档案制作管理办法

档案制作管理办法一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案的制作与管理，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织各部门及所属单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案制作与管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案制作应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集和整理公司/组织在工作中形成的各类档案，确保档案资料的齐全完整，不遗漏重要信息。4.准确性原则档案内容应准确无误，数据记录真实可靠，表述清晰规范，避免出现模糊不清或歧义的内容。5.系统性原则按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系，便于查找和利用。6.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。二、档案制作要求（一）文件材料的形成与积累1.各部门应明确专人负责文件材料的形成与积累工作，确保在各项工作活动中及时、准确地收集相关文件材料。2.文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。对于重要文件材料，应留存底稿或副本，确保档案的原始性和准确性。3.在业务活动中形成的电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集、整理和归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（二）文件材料的整理1.各部门应定期对收集到的文件材料进行整理，按照文件的来源、时间、内容等特征进行分类、排序。2.整理后的文件材料应编目编号，编制文件目录，注明文件的标题、文号、日期、来源等信息，以便于查找和利用。3.对于具有保存价值的文件材料，应进行装订或装盒，确保文件的整齐、牢固，便于长期保存。（三）档案的编制1.根据公司/组织的实际情况和档案管理的需要，编制各类档案的分类方案、编号规则和编目细则，确保档案管理的规范化和标准化。2.档案管理人员应按照规定的分类方案和编号规则，对整理好的文件材料进行分类、编号，建立档案目录数据库，实现档案的信息化管理。3.在档案编制过程中，应注意保持档案之间的有机联系，遵循文件材料的形成规律和特点，便于档案的保管和利用。三、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理的规章制度和业务规范，并组织实施。2.负责对公司/组织各部门档案工作进行监督、指导和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。3.集中统一管理公司/组织的各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，确保档案的安全和完整。4.负责档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储和网络化检索利用，提高档案管理工作效率和服务水平。5.参与公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，对档案的形成、积累和整理进行全程跟踪和指导。6.负责向国家综合档案馆和有关部门移交应归档的档案，并办理相关手续。（二）各部门档案工作职责1.各部门应明确一名负责人分管档案工作，指定专人负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保档案工作的顺利开展。2.按照公司/组织档案管理的有关规定，定期将本部门整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.负责对本部门档案的安全保管和保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。4.积极配合档案管理部门做好档案的编研和利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，遵守公司/组织档案管理的规章制度，热爱档案工作，具有良好的职业道德和业务素质。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等具体工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.熟悉档案业务知识，掌握档案管理的现代化技术和手段，不断提高档案管理工作效率和服务水平。4.严格遵守档案保密制度，确保档案信息的安全，不得擅自泄露档案内容。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并向上级报告。6.积极参与档案业务培训和学术交流活动，不断更新知识结构，提高业务能力。四、档案的归档与移交（一）归档范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下几类：行政管理文件，如公司/组织的章程、制度、决议、通知、报告、请示等。经营管理文件，如合同、协议、订单、财务报表、审计报告等。生产技术文件，如产品设计图纸、工艺文件、技术标准、检验记录等。科研项目文件，如项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果报告等。基本建设文件，如工程规划、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等。设备仪器文件，如设备采购合同、安装调试记录、操作规程、维护保养记录等。人事档案，如员工履历表、工资档案、考核记录、奖惩材料等。声像档案，如照片、录音、录像等。电子档案，如办公自动化系统生成的文件、电子邮件、数据库文件等。2.各部门应根据本部门的工作职能和业务范围，结合实际情况，进一步明确本部门的归档范围，并报档案管理部门备案。（二）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交档案管理部门。2.对于重大活动、重要项目和突发事件形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档，并移交档案管理部门。3.电子文件应实时或定期进行归档，确保电子文件与纸质文件同步归档。（三）归档要求1.归档的文件材料应齐全完整、真实准确、格式规范，签字盖章齐全。2.归档的文件材料应按照规定的分类方案和编号规则进行分类、编号，编制文件目录。3.归档的电子文件应符合国家有关电子文件管理的规定，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应存储在脱机载体上，并与纸质文件同时移交档案管理部门。4.档案管理人员应对归档的文件材料进行认真核对，对不符合归档要求的文件材料应及时退回原部门进行补充或修正。（四）档案移交1.各部门向档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并双方签字确认。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，对不符合移交要求的档案应及时退回原部门进行整改。3.档案移交清单一式两份，双方各执一份，作为档案移交的凭证。五、档案的保管（一）档案库房建设1.公司/组织应根据档案管理的需要，建设专门的档案库房，确保档案库房符合国家有关档案保管的标准和要求。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，按照档案的分类和编号顺序进行排列，便于档案的存放和查找。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展具有长远利用价值的档案。长期保管的档案是指反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案是指反映公司/组织一般性工作活动，在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.各部门应根据档案的重要程度、形成时间、保存价值等因素，提出档案保管期限的初步意见，报档案管理部门审核确定。（三）档案保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。2.对档案库房的温湿度进行定期监测和调控，保持库房内温湿度适宜，防止档案因温湿度变化而损坏。3.对档案进行防虫、防霉、防火、防盗等防护措施，定期投放防虫药品，检查消防器材的有效性，确保档案库房的安全。4.对电子档案应进行定期备份，存储在不同的载体上，并分别存放，防止电子档案因存储介质损坏等原因而丢失。5.对档案的借阅、查阅等利用情况进行详细记录，以便于对档案的流向和使用情况进行跟踪和管理。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案的利用符合国家有关法律法规和公司/组织的规定。2.档案利用应优先满足公司/组织内部工作需要，为公司/组织的决策、管理、生产、科研等提供支持和服务。3.档案利用应严格遵守档案保密制度，对涉及公司/组织商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应按照规定进行审批和管理，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.档案查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并对查阅过程进行监督。2.档案借阅公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应向借阅人发放档案，并要求借阅人在规定的期限内归还。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案内容。3.档案复制公司/组织内部人员因工作需要复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制目的、复制内容、复制份数等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应根据复制申请表，对档案进行复制，并对复制件进行核对和登记。复制件应加盖档案管理部门的印章，注明“复制件”字样，与原件具有同等效力。（三）利用审批1.对于涉及公司/组织商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，以及永久保管的档案，在利用前应经过严格的审批程序。2.档案利用审批应由档案管理部门负责人或其授权人员进行，审批内容包括利用目的、利用范围、利用方式、利用期限等。3.经审批同意利用的档案，档案管理人员应按照审批意见提供相应的档案，并对利用过程进行监督和管理。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.档案利用登记内容应包括利用日期、利用部门、利用人、利用目的、利用内容、利用方式、利用期限等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查阅和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确及时的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、保存价值、现实利用情况等因素，综合考虑档案的历史、现实和未来价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.公司/组织成立档案鉴定工作领导小组，由档案管理部门负责人担任组长，各部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责领导和组织档案鉴定工作。2.档案鉴定工作领导小组下设档案鉴定工作小组，由档案管理部门和相关业务部门的人员组成。档案鉴定工作小组负责具体实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应按照档案鉴定的原则和方法，对档案进行逐卷、逐件审查，确定档案的保管期限和保存价值。2.档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、来源、载体等因素，结合公司/组织的发展规划和工作需要，对档案进行综合分析和评估，确定档案的存毁。3.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，档案鉴定工作小组应提出销毁意见，报档案鉴定工作领导小组审批。（四）销毁程序1