档案行政管理办法

档案行政管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、分支机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理的统筹协调和监督指导，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性、完整性，不得伪造、篡改档案信息。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案实体和信息的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（四）定义1.档案指公司在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。2.档案管理是指对档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、鉴定、销毁、检索、利用等一系列工作的总称。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门做好档案管理工作。3.集中统一管理公司重要档案，包括但不限于公司设立、变更、注销等相关文件，重大决策、重要会议记录，年度工作计划和总结，财务审计报告等。4.组织开展档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，建立健全公司档案管理体系。5.负责档案库房的建设、维护和管理，配备必要的档案保管设备，确保档案实体安全。6.组织档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息资源的共享利用。7.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。8.开展档案利用服务工作，为公司各项工作提供档案信息支持，依法依规为公司内外单位和个人查阅、借阅档案提供便利。（二）各部门职责1.负责本部门档案工作的组织领导，指定专人负责档案管理，并将档案管理工作纳入部门工作计划和岗位职责。2.按照公司档案管理制度的要求，负责收集、整理、保管本部门在工作活动中形成的各类档案，确保档案的完整、准确、系统。3.定期对本部门档案进行清理核对，将保管期满或不需要继续保存的档案及时移交公司综合管理部门。4.积极配合公司综合管理部门开展档案管理工作，接受综合管理部门的业务指导和监督检查，按照要求提供档案利用服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.公司在各项工作活动中形成的文件、合同、协议、报告、报表、计划、总结、会议记录、纪要、简报等。3.公司内部各部门之间的来往文件、函件、签报等。4.公司财务、人事、物资、设备等方面的档案资料，包括会计凭证、账簿、报表，员工档案，物资采购合同、清单，设备台账、维护记录等。5.公司项目建设、科研开发、生产经营等活动中形成的各类文件、资料、图纸、照片、音像资料等。6.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物档案。7.其他具有保存价值的文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案资料，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应保持文件材料的原始性和真实性，不得随意涂改、伪造档案内容。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，并按照文件形成时间顺序或重要程度进行排序。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息资源共享。（四）整理方法1.分类公司档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案类、实物档案类等一级类目。各一级类目下可根据档案内容的具体情况设置若干二级类目和三级类目，如行政管理类可分为公文管理、会议管理、机要保密、信访工作等二级类目；公文管理二级类目下可再分为收文、发文、签报等三级类目。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用“年度类目代码顺序号”的形式，例如：“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示项目类目的代码，“001”表示该类目下的顺序号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。档案题名应准确反映档案内容，日期应填写文件的形成日期，责任者应填写文件的制发单位或个人。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修复，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司设立、变更、注销等相关文件，重大决策、重要会议记录，年度工作计划和总结，财务审计报告等，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案，主要包括公司在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，如一般性会议文件、一般性业务文件、一般性合同协议等。保管期限为10年的档案，主要包括在较短时间内具有查考利用价值的文件材料，如临时性通知、一般性报表等。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等防护功能，确保档案实体安全。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等。3.档案应按照分类编号顺序存放，排列整齐，便于查找。不同保管期限、不同类别的档案应分开存放。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案数据的安全。同时，应定期对电子档案进行维护和检查，防止数据丢失或损坏。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司档案管理制度，结合公司实际情况，对档案进行鉴定。2.对反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。3.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，根据其重要程度和保存价值，确定为30年或10年保管期限。4.对已超过保管期限且失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，填写《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长签字确认后，报公司分管领导审批。3.经批准销毁的档案，由综合管理部门指定专人负责监销。监销人员应认真核对销毁档案的内容与《档案销毁清册》是否一致，确保销毁工作彻底、无误。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期。《档案销毁清册》应永久保存。六、档案的检索与利用（一）检索工具建设1.建立纸质档案目录索引，包括全宗目录、分类目录、专题目录等，方便查阅纸质档案。2.开发电子档案检索系统，实现档案信息的快速检索和查询。电子档案检索系统应具备多种检索方式，如按关键词检索、按日期检索、按档案编号检索等。3.定期对检索工具进行更新和维护，确保检索信息的准确性和完整性。（二）利用服务1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅档案的名称、日期、用途等信息，经部门负责人签字同意后，提交综合管理部门。2.综合管理部门对申请进行审核，符合规定的，予以办理查阅、借阅手续，并提供必要的帮助和指导。查阅、借阅档案应在档案阅览室进行，如需带出档案阅览室，应经综合管理部门负责人批准，并办理相关登记手续，限期归还。3.外单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，由综合管理部门按照规定办理查阅、借阅手续。外单位查阅、借阅档案应严格遵守公司档案管理制度，不得擅自复制、拍照、传播档案内容。4.档案利用过程中，利用人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。如发现档案损坏或丢失，应及时报告综合管理部门，并承担相应责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设规划制定公司档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。档案信息化建设应与公司信息化建设整体规划相协调，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为清晰、完整的PDF格式。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、纠偏等操作，确保图像清晰、可读。3.对电子档案进行数据挂接，将档案目录信息与数字化图像进行关联，建立准确、完整的电子档案数据库。（三）信息系统建设1.选用适合公司档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、分类、编目、存储、检索、利用、统计等功能的自动化管理。2.档案信息管理系统应具备权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全保密。3.建立档案信息管理系统与公司其他业务系统的接口，实现档案信息的共享和交换，为公司各项工作提供有力支持。（四）数据安全管理1.加强档案信息化数据安全管理，建立健全数据安全管理制度和技术防护措施，防止数据泄露、篡改、丢失等安全事故的发生。2.定期对档案信息化数据进行备份，备份存储介质应异地存放，并定期进行检查和恢复测试，确保数据的可恢复性。3.加强对档案信息管理系统的安全防护，安装防火墙、防病毒软件等安全设备，定期进行系统漏洞扫描和安全评估，及时修复系统安全隐患。八、监督与检查（一）监督检查机制公司综合管理部门负责对各部门档案管理工作进行定期监督检查，每年至少开展一次全面检查，并根据工作需要进行不定期抽查。监督检查结果纳入公司绩效考核体系。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、检索、利用等环节的工作流程是否规范。2.档案管理工作的组织落实情况，各部门是否明确档案管理人员，档案管理工作是否纳入部门工作计划和岗位职责。3.档案的完整、准确、系统情况，档案是否齐全、完整，分类是否科学，编号是否规范，编目是否准确。4.档案保管条件和安全防护措施的落实情况，档案库房是否符合要求，保管设备是否齐全有效，档案实体和信