江苏公证管理办法

江苏公证管理办法一、总则（一）目的与依据为加强江苏公证行业管理，规范公证机构及公证员执业活动，保障公证事业健康发展，维护当事人合法权益，根据《中华人民共和国公证法》等相关法律法规，结合本省实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于在江苏省行政区域内设立的公证机构及其公证员的执业活动和相关管理工作。（三）基本原则公证管理应当遵循合法、公正、公开、高效的原则，保障公证机构依法独立行使公证职能，公证员依法履行职责，维护公证的公信力。二、公证机构管理（一）设立与审批1.设立条件设立公证机构，应当具备下列条件：（1）有自己的名称；（2）有固定的场所；（3）有二名以上公证员；（4）有开展公证业务所必需的资金。2.审批程序申请设立公证机构，应当向所在地司法行政部门提出申请，并提交相关材料。司法行政部门应当自受理申请之日起二十日内进行审查，并将审查意见和全部申请材料报送省司法行政部门。省司法行政部门应当自收到报送材料之日起十日内予以审核，作出是否准予设立的决定。准予设立的，颁发公证机构执业证书；不准予设立的，应当书面通知申请人并说明理由。（二）变更与终止1.变更事项公证机构变更名称、负责人、办公场所、执业区域等重大事项的，应当经所在地司法行政部门审查后，报省司法行政部门批准。2.终止情形公证机构有下列情形之一的，应当终止：（1）不能保持法定设立条件，经限期整改仍不符合条件的；（2）执业证书被依法吊销的；（3）自行决定解散的；（4）法律、行政法规规定应当终止的其他情形。3.终止程序公证机构终止的，应当向所在地司法行政部门提出申请，由省司法行政部门予以公告，并办理注销手续。（三）内部管理1.组织架构公证机构应当依法建立健全内部管理制度，明确各部门职责，完善决策、执行和监督机制。2.人员管理公证机构应当加强对公证员及其他工作人员的管理，建立健全人事、财务、业务、档案等管理制度，定期对工作人员进行培训和考核。3.业务管理公证机构应当按照规定的业务范围和程序办理公证业务，建立健全质量控制体系，确保公证质量。三、公证员管理（一）任职条件与任免1.任职条件担任公证员，应当具备下列条件：（1）具有中华人民共和国国籍；（2）年龄二十五周岁以上六十五周岁以下；（3）公道正派，遵纪守法，品行良好；（4）通过国家司法考试；（5）在公证机构实习二年以上或者具有三年以上其他法律职业经历并在公证机构实习一年以上，经考核合格。2.任免程序公证员由省司法行政部门任命。省司法行政部门应当自收到申请材料之日起二十日内予以审核，作出是否任命的决定。准予任命的，颁发公证员执业证书；不准予任命的，应当书面通知申请人并说明理由。（二）执业证书管理1.领取与颁发公证员执业证书由省司法行政部门统一制作和颁发。公证员应当在被任命后三十日内，持任命决定和相关材料到省司法行政部门领取执业证书。2.注册与换发公证员执业证书实行年度注册制度。公证员应当在每年的一月一日至三十一日期间，向所在地司法行政部门提交年度执业情况报告和相关材料，办理年度注册手续。省司法行政部门应当自收到报告和材料之日起二十日内予以审核，对符合条件的，予以注册；对不符合条件的，不予注册，并书面说明理由。公证员执业证书每三年换发一次。（三）执业行为规范1.职业道德公证员应当遵守职业道德和执业纪律，诚实守信，勤勉尽责，保守执业秘密。2.回避规定公证员有下列情形之一的，应当自行回避，当事人也有权申请公证员回避：（1）是本公证事项的当事人或者当事人的近亲属；（2）与本公证事项有利害关系；（3）与本公证事项的当事人有其他关系，可能影响公正办证的。3.禁止行为公证员不得有下列行为：（1）同时在二个以上公证机构执业；（2）从事有报酬的其他职业；（3）为本人及近亲属办理公证或者办理与本人及近亲属有利害关系的公证；（4）私自出具公证书；（5）为不真实、不合法的事项出具公证书；（6）侵占、挪用公证费或者侵占、盗窃公证专用物品；（7）毁损、篡改公证文书或者公证档案；（8）泄露在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私；（9）法律、法规、规章禁止的其他行为。四、公证业务管理（一）业务范围公证机构可以办理下列公证事项：1.合同；2.继承；3.委托、声明、赠与、遗嘱；4.财产分割；5.招标投标、拍卖；6.婚姻状况、亲属关系、收养关系；7.