅场所。如需复印或摘录档案图文，应经档案管理部门负责人批准。4.查阅人员应爱护档案图文，不得在档案图文上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换档案图文。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案图文，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容和范围，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅档案图文应明确借阅期限，一般不得超过[X]个工作日。如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案图文，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案图文内容。4.借阅期满，借阅人员应及时归还档案图文。档案管理部门应对归还的档案图文进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司档案图文，应按照国家有关规定和公司相关制度，办理必要的审批手续，并经公司主管领导批准。2.涉及公司机密的档案图文，查阅和借阅应严格按照公司保密制度执行，履行保密审批手续，查阅和借阅人员应签订保密协议。七、档案图文的数字化（一）数字化目的1.提高档案图文的利用效率，方便公司内部人员远程查阅和利用档案信息资源。2.实现档案图文的长期保存，减少纸质档案的磨损和丢失风险。3.促进档案管理的信息化、规范化和科学化，提升档案管理水平。（二）数字化范围根据公司档案管理实际情况，逐步对重要档案图文进行数字化，优先考虑永久保管和长期保管的档案图文。（三）数字化流程1.扫描选择符合档案图文扫描要求的扫描设备和软件，确保扫描图像清晰、完整、不失真。按照档案图文的分类和编号顺序进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为常见的图片格式，如JPEG、TIFF等。2.图像处理对扫描图像进行去噪、去污、纠偏、裁剪等处理，确保图像质量符合要求。对图像进行命名，命名应与档案图文的编号一致，便于识别和管理。3.数据挂接将数字化后的图像数据与档案图文的目录信息进行挂接，建立准确的索引关系，确保通过目录信息能够快速检索到相应的图像数据。4.存储将数字化后的档案图文数据存储于公司指定的存储设备中，存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全可靠。定期对存储设备进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（四）数字化质量控制1.建立数字化质量控制制度，明确数字化各环节的质量标准和检查方法。2.对数字化过程进行全程监控，定期对数字化成果进行抽检，确保数字化质量符合要求。3.对不符合质量标准的数字化成果，应及时进行整改，直至达到质量要求。八、档案图文的保密与安全管理（一）保密制度1.加强档案图文保密教育，提高全体员工的保密意识，明确保密责任。2.对涉及公司机密的档案图文，应严格按照公司保密制度进行管理，划定保密范围，确定保密等级。3.档案管理部门应建立保密档案台账，记录保密档案的名称、数量、保管期限、查阅和借阅情况等。4.查阅和借阅保密档案图文应履行严格的审批手续，查阅和借阅人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。5.对保密档案图文的存储、传输、使用等环节，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（