出生、生存、死亡、身份、经历、学历、学位、职务、职称、有无违法犯罪记录；8.公司章程；9.保全证据；10.文书上的签名、印鉴、日期，文书的副本、影印本与原本相符；11.自然人、法人或者其他组织自愿申请办理的其他公证事项。法律、行政法规规定应当公证的事项，有关自然人、法人或者其他组织应当向公证机构申请办理公证。（二）办理程序1.申请与受理当事人申请办理公证，应当向公证机构提出，并提交相关材料。公证机构应当对当事人的申请进行审查，对符合条件的申请予以受理；对不符合条件的申请，不予受理，并书面通知当事人。2.审查与核实公证机构受理公证申请后，应当对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料进行审查。必要时，公证机构可以进行调查核实。3.出具公证书公证机构经审查，认为申请公证的事项真实、合法的，应当自受理公证申请之日起十五个工作日内向当事人出具公证书。但是，因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况的，所需时间不计算在期限内。（三）卷宗管理1.归档要求公证机构应当按照规定建立公证卷宗管理制度，对办理完毕的公证事项，应当及时将有关材料整理归档。2.保管期限公证卷宗的保管期限按照国家有关规定执行。五、监督检查（一）监督检查主体与方式1.监督检查主体省、市、县司法行政部门负责对本行政区域内的公证机构和公证员的执业活动进行监督检查。2.监督检查方式司法行政部门可以采取以下方式进行监督检查：（1）查阅、复制有关文件和资料；（2）实地检查公证机构的办公场所和业务开展情况；（3）要求公证机构和公证员就有关事项作出说明；（4）对公证质量进行抽查；（5）法律、法规、规章规定的其他监督检查方式。（二）投诉举报处理1.投诉举报渠道司法行政部门应当设立投诉举报电话、邮箱等，接受社会公众对公证机构和公证员违法违规行为的投诉举报。2.处理程序司法行政部门收到投诉举报后，应当及时进行调查核实，并依法作出处理决定。对查证属实的违法违规行为，应当依法予以处罚；对不构成违法违规的投诉举报，应当及时告知投诉举报人，并说明理由。（三）考核与奖惩1.考核制度司法行政部门应当建立健全公证机构和公证员考核制度，定期对公证机构和公证员的执业情况进行考核。考核结果作为公证机构和公证员奖惩、晋升、续聘等的重要依据。2.奖励措施对在公证工作中表现突出的公证机构和公证员，司法行政部门应当给予表彰和奖励。3.处罚措施公证机构和公证员有违法违规行为的，司法行政部门应当依法给予处罚；情节严重的，吊销其执业证书；构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、法律责任（一）公证机构违法责任公证机构有下列行为之一的，由司法行政部门责令改正，给予警告；情节严重的，处一万元以上五万元以下罚款，并可以给予一个月以上三个月以下停业整顿的处罚；有违法所得的，没收违法所得：1.超出核准的业务范围开展公证业务的；2.为不真实、不合法的事项出具公证书的；3.违反规定的收费标准收取公证费的；4.未经批准擅自设立分支机构的；5.未按照规定建立、健全内部管理制度，对公证质量、财务、资产等疏于管理，造成严重后果的；6.对本机构公证员疏于管理，造成严重后果的；7.其他违反法律、法规、规章规定的行为。（二）公证员违法责任公证员有下列行为之一的，由司法行政部门给予警告，并处二千元以下罚款；情节严重的，给予停止执业三个月以上一年以下的处罚；有违法所得的，没收违法所得：1.同时在二个以上公证机构执业的；2.从事有报酬的其他职业的；3.为本人及近亲属办理公证或者办理与本人及近亲属有利害关系的公证的；4.私自出具公证书的；5.为不真实、不合法的事项出具公证书的；6.侵占、挪用公证费或者侵占、盗窃公证专用物品的；7.毁损、篡改公证文书或者公证档案的；8.泄露在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私的；9.法律、法规、规章禁止的其他行为。公证员有下列行为之一的，由省司法行政部门吊销其公证员执业证书；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.故意犯罪的；2.因过失犯罪受到刑事处罚的；3.有本办法规定的严重违法违规行为，情节特别严重的。（三）其他责任当事人、公证事项的利害关系人认为公证书有错误的，